Rambursările angajaților trebuie respectate cu atenție.

Angajații, inclusiv proprietarul/angajații afacerii, sunt deseori obligați să plătească cheltuieli din buzunar în numele angajatorului sau al afacerii lor. În cele mai multe cazuri, fac acest lucru fie așteptând să fie rambursate, fie, până la sfârșitul anului 2017, așteptând să solicite cheltuielile ca o deducere diversă detaliată (peste un prag de 2% din venitul brut ajustat (AGI)). Dacă angajatorii rambursează cheltuielile, angajații ar putea fi nevoiți să includă suma drept compensație impozabilă, dar ar prefera, în general, să primească o rambursare fără impozite, mai ales în cazul în care nu au beneficiat de niciun beneficiu net. Ei pot face acest lucru - iar afacerea poate solicita în continuare o deducere pentru cheltuieli - dacă angajatorul lor le rambursează printr-un plan responsabil.

responsabil

Planurile responsabile funcționează pe simplul concept că, dacă plățile de rambursare către proprietarii de afaceri și angajații acestora sunt revendicate și documentate în mod corespunzător, acestea nu sunt impozabile pentru destinatar. În schimb, dacă rambursările nu reprezintă cheltuieli legitime de afaceri sau nu sunt documentate corespunzător, acestea reprezintă venituri impozabile pentru angajați. Planurile responsabile sunt un instrument flexibil pentru a stimula angajații să urmărească obiectivele afacerii și pentru a facilita deducerea angajaților - proprietari a cheltuielilor pe care le suportă pentru conducerea afacerilor lor.

Legea cunoscută sub numele de Legea privind reducerile fiscale și locurile de muncă (TCJA), P.L. 115 - 97, a redefinit deductibilitatea cheltuielilor de afaceri și a interzis deducerea cheltuielilor din buzunar plătite de angajați în declarația de impozitare personală. Având în vedere schimbările, este un moment potrivit pentru practicienii în impozite CPA să revizuiască planurile responsabile existente ale clienților lor și să îi ajute pe cei care doresc să stabilească unul.

În general, AGI este definit de Sec. 62 (a) ca venit brut minus anumite deduceri. Aceste deduceri includ cheltuielile angajaților plătiți sau suportați de aceștia în legătură cu prestarea serviciilor lor ca angajat, în cazul în care cheltuielile sunt rambursate în cadrul unei rambursări sau al unui alt acord de cheltuieli - indemnizație cu angajatorul (inclusiv o astfel de rambursare furnizată de un terț) (Secțiunea 62 (a) (2) (A)). Sec. 62 (c) specifică în plus că un acord nu va fi tratat ca o rambursare sau alt acord de cheltuieli - indemnizație dacă nu impune angajatului să justifice cheltuielile acoperite în cadrul acordului (în afară de anumite excepții prevăzute la secțiunea 274 (d)) sau dacă permite angajatului să rețină orice sumă care depășește cheltuielile acoperite justificate. Poate fi util să analizăm aceste cerințe și reglementările conexe din punct de vedere al angajatorului și al angajatului.

DIN PUNCTUL DE VEDERE AL ANGAJATORULUI

Pentru a oferi un plan responsabil, un angajator trebuie să respecte trei standarde:

  1. Cheltuielile trebuie să aibă o legătură de afaceri;
  2. Cheltuielile trebuie justificate într-un termen rezonabil; și
  3. Angajatul trebuie să restituie angajatorului orice bani care nu au fost cheltuiți, de asemenea, într-un termen rezonabil.

Dacă oricare dintre cele trei condiții nu este îndeplinită, acordul de rambursare este tratat ca un plan neresponsabil. Cu alte cuvinte, rambursările sunt compensații impozabile pentru angajat și sunt supuse impozitelor pe muncă.

CONEXIUNEA AFACERILOR

Înainte de a putea fi efectuată o rambursare, angajatorul trebuie să autorizeze achiziția în scopuri legitime de afaceri. O achiziție în scopuri legitime de afaceri este orice lucru deductibil în conformitate cu Reg. Sec. 1. 62 - 2, inclusiv:

  • Cheltuieli de călătorie (fie reale, fie per diem);
  • Cheltuieli cu benzina sau kilometrajul (real sau per diem);
  • Unelte și consumabile;
  • Biroul la domiciliu, inclusiv amortizarea;
  • Telefon mobil;
  • Internet;
  • Antrenament și dezvoltare; și
  • Taxe, abonamente și licențe profesionale.

