craft

Top 5 întrebări de audit TTB de la American Craft Distillers

Scris de Jeff Clark

La începutul acestui an, echipa noastră de împrumut de băuturi meșteșugărești a găzduit peste 70 de distilatoare meșteșugărești americane pentru primul său seminar web de conformitate, care s-a axat pe procesul de audit al impozitului și consumului de alcool și tutunului (TTB), cum să ne pregătim pentru audituri și strategiile de raportare.

Grupul a inclus Jason Lippa, fost distilator și actual președinte/fondator al Distillery Solutions din Westminster, Colorado, și Bernie Kipp, fost auditor TTB și actual consilier pentru respectarea alcoolului la Stoel Rives LLP din Portland, Oregon. Să analizăm primele cinci cele mai importante întrebări pe care distilatorii le posedă, apoi să oferim răspunsul grupului nostru de experți la fiecare.

# 1 - Care sunt unele dintre cele mai frecvente declanșatoare pentru un audit?

Conținutul de alcool și necompletarea completării. TTB efectuează audituri de integritate a produselor, achiziționând aleatoriu produse finite de pe piață pentru a testa conținutul etichetei, conformitatea și pentru a efectua testarea conținutului. Este extrem de important ca proprietarii să măsoare conținutul și să completeze (ținând cont de condițiile atmosferice) și să înregistreze rezultatele în timpul fiecărei îmbutelieri/ambalări a produselor finite la uzina de băuturi spirtoase distilate (DSP).

Rapoarte lunare federale privind operațiunile lipsă/incomplete. Eșecul de a depune rapoarte lunare la TTB este cel mai bun mod de a asigura un apel telefonic și de a vizita distileria dvs. Dacă aveți rapoarte lunare restante care nu au fost depuse, solicitați-le să fie depuse cât mai curând posibil.

Pierderi nedocumentate, pierderi excesive, greșeli de inventar și stocuri lipsă. Asigurați-vă păstrarea înregistrărilor exacte și meticuloase pentru toate mișcările spiritului din DSP și asigurați-vă că toate pierderile documentate sunt raportate în mod corespunzător către TTB. Afirmați că informațiile de inventar trimestriale sunt trimise în Raportul lunar de producție și că toate rapoartele periodice necesare de inventar sunt create și păstrate intern.

Exportați documentația. Deoarece Acciza Federală este remisă pe spiritul obligatoriu care este exportat în țări străine, este important ca un titular să înregistreze și să păstreze toate documentele de export relevante solicitate de TTB. Nerespectarea documentelor de export fără plata accizei federale este un mare steag roșu.

Creștere, succes și timp. Inevitabilitatea mersului înainte va produce întotdeauna o vizită a TTB. TTB poate revizui înregistrările și programa revizuiri periodice pentru a face check-in cu DSP-uri. Scopul acestor vizite este de a vă asigura că distileria este conformă cu protocoalele TTB și de a aborda orice probleme potențiale din cadrul DSP privind raportarea sau conformitatea. Când împingerea vine să se împingă, nu se pune problema dacă veți primi o vizită TTB, ci atunci când veți primi o vizită TTB.

# 2 - Cât timp voi primi pentru a mă pregăti pentru un audit?

Dacă TTB consideră că este necesar pentru o vizită la distilă la fața locului, este obișnuit să primiți o notificare oriunde cu una până la patru săptămâni înainte de vizită; cu toate acestea, acest lucru poate varia de la caz la caz. De obicei, proprietarul va primi o notificare scrisă de la investigatorul/auditorul TTB desemnat.

În cadrul notificării comunicării de vizită, este obișnuit ca reprezentantul TTB să prezinte atât informațiile care vor fi revizuite, cât și durata de acoperire a revizuirii. Dacă reprezentantul TTB nu prezintă aceste informații, este important ca proprietarul să solicite clarificări pentru a înțelege cum să se pregătească cel mai bine pentru vizita site-ului.

Tipurile obișnuite de audituri sunt ciclice, bazate pe risc și aleatorii. Ciclica este pentru distilerii mari cu obligații fiscale anuale mai mari de un milion de dolari. Bazat pe risc, este să se asigure că distilatorii respectă legile și plătesc acciza corectă. Aleatoriu este pur și simplu orice distilerie.

# 3 - Cum funcționează etichetarea numărului de serie?

Direct din Codul regulamentelor federale (27 CFR 19.490 b) - Când un proprietar umple cazuri care conțin sticle sau alte recipiente de băuturi spirtoase în timpul procesării, proprietarul trebuie să identifice cazurile începând consecutiv cu „1” și continuând seria până la numărul „1.000.000 "Este atins. Când identificarea din orice serie ajunge la „1.000.000”, proprietarul poate începe o nouă serie cu „1”.

Numerele de serie ale cazului fac parte din marcajele obligatorii pe care un proprietar trebuie să le aplice pe partea laterală a fiecărui caz de băuturi spirtoase umplute în zona de procesare. 27 CFR 19.489, subliniază marcajele necesare pentru eticheta cazului și constă din (a) un număr de serie unic al cazului, (b) tipul de spirit (clasa și tipul de spirit așa cum este prevăzut în 27 CFR, partea 5) cuprins în caz, (c) numărul plantei de băuturi spirtoase distilate unde a fost îmbuteliată, (d) data la care a fost umplut cazul, (e) dovada etichetată la care a fost îmbuteliată băutura, și (f) volumul de băuturi spirtoase în litri sau galoane de probă ) cuprinse în cauză.

