În această versiune din Back to Basics, editorul principal al HR Dive, Kate Tornone, examinează elementele de bază ale unei zone care a descurajat-o întotdeauna - beneficiile angajaților.

înapoi

Autor

Publicat

Împărtășește-l

Nota editorului: Katie Clarey, nouă atât pentru echipa HR Dive, cât și pentru HR, scrie de obicei Back to Basics. Dacă sunteți nou în domeniu (sau pur și simplu aveți nevoie de puțină actualizare), urmați-o în timp ce vorbește cu experți și prezintă elementele de bază ale dreptului federal al muncii. Astăzi, însă, redactorul principal, Kate Tornone, participă, învățând elementele de bază ale unei zone care a descurajat-o întotdeauna - beneficiile angajaților. La urma urmei, toți sunt începători la ceva.

Beneficiile angajaților se pot dovedi provocatoare pentru noii profesioniști în resurse umane, dar sunt o piesă cheie a multor inițiative de afaceri - de la achiziționarea de talente până la respectarea legii - deci este crucial să înțelegeți bine ceea ce oferiți și ceea ce cere legea.

Pentru a ne face să începem pe drumul cel bun, i-am cerut lui Jacob M. Mattinson, asociat cu McDermott, Will și Emery, un exemplu de beneficii și câteva sfaturi pentru cei care abia încep.

Cunoaște-ți ofertele

Când sunteți nou în domeniu (sau pur și simplu încercați să vă îmbunătățiți cunoștințele despre beneficii), „unul dintre primele și cele mai importante lucruri pe care trebuie să le controlați” este pachetul de beneficii pe care compania dvs. îl oferă, potrivit lui Mattinson.

De exemplu, aflați dacă planul dvs. de pensionare este unul cu contribuție determinată, cum ar fi un 401 (k), sau un plan cu beneficii determinate, cum ar fi o pensie. „Angajatorii se orientează mai mult spre planurile 401 (k) chiar acum”, a declarat Mattinson pentru HR Dive, deci este probabil ceea ce veți găsi. Dar nu așa era înainte. În mod tradițional, majoritatea angajatorilor ofereau planuri de pensii sau planuri cu beneficii definite. Aceste planuri promit angajaților un anumit beneficiu lunar după pensionare, în funcție de anii de serviciu cu compania. Cu aceste planuri, angajatorul își asumă tot riscul. Din cauza volatilității pieței, angajatorii s-au îndepărtat de ei, transferând riscul către angajați.

De asemenea, este important să știți ce fel de beneficii oferă sănătatea și bunăstarea companiei dvs. Este doar asigurare medicală? Sau dentar, de asemenea? Recent, mai mulți angajatori au oferit planuri de sănătate deductibile ridicate (HDHP), care sunt compatibile cu conturile de economii de sănătate. Acest tip de aranjament îi obligă pe angajați să fie mai judicioși în ceea ce privește alegerea lor în materie de asistență medicală, a explicat Mattinson, iar mai mulți angajatori oferă nu numai HDHP-uri, ci oferă doar HDHP-uri.

Beneficiile de sănătate, prin care angajatorii stimulează alegerile și stilurile de viață sănătoase, sunt populare și astăzi. Și apoi există beneficii voluntare - cele pe care angajatorul le facilitează, dar altfel nu este implicat. Gândiți-vă la asigurarea pentru animale de companie. O companie oferă angajaților o reducere în vrac, dar angajatorul nu contribuie la plată și este responsabil doar pentru deducerile din salariu.

Mattinson a spus că chiar și clienților săi mai experimentați le lipsește adesea aceste cunoștințe. Identificați mai întâi ce tipuri de planuri oferiți, a spus el, apoi puteți începe să vă revizuiți și să vă înțelegeți obligațiile legale.

Cunoaște-ți responsabilitățile

În sensul general, aceste beneficii nu sunt obligatorii, a spus Mattinson; sunt în mare măsură stimulente pe care angajatorii le oferă pentru a atrage și reține talentul. Dar asta se schimbă oarecum, a remarcat el. Legea privind îngrijirea accesibilă a impus un anumit nivel de asigurări de sănătate pentru angajatorii cu 50 sau mai mulți angajați. Cei care nu se conformează sunt amendați. Și există o mișcare la nivel de stat pentru a promulga legi care impun angajatorilor să ofere planuri de pensionare.

Cu toate acestea, există multe legi federale care controlează aceste beneficii, de care HR trebuie să fie conștienți. Conformitatea poate fi complicată, iar avocații și vânzătorii terți pot ajuta, dar rămâne la latitudinea angajatorilor să se asigure, de exemplu, că sunt respectate cerințele de confidențialitate și că termenele de depunere sunt respectate.