Rambursarea unei cheltuieli nu modifică deductibilitatea cheltuielii în sine. De exemplu, mesele pot fi rambursate la 100% din cost, chiar dacă cheltuiala este deductibilă doar de 50% de către companie. Cheltuielile de divertisment nu mai sunt deloc deductibile ca atare în temeiul TCJA (secțiunea 274 (a) (1)). Dacă un angajator rambursează cheltuielile de divertisment, rambursarea trebuie tratată ca salariu (Reg. Sec. 1. 62 - 2 (c) (5) și 1. 62 - 2 (d)). Exemple de cheltuieli nedeductibile de divertisment în temeiul TCJA includ (Reg. Sec. 1. 274 - 2 (b) (1) (i)):

  • Cluburi de noapte;
  • Lounge-uri de cocktail;
  • Teatre;
  • Cluburi de țară;
  • Cluburi de golf și atletice;
  • Evenimente sportive; și
  • Vânătoare și pescuit.

Rambursarea pentru uneltele mici poate fi o zonă gri care ar trebui documentată cu atenție (a se vedea Rev. Rul. 2012 - 25 și IRS Letter Rulings 200930029 și 201120021). În cazurile în care angajații trebuie să furnizeze în mod obișnuit propriile instrumente și materiale, schemele de rambursare nu ar trebui să semene cu salariile. De exemplu, dacă un portar este obligat să-și furnizeze propriile provizii de curățenie și este plătit 200 USD pe zi, angajatorul nu poate desemna pur și simplu 50 USD din salariul portarului ca cheltuială rambursată pentru furnizarea de curățenie. În cazul în care angajatul ar primi oricum aceeași sumă de compensație, cerința de conectare la afaceri nu este îndeplinită. Rambursările trebuie să aibă o corelație clară cu cheltuielile efective.

Dovada cheltuielilor de telefonie și internet poate testa și limite practice. Cheltuielile telefonice rambursate în cadrul unui plan responsabil trebuie să fie pentru apelurile telefonice efectuate cu o conexiune reală de afaceri. Aceasta înseamnă fundamentarea sumei de rambursare cu extrasele de facturare reale, cu apelurile de afaceri notate și o compensare pentru costul pe care angajatul l-ar fi plătit oricum. Acest nivel de hârtie poate fi descurajant. În timp ce aceste cheltuieli pot fi rambursate în cadrul unui plan responsabil, luați în considerare o rambursare stabilită în dolari, care poate fi realizată prin tratarea cheltuielilor ca pe un beneficiu marginal în condiții de muncă în conformitate cu Sec. 132 (a) (3) (a se vedea, de asemenea, Avizul 2011 - 72 și IRS Small Business/Self-Salariat memo field SBSE - 04 - 0911 - 083).

Planurile responsabile pot fi structurate pentru a oferi avansuri sau indemnizații care sunt justificate după fapt. De exemplu, un brokeraj ar putea oferi un set de mese cu indemnizație care se bazează pe veniturile generate de un grup de brokeri. Cu toate acestea, destinatarii trebuie să documenteze că toți dolarii au fost cheltuiți pentru activitatea de afaceri. Rapoartele detaliate de cheltuieli ajută la diferențierea rambursărilor de planuri responsabile de indemnizațiile de plan necontabilizate. De exemplu, o indemnizație de mașină fără a fi necesară luarea în considerare a kilometrajului, a datelor și a destinațiilor ar trebui să fie complet raportată în Formularul W - 2 al angajatului, Declarația salarială și fiscală, ca salarii, chiar dacă angajatul suportă un kilometraj important de afaceri.

Planurile responsabile nu sunt planuri de beneficii pentru angajați și nu trebuie să respecte regulile de nediscriminare aplicabile planurilor de beneficii pentru angajați. O afacere poate rambursa un proprietar, dar nu și alți angajați, pentru un birou la domiciliu, de exemplu. Un angajator poate avea acorduri diferite cu angajați diferiți și, dacă un angajat nu respectă cerințele planului, numai angajatul va fi afectat.

