trebui

Procesul de comandă în numerar (O2C) este o parte definitorie a succesului unei companii și joacă, de asemenea, un rol important în conducerea relației unei organizații cu clientul. În timp ce multe companii își concentrează cea mai mare parte a resurselor pe perioada până când clientul plasează o comandă, optimizarea procesului O2C poate aduce beneficii remarcabile, care se repartizează pe parcursul unei afaceri.

Vestea bună este că diferitele funcții implicate în O2C pot fi îmbunătățite semnificativ prin utilizarea unei soluții software integrate. Puteți să vă simplificați procesul O2C de la început până la sfârșit pentru a servi clienții mai rapid și mai eficient, pentru a minimiza erorile și întârzierile și pentru a vă asigura că datele de performanță au un impact maxim asupra companiei.

Care este procesul de comandă în numerar?

Comanda în numerar este întregul sistem de procesare a comenzilor unei companii. Începe în momentul în care un client plasează o comandă. Totul înainte de acel moment este legat de o funcție de branding, marketing sau vânzări. Este important de reținut, totuși, că funcțiile de branding, marketing și vânzări nu încetează imediat când un client plasează o comandă - ›dar activitățile lor de bază sunt, în general, situate în faza relației cu clientul care se află înainte de începerea ciclului O2C.

Deși unii ar putea crede că procesul O2C este complet atunci când comanda este primită și plătită, există și alți pași importanți care apar după aceste acțiuni. Datele despre activitate înregistrate pe tot parcursul ciclului de comandă în numerar trebuie analizate pentru a ajuta conducerea să identifice oportunități de îmbunătățire sau optimizare.

Procesul O2C este afectat de toate aspectele afacerii dvs.

Companiile ar trebui să se străduiască să optimizeze ciclul de comandă în numerar din diverse motive. Pentru început, activitățile O2C au impact asupra operațiunilor din întreaga organizație, inclusiv gestionarea lanțului de aprovizionare, gestionarea stocurilor și forța de muncă. Blocajele dintr-o zonă pot provoca dureri de cap pentru unitățile care sunt complet separate.

În al doilea rând, funcțiile de facturare și de creanță a conturilor efectuate în timpul O2C determină intrările de numerar ale companiei. Întârzierile la încasare pot complica conturile de plătit, salarizarea, achizițiile potențiale și alte probleme legate de lichiditate.

În cele din urmă, gestionarea unui proces O2C fiabil și consecvent arată că organizația dvs. nu este un ponei cu un singur truc. Pentru a gestiona bine procesul, trebuie să excelați la fiecare funcție a afacerii, inclusiv vânzări, producție, management tehnologic, îndeplinire, transport și contabilitate.

Tehnologia facilitează procesul la fiecare nivel

Tehnologia joacă un rol crucial în fiecare etapă a procesului de comandă în numerar. În secțiunea următoare nu există o acțiune care să nu poată fi îmbunătățită prin utilizarea tehnologiei inovatoare și a sistemelor interconectate.

Gestionarea optimă a procesului O2C necesită părți diferite să aibă acces la informații exacte, în timp real, în orice moment. Dincolo de datele interconectate, există instrumente precum automatizarea, facturarea digitală și gestionarea transportului digital care ar trebui încorporate în mod corespunzător. În cele din urmă, obținerea de rezultate ideale din procesul dvs. O2C necesită o fuziune de tehnologie, gestionarea proceselor și colaborare interdepartamentală.

Mai jos sunt enumerați cei opt pași majori care alcătuiesc procesul de comandă în numerar.

1. Managementul comenzilor

Primul pas al procesului O2C este gestionarea comenzilor și începe imediat ce clientul plasează o comandă. Fie că este vorba de o platformă de comerț electronic de pe site-ul dvs., de un e-mail către departamentul de vânzări sau chiar de notificarea personală a unui reprezentant de vânzări, sunteți responsabil pentru acțiunile de gestionare a comenzilor de îndată ce achiziția este confirmată.

Sistemul dvs. de gestionare a comenzilor trebuie să fie automatizat, iar notificările instantanee ar trebui să înceapă o serie de acțiuni în alte departamente care vor menține fiecare unitate pe partea superioară a comenzii. Un studiu realizat de IBM a constatat că companiile care au adoptat cele mai bune practici O2C din clasă au fost cu 81% mai eficiente la gestionarea comenzilor decât cele care nu au făcut-o. Asigurați-vă că noile comenzi sunt organizate corect și anunțați imediat părțile relevante pentru a asigura îndeplinirea exactă și la timp.

2. Managementul creditelor

Gestionarea diligentă a creditului în partea din față a O2C minimizează problemele care ar putea apărea pe măsură ce ajungeți la sfârșitul procesului. În cazurile în care creditul este aplicabil, fiecare client pentru prima dată, atunci când este plasată o comandă, trebuie trimis automat printr-un proces de aprobare a creditului. Software-ul automat poate avea grijă de aprobări sau respingeri directe, iar personalul financiar poate fi notificat pentru cazurile care necesită o revizuire mai amănunțită.

Software-ul de gestionare a comenzilor ar trebui să trimită clienții care se întorc, care au aprobarea creditului curent, direct la etapa de îndeplinire. Între timp, clienții care se întorceau cărora li s-a refuzat creditul la o comandă anterioară sau care solicită pentru prima dată, ar trebui tratați la fel ca clienții noi. Gestionarea automată a creditelor simplifică creanțele, iar liniile directoare strategice de credit vă asigură, de asemenea, că emiteți credit numai clienților demni.