ERISA

Actul de securitate a veniturilor pentru pensionarea ocupării forței de muncă (ERISA) este „principala lege care reglementează toate terenurile pentru beneficiile angajaților”, a spus Mattinson. Potrivit S.U.A. Departamentul Muncii, stabilește standarde minime pentru cele mai multe planuri stabilite voluntar. Cerințele sale sunt foarte specifice, a spus Mattinson, iar nerespectarea are potențialul atât pentru sancțiuni financiare, cât și penale.

În practică, chiar și o întrebare a unui angajat poate declanșa cerințe ERISA. De exemplu, dacă un angajat vine la resurse umane și observă că a considerat că beneficiul lor este diferit de cel primit, HR nu poate întotdeauna să ia o decizie. Interacțiuni de acest gen pot constitui o cerere și o recurs în temeiul legii, care necesită furnizarea anumitor documente într-un anumit interval de timp. „Întrebările din partea participanților sunt importante pentru a fi urmărite cu atenție”, a spus el.

Important, ERISA este „totul despre proces”, a remarcat Mattinson. Aceasta înseamnă că nu trebuie întotdeauna să ajungeți la răspunsul corect, dar ERISA dorește ca angajatorii să facă pașii pentru a încerca să ajungă la răspunsul corect. Mai mult, angajatorii sunt încurajați să autodeclame pașii greși și guvernul va lucra în general cu angajatorii pentru a-i face pe participanți întregi, a spus el.

COBRA

Legea consolidată de reconciliere a bugetului omnibus (COBRA), potrivit DOL, oferă lucrătorilor și familiilor acestora care își pierd beneficiile pentru sănătate dreptul de a alege să continue beneficiile de sănătate de grup furnizate de planul lor de sănătate de grup pentru perioade limitate de timp în anumite circumstanțe, cum ar fi pierderea voluntară sau involuntară a locurilor de muncă.

Poate mai ales pentru angajatori, legea are cerințe stricte de notificare. „De fiecare dată când cineva își pierde acoperirea, atunci trebuie să faceți un pas înapoi și să analizați dacă sunt eligibili” pentru COBRA, a spus Mattinson. Angajatorii pot fi sancționați dacă nu sunt trimise notificări adecvate, ceea ce poate duce la răspundere masivă, deoarece „de obicei devine o problemă numai atunci când cineva are o boală sau ceva nu merge bine”.

HIPAA

Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA), printre altele, controlează modul în care sunt distribuite informațiile de sănătate protejate, potrivit SUA. Departamentul de sănătate și servicii umane. Este o problemă care poate apărea cu planurile de sănătate de grup, precum și cu programele de sănătate, notează HHS .

Legea este deosebit de importantă pentru a înțelege, deoarece companiile folosesc mai mult tehnologia, a spus Mattinson. Există reguli foarte specifice despre modul în care trebuie stocate informațiile. Există, de asemenea, limite cu privire la cine poate vedea informațiile acoperite de HIPAA și, dacă apare o încălcare, legea impune trimiterea notificărilor.

„De fiecare dată când vorbiți despre informații personale, în special în cadrul unui plan medical, [profesioniștii în domeniul resurselor umane și al beneficiilor] trebuie să facă un pas înapoi și să se asigure că au trecut prin pregătirea necesară”, a spus Mattinson. Acesta a fost un domeniu foarte activ pentru aplicarea guvernului, a adăugat el, menționând că angajatorii au plătit milioane pentru ceea ce părea a fi încălcări minore. Este prea ușor să lăsați un laptop sau fișiere undeva, a adăugat el, astfel încât protocoalele și instruirea sunt esențiale.

Instruire și organizare

Înțelegerea beneficiilor dvs. și a legilor primare care le guvernează este un prim pas minunat. Dar este necesară o educație mai aprofundată, la fel ca un ajutor extern dacă nu aveți un expert în beneficii pentru personal. Există atât de multe nuanțe importante - responsabilități fiduciare și porturi sigure ERISA pentru beneficii voluntare, pentru a numi câteva - încât poate fi dificil să te pregătești pentru fiecare situație.

Celălalt sfat al lui Mattinson? „Obțineți un calendar de conformitate”. Aceste legi au termene limită pe care angajatorii le ratează adesea, a spus el. „Organizarea este esențială, [ca și] obținerea unui calendar de conformitate, astfel încât să știți când trebuie să se difuzeze diferite documente.” Vestea bună este că agențiile însărcinate cu aplicarea normelor oferă adesea îndrumări și modele de documente și notificări pe care angajatorii le pot folosi. Așadar, folosiți ceea ce este disponibil, dar apelați la experți când devine păros.