FUNDAMENTARE

„Justificat” înseamnă că angajatorul trebuie să colecteze documentația care arată suma, timpul, locul și scopul afacerii cheltuielilor. Aceasta implică, în general, o carte de cont, jurnal, chitanță, factură sau extras de card de credit. Nu trebuie să fie originalul, dar dovada trebuie să fie suficient de specifică pentru a diferenția tipurile de cheltuieli. De exemplu, un extras de card de credit pentru o cheltuială de hotel nu ar fi suficient dacă nu este clar separată mesele și divertismentul de o cheltuială de noapte. O listă a cheltuielilor clasificate nu este de asemenea suficientă, cu excepția cazului în care achizițiile individuale sunt detaliate și susținute. Documentația necesară este acoperită în două secțiuni diferite ale Codului.

Rambursări și per zile

Întreprinderile și angajații lor se pot baza pe tabelele de indemnizații federale și pe indemnizațiile de kilometraj pentru a raporta cheltuielile cu masa și călătoria, mai degrabă decât să documenteze costurile specifice. Acest lucru este adevărat chiar dacă suma solicitată este mai mică decât suma cheltuită de angajat. Angajatorii trebuie să păstreze în continuare datele, orele și scopul afacerii cheltuielilor. Dacă clientul dvs. folosește sumele de rambursare periodice, asigurați-vă că ajustați diferențele de costuri în diferite zone pentru sumele periodice și proratați pentru zile parțiale de călătorie.

Rata federală pentru călătorii poate fi calculată în diferite moduri: rata federală a diemnei, indemnizația standard pentru masă sau rata ridicată - scăzută (a se vedea Rev. Proc. 2011 - 47 pentru reguli și Avizul 2019 - 55 pentru tarifele relevante pentru perioada 1 octombrie 2019, până la 30 septembrie 2020).

Proprietarii de afaceri și părțile afiliate nu pot utiliza ei înșiși sume periodice pentru a-și dovedi cheltuielile. Proprietarii trebuie să furnizeze chitanțe efective în orice circumstanță. Cheltuielile legate de participarea soțului și a familiei unui angajat la evenimente de afaceri nu sunt deductibile și nu sunt rambursabile conform unui plan responsabil, cu excepția cazului în care se poate demonstra clar că prezența familiei are un scop de afaceri de bună credință.

Pentru plățile efectuate către contractanții independenți în cadrul unui plan de rambursare, este posibil să nu se aplice limitarea de 50% a cheltuielilor cu masa. În cazul în care contractantul independent nu a contabilizat în totalitate cheltuielile cu masa, afacerea ar trata plățile efectuate către contractant pentru serviciile prestate. Dacă cheltuielile cu masa sunt contabilizate integral, cheltuielile cu masa ar fi deductibile cu 50% de către întreprindere (Reg. Sec. 1. 274 - 2 (f) (2) (iv)). Companiile și contractanții independenți pot stabili modul în care sunt tratate cheltuielile cu masa în contractul lor.

Cheltuielile cu mașina pot fi rambursate la rata standard a kilometrajului sau la rata fixă ​​și variabilă. Dacă o persoană primește rambursări utilizând rata de kilometraj IRS, cheltuielile efective nu trebuie să fie justificate, dar alte elemente ale conducerii afacerii (data, kilometrajul, destinația etc.) trebuie raportate angajatorului folosind un raport de cont de cheltuieli, o aplicație sau altele înregistrare scrisă.

Reg. Sec. 1. 274 - 5 (c) (2) (iii) (A) (2) oferă o oarecare flexibilitate în tipurile de documentație necesare pentru a dovedi o cheltuială. Sec. Individuală 274 cheltuieli mai mici de 75 USD nu necesită o chitanță specifică, cu excepția expresă că cheltuielile de cazare, indiferent de sumă, trebuie documentate (Reg. Sec. 1. 274 - 5 (c) (2) (iii) (A ) (1)).

