31 decembrie 2018 - Majoritatea întreprinderilor suportă cheltuieli de călătorie, masă, cadouri și proprietăți listate în cursul obișnuit al activității. IRS necesită documentație pentru a demonstra că aceste cheltuieli au un scop comercial legitim și, dacă nu există dovezi, IRS poate anula cheltuielile în totalitate. Cheltuielile au fost chiar respinse în situații în care instanța consideră că s-au efectuat cheltuieli legitime dacă nu s-a menținut justificarea corespunzătoare. Mai jos este o schiță limitată a regulilor de fundamentare legate de călătorii de afaceri, mese, cadouri și proprietăți listate.

fundamentarea

Reguli generale

IRC Sec. 274 (d) specifică faptul că nu este permisă nicio deducere pentru orice cheltuieli de călătorie, inclusiv pentru mese și cazare în afara casei, transport local, pentru orice cheltuială de cadou de afaceri sau cu privire la orice proprietate listată, cu excepția cazului în care contribuabilul justifică cheltuielile. Următoarele elemente pot fi justificate prin păstrarea unor evidențe contemporane adecvate sau prin furnizarea unor dovezi suficiente care să confirme declarația contribuabilului, cum ar fi:

  1. Valoarea unei astfel de cheltuieli;
  2. Ora și locul, sau data și utilizarea cheltuielilor;
  3. Scopul comercial al cheltuielilor; și
  4. Relația de afaceri cu contribuabilul persoanelor implicate.

În plus față de îndeplinirea cerințelor de fundamentare de mai sus, contribuabilii trebuie, în general, să justifice toate cheltuielile de călătorie, masă și divertisment care depășesc 75 USD, cu o chitanță scrisă.

Când călătorești

Stabiliți cheltuielile de călătorie, incluzând mai întâi suma fiecărei cheltuieli separate pentru transport, cazare și masă. În continuare, includeți data plecării și returnării contribuabilului pentru fiecare călătorie, numărul de zile pentru afaceri, numele orașului sau altă denumire și motivul pentru călătorie sau natura beneficiului afacerii obținute sau așteptate să fie obținute.

Când mănânci

Mesele de afaceri ar trebui să fie justificate prin includerea cantității mesei, data mesei, timpul petrecut pentru a discuta despre afaceri, numele și adresa locului, motivul pentru afaceri sau natura beneficiului pentru afaceri obținut sau așteptat să fie obținut și ocupațional sau altele informații conexe. Aceste informații pot include nume sau alte denumiri despre persoane la masă care arată relația lor de afaceri cu contribuabilul.

Când dai un cadou

Cadourile de afaceri sunt limitate la 25 USD de persoană pe an. În plus, această deducere ar trebui să fie justificată - inclusiv costul cadoului, data cadoului, descrierea cadoului, motivul pentru care a fost făcut cadoul sau natura beneficiului pentru afaceri obținut sau așteptat să fie obținut și ocupația, numele sau altele desemnarea destinatarului care arată relația de afaceri cu contribuabilul.

Când aveți proprietăți legate de transport

Proprietatea listată include în general orice autoturism și orice altă proprietate utilizată ca mijloc de transport, cum ar fi camioane, autobuze, trenuri, bărci, avioane, motociclete sau orice alt vehicul utilizat pentru transportul de persoane sau mărfuri. Pentru proprietatea listată, contribuabilul trebuie să-și justifice utilizarea afacerii.

Deși nu este necesar un jurnal contemporan, un jurnal de kilometraj contemporan este un mod obișnuit de a îndeplini cerințele de fundamentare. Jurnalul de kilometri ar arăta numărul de mile parcurse, data la care au fost parcurse mile, originea și destinația, scopul afacerii și relația de afaceri cu contribuabilul oricărei persoane implicate.

Regulile privind fundamentarea vehiculelor sunt unice și variază în funcție de politicile specifice privind utilizarea personală a vehiculelor pe care compania le menține. De exemplu, nu este necesară nicio justificare dacă angajatorul menține o politică scrisă fără uz personal. În cazul în care angajatorul menține o politică scrisă fără uz personal, cu excepția navetei, nu este necesară nicio justificare, dar angajatul ar primi niște venituri pe W-2 legate de valoarea navetei. Un alt port sigur în care nu este necesară nicio justificare este în cazul în care angajatorul tratează vehiculul ca pe o utilizare personală 100% și angajatul are venituri impozabile egale cu 100% din valoarea disponibilității autovehiculului.

Ce poate merge rau

În cazul în care nu sunt îndeplinite cerințele de fundamentare, cheltuielile pot fi anulate rezultând taxe suplimentare pentru contribuabil. Recent, am văzut un control sporit asupra fundamentării, inclusiv kilometrajul personal și de afaceri al automobilelor furnizate de angajator. Într-o situație, justificarea adecvată nu a fost menținută și IRS a stabilit că întreaga valoare a utilizării auto personale (inclusiv procentele de afaceri revendicate) trebuia impozitată. Acest caz special a dus la o datorie fiscală suplimentară de aproximativ 200.000 USD pe mai mulți ani.