# 4 - Cum măsoară TTB umplerea?

TTB efectuează frecvent un tip de revizuire a conformității sub forma unui audit de integritate a produsului. Auditurile de integritate a produselor se efectuează de obicei fără știrea proprietarului, deoarece băuturile spirtoase îmbuteliate sunt achiziționate direct de pe piață și testate și revizuite la facilitățile TTB. În timpul acestor recenzii, TTB va căuta să verifice conținutul și informațiile afișate pe eticheta produsului pentru a asigura aderarea la cola depusă și aprobată de către proprietar în dosarul produsului supus examinării.

În plus, conținutul de alcool și volumul de umplere vor fi testate pentru respectarea informațiilor menționate pe etichetele produsului. Dovada spiritului îmbuteliat este de obicei verificată prin testarea obscurității și redistilarea de laborator, conform protocolului subliniat de TTB. Odată obținută, dovada poate fi utilizată împreună cu greutatea spiritului conținut în sticlă pentru a obține un volum exact de umplere, care este independent de condițiile atmosferice sau de mediu (temperatura și presiunea atmosferică).

CFR afirmă că trebuie folosite bune practici comerciale și că toate umpluturile ar trebui verificate pentru discrepanțe care rezultă din erorile de măsurare care apar în timpul umplerii. Cantitatea de volum (umplere) trebuie să fie păstrată aproape de 100% umplere, pe măsură ce echipamentul și sticlele utilizate vor permite, iar toleranța permisă pentru cantitatea conținută într-o sticlă nu poate varia de la cantitatea indicată pe etichetă sau sticlă cu mai mult de plus sau minus (a) 1,5% pentru sticlele de 1,0 și 1,5 L, (b) 2,0% pentru sticlele de 500 și 750 ml, (c) 3,0% pentru sticlele de 200 și 375 ml și (d) 4,5% pentru 50 și 100 ml sticle.

Variațiile conținutului de alcool, sub rezerva unei scăderi normale care pot apărea în timpul îmbutelierii, nu trebuie să depășească (a) 0,25% ABV pentru produsele care conțin solide care depășesc 600 mg la 100 ml, (b) 0,25% ABV pentru toate produsele spirtoase îmbuteliate în sticle de 50 sau 100 ml și (c) 0,15% ABV pentru toate celelalte băuturi spirtoase și sticle.

# 5 - Care sunt toleranțele pentru pierderi la raportare și cum le documentați corect?

Codul reglementărilor federale (CFR) prevede că pierderea de băuturi spirtoase din contul de stocare este considerată excesivă atunci când cantitatea de băuturi spirtoase pierdute într-un trimestru calendaristic din toate rezervoarele de stocare și transporturile în vrac depășește 1,5% din cantitatea totală de băuturi spirtoase stocate pe parcursul trimestrului. TTB nu va colecta impozite pe băuturile spirtoase care sunt pierdute, distruse sau nerezolvate în alt mod în timp ce sunt legate, cu excepția unor cazuri de furt, distrugere voluntară sau lipsa inexplicabilă de băuturi spirtoase îmbuteliate.

CFR subliniază că un proprietar trebuie să stabilească dacă a avut loc o pierdere de spirit de fiecare dată când un rezervor este golit, după descoperirea unui accident sau a unei variații neobișnuite a gabaritului și atunci când este necesar să facă inventare fizice (de obicei trimestrial). Proprietarul este răspunzător pentru toate impozitele asupra băuturilor spirtoase și trebuie să depună la TTB o cerere de remitere a impozitului pe băuturile spirtoase pierdute în garanție. Detaliile și cerințele pentru depunerea revendicărilor de această natură pot fi găsite în 27 CFR 19.262 și 19.263.

Este cea mai bună practică să documentați și să înregistrați toate pierderile de spirit cu cât mai multe detalii posibile, înregistrând data pierderii, ecartamentele și orice note aferente din înregistrările zilnice ale lotului. În cazul unui accident care implică pierderea spiritului, documentarea pierderii cu fotografii și crearea unui raport formal de pierdere (care trebuie păstrat intern) va ajuta la atenuarea oricăror întrebări care pot apărea la o dată ulterioară legate de investigațiile legate de pierderea spiritului.

Implicații de finanțare

Problemele de conformitate și auditurile TTB pot prezenta, de asemenea, un risc considerabil pentru capacitatea unei distilerii de a accesa capitalul financiar necesar pentru extindere și creștere. De exemplu, dacă distileria dvs. ar fi amendată sau i se va retrage licența, acest lucru vă poate împiedica capacitatea de a rambursa împrumutul băncii.

De asemenea, băncile analizează de obicei rapoartele de conformitate înainte de a acorda credit, deoarece indică dacă distilatorul are incapacitatea de a fi conform sau dacă distilatorul are un caracter îndoielnic. De asemenea, toate impozitele federale și de stat înlocuiesc orice garanții bancare, care cresc riscul de rambursare al băncii.

Indiferent de sarcinile și provocările pe care le implică conformitatea, alinierea la experții corespunzători din industrie este un pas important pentru menținerea accesului la finanțare și la alte resurse valoroase care vor menține afacerea în creștere. Consultați astăzi un expert pentru a vă ajuta cu implementarea unui program de conformitate și raportare, precum și pentru pregătirea auditurilor TTB.

Jeff Clark este expertul în domeniu pentru băuturi artizanale la Live Oak Bank, al doilea cel mai mare împrumutător SBA din Statele Unite * și o bancă de afaceri mici la nivel național - membru FDIC. Conținutul acestui articol a fost derivat dintr-un webinar cooperativ live găzduit de Live Oak Bank pe 23 martie 2016.