2.1 Generalități

Politica Departamentului este ca OPDIV-urile și STAFFDIV-urile să nu utilizeze fonduri alocate (fie dintr-o alocare anuală, alocare pe mai mulți ani, comision de utilizare alocat, alocare obligatorie, fonduri de cadouri sau rambursări din astfel de alocări etc.) pentru a cumpăra alimente (indiferent dacă pentru conferințe sau întâlniri; pentru mese, băuturi răcoritoare ușoare sau băuturi; sau pentru participanți federali sau non-federali), cu excepția cazului în care OPDIV și STAFFDIV documentează că furnizarea de alimente este o cheltuială necesară [1] și se aplică una dintre excepțiile stabilite mai jos.

politica

Această nouă politică anulează „renunțarea la produsele alimentare” anterioare cuprinsă în politica departamentală din 12 iunie 2007 în întregime; și nu se aplică achiziționării de alimente pentru:

  • pacienți;
  • animale de laborator;
  • subiecți de testare pe animale și oameni; sau
  • consiliere, studii sau probe nutriționale/toxicologice.

Lista excepțiilor stabilite rămâne neschimbată. Cu toate acestea, excepțiile au fost clarificate în continuare și fostul proces de renunțare - care a permis anterior achiziționarea de alimente folosind fonduri adecvate dacă au fost îndeplinite condițiile exprimate în fosta politică și dacă a fost aprobat de către șeful OPDIV sau STAFFDIV - a fost anulat.

2.2 Excepții

Cele patru excepții de la politica generală sunt următoarele:

2.3 Excepții și clarificări suplimentare

  1. Subvenții și acorduri de cooperare: Atunci când un beneficiar organizează o conferință ca efort suplimentar în temeiul acordului său de cooperare acordant, costurile legate de produsele alimentare pot fi considerate admisibile, conform prescripției din Circulara OMB A-21 (principiile de cost aplicabile instituțiilor de învățământ), Circulara OMB A-122 (principiile de cost aplicabil non-profitului), Manualul de administrare a subvențiilor oferite de Agenția de acordare a HHS și Declarația de politică a subvențiilor HHS. Astfel de subvenții și acorduri de cooperare nu sunt supuse cerințelor de aprobare de mai jos. Cu toate acestea, ca o chestiune de politică departamentală, atunci când scopul principal al subvenției sau al acordului de cooperare este de a desfășura o conferință, cum ar fi sprijinul acordat de NIH pentru conferințe și ședințe științifice R13/U13 și alte subvenții similare, se aplică cerințele din secțiunea 2.4 de mai jos.
  2. Fonduri cadou. Unora OPDIV și STAFFDIV li s-a acordat autoritatea legală de a accepta, reține și utiliza cadouri. În acest caz, astfel de OPDIV sau STAFFDIV pot folosi tot sau o parte din cadou pentru a cumpăra alimente dacă oficialul OPDIV sau STAFFDIV corespunzător stabilește că achiziționarea de alimente: (a) îndeplinește misiunea HHS sau a unuia dintre OPDIV-urile sau STAFFDIV-urile sale sau îndeplinește în alt mod criteriile legale; (b) îndeplinește condițiile cadoului; (c) este în concordanță cu politica HHS sau a OPDIV sau a STAFFDIV privind cadourile; și (d) este o cheltuială necesară. OPDIV sau STAFFDIV ar trebui să consulte avocații HHS dacă există întrebări referitoare fie la condițiile cadoului, fie la criteriile legale pentru autoritatea de acceptare a cadourilor OPDIV sau STAFFDIV.
  3. Utilizarea taxelor conferinței. Agențiile trebuie să aibă autoritatea legală pentru a percepe o taxă pentru unul dintre programele sau activitățile sale. În plus, chiar dacă o agenție are autoritatea de a percepe o taxă, aceasta nu poate reține și utiliza sumele colectate fără autoritatea legală. Un credit stabilește un nivel maxim de program autorizat, ceea ce înseamnă că o agenție, în absența autorizației statutare, nu poate funcționa dincolo de nivelul care poate fi plătit prin creditele sale. O agenție nu poate eluda aceste limitări prin majorarea creditelor sale din surse din afara guvernului, cu excepția cazului în care Congresul a autorizat agenția. Întrebările din acest subiect ar trebui să fie adresate Biroului HHS al consilierului general, divizia de drept general.

2.4 Servicii de conferințe și spații de întâlnire

Având în vedere politica stabilită mai sus și dacă nu se aplică una dintre excepții, solicitările HHS, anunțurile de oportunități de finanțare, contractele (cum ar fi gestionarea evenimentelor și contractele de asistență logistică), ordinele de cumpărare, subvențiile și acordurile pentru conferințe sau spații de întâlnire trebuie să interzică în mod specific includerea alimentelor și a meselor și a se preciza că alimentele și mesele nu trebuie furnizate și reprezintă o cheltuială neadmisibilă. De fapt, atunci când achiziționează spațiu pentru desfășurarea de conferințe sau întâlniri, OPDIV și STAFFDIV nu pot accepta mâncare dacă sunt oferite la același preț ca și fără alimente.

2.5 Servicii de conferințe și spații de întâlnire

În ceea ce privește excepția Evenimente de instruire, aprobarea participării la o conferință non-HHS, alt guvern sau neguvernamental, în care alimentele sunt incluse și nu pot fi separate de taxa de înregistrare, va urma practica standard a OPDIV sau a STAFFDIV pentru aprobarea instruirii, cum ar fi aprobarea SF-182, autorizarea, acordul și certificarea instruirii, prin instruirea oficială corespunzătoare. OPDIV-urile și STAFFDIV-urile se referă la manualul de călătorie HHS cu privire la cerințele aplicabile pentru indemnizația redusă pe zi când mesele sunt furnizate ca parte a unei conferințe sau a unui eveniment de instruire.

Înainte ca produsele alimentare să poată fi achiziționate în afara excepțiilor rămase sau prin fonduri de cadouri sau taxe pentru conferințe, responsabilul de proiect OPDIV sau STAFFDIV va transmite responsabilului contractant HHS, ofițerului de gestionare a subvențiilor sau titularului cardului de cumpărare un memorandum:

  • justificarea faptului că furnizarea de alimente este o cheltuială necesară;
  • identificarea excepției aplicabile; și
  • indicând numele și locația evenimentului, numărul de angajați care participă la eveniment și costul estimat al mâncării.

Aprobarea acestor justificări se face de către șeful OPDIV sau STAFFDIV sau unul dintre rapoartele lor directe.

2.6 Păstrarea înregistrărilor

Ofițerul contractant, ofițerul de gestionare a subvențiilor și/sau titularul cardului de cumpărare trebuie să păstreze memorandumul aprobat în dosarul administrativ asociat (de exemplu, dosarul contractului etc.). OPDIV-urile și STAFFDIV-urile sunt, de asemenea, încurajate să păstreze un fișier central al tuturor memorandumurilor aprobate pentru raportare sau alte scopuri

2.7 Cerințe de implementare

OPDIV și STAFFDIV trebuie să pună în aplicare politici și practici interne pentru: (1) să asigure coerența între organizațiile lor în ceea ce privește documentarea și aprobarea cererilor de cumpărare a produselor alimentare și (2) să îndeplinească cerințele de păstrare a înregistrărilor abordate mai sus.