3. Realizarea comenzii

Software-ul automat de gestionare a stocurilor este o componentă importantă a procesului de îndeplinire. Numărul de inventar ar trebui actualizat din partea vânzărilor în timp real pentru a evita acceptarea comenzilor care nu pot fi finalizate. În cazul în care o comandă epuizată ajunge la îndeplinire, aceasta trebuie marcată imediat. Apoi, trebuie să avertizați clientul și să anulați comanda, ceea ce vă poate ajuta să evitați problemele de facturare.

Comenzile trimise spre îndeplinire trebuie să fie într-un format digital standardizat, astfel încât orice asociat care începe să lucreze la o comandă să poată descifra în mod clar toate detaliile relevante. Comenzile pe hârtie - precum și programele software vechi care nu partajează datele comenzilor - duc la inexactități, clarificări costisitoare și blocaje.

4. Comanda Expediere

Succesul livrării comenzilor depinde de logistica produsului, motiv pentru care partea de transport a procesului O2C trebuie să fie auditată în mod regulat pentru a se asigura că îndeplinește standarde ridicate de performanță.

Datele din funcțiile de gestionare a comenzilor și îndeplinirii trebuie să fie actualizate imediat pentru echipa de expediere, astfel încât să poată planifica livrările în jurul programelor de preluare a transportatorului și să primească comenzile către clienți la timp.

5. Facturarea clientului

La fel ca în cazul oricărui lucru legat de gestionarea creditelor și de conturi de creanță, întârzierile de facturare și inexactitățile pot duce la boli de zăpadă și pot duce la probleme de numerar care perturbă întreaga organizație. Atunci când facturile corecte sunt trimise într-un calendar fiabil, personalul din Finanțe poate prognoza efectiv intrările de numerar și poate planifica cheltuielile în consecință. Cercetările compilate de Aberdeen Group arată că companiile care excelează la performanța O2C necesită introducere manuală pentru doar 16,2 la sută din facturi, comparativ cu aproape 80 la sută pentru companiile care au obținut un scor inferior.

Sistemul de facturare trebuie să primească informațiile corecte de la personalul care supraveghează funcțiile din prima linie. Punctele de date, cum ar fi detaliile comenzii, costurile, condițiile de creditare, data comenzii și data livrării, trebuie introduse în sistemul de facturare, astfel încât facturile să poată fi automatizate cu informațiile corecte și trimise fără întârziere.

6. Conturi de primit

Sistemele automate de contabilitate trebuie să semnaleze facturile restante la ore prestabilite înainte ca acestea să fie depășite, iar reprezentanții creanțelor trebuie să revizuiască aceste facturi pentru a determina dacă există erori evidente care ar duce la întârzierea plății. De exemplu, facturile neplătite pentru comenzile cu termene de credit nete de 30 ar putea fi marcate după două săptămâni, declanșând un memento de plată automat și o revizuire a facturilor.

Când sunt detectate erori, profesioniștii de creanțe din conturi trebuie să aibă o modalitate de a revizui rapid datele din sistemul de comandă, de a afla unde a avut loc defalcarea informațiilor și de a trimite imediat o factură revizuită.

7. Încasări de plată

Prima apărare împotriva restanțelor de încasare a plăților este aceea de a primi plăți de documente reprezentative primite într-un anumit interval de timp. Organizațiile întâmpină probleme atunci când plățile livrate de clienți nu au fost procesate în sistemul de comandă, iar conturile sunt încă neplătite. Acest lucru poate provoca fricțiuni atunci când clienților li se solicită plata care a fost deja remisă. De asemenea, poate duce la estimări inexacte ale numerarului, ceea ce face ca echipele de finanțare să prognozeze în mod incorect deficitele de numerar mai mari.

Atunci când o factură expiră oficial în perioada restantă, contul clientului trebuie marcat și creditul său suspendat. Când încearcă să facă o altă comandă, sistemul automat ar trebui să alerteze clientul că plata trebuie trimisă înainte ca acesta să poată finaliza următoarea achiziție. Personalul de creanță trebuie să înceapă imediat să contacteze clienții cu facturile restante și să prezinte procedurile de colectare și penalitățile potențiale în viitor. Liderii de contabilitate și finanțe trebuie, de asemenea, să revizuiască în mod regulat toate conturile restante pentru a menține o prognoză actualizată a datoriilor neperformante și pentru a stabili următorii pași.

8. Raportarea și gestionarea datelor

Programele software interconectate pot urmări datele de performanță în fiecare etapă a procesului de comandă în numerar. Prin monitorizarea și analiza acestor date, liderii companiei pot vedea cum fluxul general al procesului lor O2C afectează orice altceva din organizație. Aceasta include relația cu clienții, durata ciclului de vânzări, funcțiile de integrare și servicii pentru clienți și așa mai departe.

Managementul poate utiliza, de asemenea, aceste puncte de date pentru a determina dacă încetinirile dintr-o zonă afectează negativ alte procese O2C. Deoarece călătoria O2C este extrem de interdependentă, chiar și ineficiențele mici într-o singură funcție pot duce la probleme de zăpadă în alte locuri.

Gestionarea cu succes și optimizarea ciclului de comandă în numerar ajută companiile să ofere în mod eficient valoare clienților lor și să primească plata în timp util pentru serviciile lor. Și tehnologia poate ajuta companiile să-și îmbunătățească procesele de comandă în numerar, care apoi eliberează resurse, astfel încât personalul să se poată concentra pe cea mai importantă sarcină dintre toate: îmbunătățirea experienței clienților.