SUBSTANȚIARE: SUME MICI

IRS recunoaște că ar putea fi dificil pentru întreprinderile mici să mențină evidențe detaliate și documente justificative pentru toate cheltuielile. Serviciul permite o anumită latitudine în colectarea datelor, afirmând: „Înregistrări detaliate ale cheltuielilor mici. De exemplu, sfaturile nu vor fi necesare” (Reg. Sec. 1. 162 - 17 (d) (2)). Cu toate acestea, Regs. Sec. 1. 162 - 17 nu oferă o de minimis suma în acest scop. Ideea IRS de fundamentare adecvată este „pregătirea unui jurnal zilnic sau a unei evidențe a cheltuielilor, menținută în detalii suficiente pentru a permite [un contribuabil] să identifice cu ușurință suma și natura oricărei cheltuieli și păstrarea documentelor justificative” ( id.). Sarcina probei revine contribuabilului și este înțelept să sfătuiți clienții să păstreze suficientă documentație pentru a evita orice discuție cu privire la adecvarea cu un agent. Este mai probabil ca IRS să ofere latitudine pentru chitanțele lipsă dacă contribuabilul poate arăta altfel un sprijin detaliat și precis pentru cheltuielile solicitate.

„PERIOADA DE TIMP REZONABILĂ”

IRS permite ca „o perioadă de timp rezonabilă” în cerințele 2 și 3 pentru un plan responsabil (a se vedea „Din punctul de vedere al angajatorului” de mai sus) să depindă de fapte și circumstanțe. Cu toate acestea, în Regs. Sec. 1. 62 - 2 (g) (2) oferă două porturi sigure:

  • Fix-Datametodă: Un avans este acceptabil dacă se face în termen de 30 de zile de la data cheltuirii sau suportării cheltuielilor. O cheltuială trebuie să fie justificată către plătitor în termen de 60 de zile după ce a fost plătită sau suportată. Rambursarea oricărui avans plătit în plus trebuie efectuată în termen de 60 de zile de la achitarea sau efectuarea cheltuielilor.
  • Periodic-afirmațiemetodă: Dacă afacerea furnizează cel puțin declarații trimestriale care detaliază orice plată care depășește suma justificată de un angajat și solicită justificarea cheltuielilor comerciale suplimentare sau solicită returnarea avansurilor plătite în plus în termen de 120 de zile de la declarație, o cheltuială justificată sau suma returnată în acel termen vor fi tratate ca justificate sau returnate într-un timp rezonabil sub portul sigur.

Bazându-se în schimb pe fapte și circumstanțe, îi conferă angajatorului mai multă flexibilitate, dar necesită mai multă sârguință. Într-un caz, contribuabilul a transmis rapoarte de cheltuieli anual, dar a furnizat și o chitanță a fiecărei cheltuieli în momentul fiecărei achiziții. Întrucât angajatorul a fost informat cu privire la fiecare cheltuială la momentul efectuării acesteia, depunerea cererii detaliate de rambursare o dată pe an a fost suficientă (Colier, T.C. Notificare. 2004 - 263, referitor la alte probleme, 435 F.3d 910 (8th Cir. 2006)).

După cum sa menționat mai sus, angajatorii pot oferi un cont în avans pentru a acoperi cheltuielile angajaților. Cu toate acestea, dacă angajatul nu cheltuiește efectiv avansul pentru achiziții de afaceri, plata în exces trebuie returnată. IRS spune că o „perioadă rezonabilă” în acest caz este de 120 de zile. În practică, angajatorul trebuie să încerce să coreleze cheltuielile cu rambursarea în timp util. Estimările, chiar dacă sunt rezonabile, nu sunt acceptabile (Rev. Rul. 2005 - 52). Regulamentele prevăd că porturile de siguranță „perioadă rezonabilă” nu sunt disponibile pentru întreprinderile care supraestimează în mod regulat avansurile față de cheltuieli (Reg. Sec. 1. 62 - 2 (g) (3)).

CERINȚE PENTRU O POLITICĂ SCRISĂ

Un plan responsabil nu trebuie să fie scris; cu toate acestea, un document scris oferă o structură pentru a se asigura că cele trei elemente necesare sunt abordate. O politică scrisă de rambursare a cheltuielilor ar trebui să clarifice:

  • Perioada de timp pentru ca angajații să depună cheltuieli;
  • Procesul de solicitare a rambursării, inclusiv ce documente sunt necesare pentru dovedirea cererii;
  • Procesul de returnare a rambursărilor sau indemnizațiilor în exces;
  • Tipurile de cheltuieli care sunt rambursabile;
  • Suma maximă admisibilă pentru anumite cheltuieli; și
  • Furnizori preferați pentru cheltuieli reduse.

DIN PUNCTUL DE VEDERE AL ANGAJATULUI

TCJA a schimbat peisajul angajaților care plătesc cheltuieli de afaceri. Înainte de TCJA, dacă un angajator nu a furnizat un plan responsabil, sau dacă angajatul nu a primit rambursarea, angajatul ar putea deduce aceste cheltuieli în conformitate cu Sec. 67 (b) în formularul său 1040, S.U.A. Declarație de impozit pe venit individual, în anexa A, Deduceri detaliate, ca o deducere diversă detaliată sub rezerva unui prag de 2% din AGI. În conformitate cu noua secțiune TCJA. 67 (g), aceste deduceri detaliate diverse sunt suspendate pentru anii fiscali care încep după dec. 31, 2017 și înainte de ianuarie. 1, 2026. Angajații trebuie să aleagă acum între cheltuielile pentru cheltuieli de afaceri fără niciun beneficiu de deducere și respectarea unui plan de răspundere existent al angajatorului sau, în cazul în care un angajator nu oferă unul, solicitând angajatorului să instituie unul.

Dacă un angajator are un plan responsabil, dar raportează incorect rambursările cheltuielilor ca venituri unui angajat în formularul său W-2, angajatul ar trebui să solicite un W-2 corectat .

SFATURI PENTRU CELE MAI BUNE PRACTICI

Planurile responsabile sunt instrumente importante pentru a încuraja angajații să promoveze obiectivele afacerii. Acestea sunt, de asemenea, instrumente excelente pentru a ajuta un proprietar de afaceri să recupereze cheltuielile plătite în numele companiei, fără teama ca plățile să fie tratate ca o compensație sau ca o contribuție de capitaluri proprii.

CPA-urile pot prelua conducerea pentru a ajuta clienții să colecteze și să documenteze informațiile necesare pentru un plan responsabil. La fel ca în cazul multor reglementări IRS, ceea ce este „rezonabil” este greu de identificat. Definiția IRS este probabil mai exactă decât definiția clientului proprietarului companiei. Sfătuiți clienții proprietarului afacerii dvs. să nu ignore documentele implicate. Furnizați-le șabloane pentru documente de plan, rezoluții și cereri de rambursare responsabile. Familiarizați-vă cu aplicațiile care vă ajută clienții să se conformeze. Există mai multe: MileIQ, BizXpenseTracker, Receipt Bank, Expensify, Shoeboxed, Receipts by Wave și multe altele. Solicitați o copie semnată a unei rezoluții corporative și a unui document de plan responsabil pentru fișierele dvs.

Ajutați clienții să dezvolte un proces de rambursare regulat și consistent care devine parte a structurii lor organizaționale. Dacă proprietarul se rambursează ca angajat, asigurați-vă că sunt scrise cecuri separate ca răspuns la cereri specifice de rambursare. Ajutați-vă clienții să evite discuțiile cu un agent IRS despre ceea ce este „adecvat” și „detaliat”, încurajându-i să colecteze documentație temeinică în mod continuu.

Despre autor

Dayna E. Roane, CPA/ABV, CGMA, este acționar la Perry & Roane PC în Niwot, Colo.

Pentru a comenta acest articol sau pentru a sugera o idee pentru un alt articol, contactați Paul Bonner, un editor senior JofA, la [email protected] sau 919-402-4434.

Auto-studiu CPE

  • Planificarea fiscală pentru întreprinderile mici - Elementele esențiale ale personalului fiscal (# 158303, acces online)

Pentru mai multe informații sau pentru a face o achiziție, accesați aicpastore.com sau apelați Institutul la 888-777-7077.

Consilierul fiscal și Secțiunea fiscală