Membrii PSM au ocazia să găzduiască sau să găzduiască evenimente secundare în timpul sesiunii plenare anuale a CFS. Evenimentele secundare sunt un instrument excelent pentru a evidenția munca pe care o desfășoară organizația dvs. cu privire la probleme de agricultură, securitate alimentară și nutriție către un public direcționat și cu mai multe părți interesate de experți internaționali. De obicei, acestea sunt foarte populare și bine participate în timpul săptămânii CFS. De asemenea, sunt foarte solicitați, cu un număr limitat de sloturi alocate care trebuie echilibrate de circumscripții electorale. Pentru a vă asigura că evenimentul dvs. este aprobat și de succes, IAFN a pregătit aceste linii directoare și sfaturi. Sperăm că vor fi utile membrilor PSM care speră să găzduiască evenimente paralele la CFS.

rețeaua

1. Proces

În fiecare an, PSM solicită sugestii din partea sectorului privat pentru evenimente paralele. Deoarece există un număr finit de sloturi, îl folosim ca o șansă de autoorganizare, selectare de subiecte și îmbunătățirea șanselor de a avea evenimente secundare din sectorul privat. Acesta este un proces PSM INTERN.

Ulterior, evenimentele selectate trebuie să se aplice în mod oficial CFS. Nu există garanții. Secretariatul PSM va face tot posibilul pentru a pleda pentru acele evenimente selectate prin procesul PSM. Cererile sunt de obicei scadente în iunie sau iulie, iar notificarea de acceptare vine în general în august sau septembrie de la secretariat.

2. Expresia de interes a evenimentului secundar CFS

În 2019, CFS cere ca cei interesați să organizeze evenimente paralele să completeze un formular preliminar de exprimare a interesului. Acest formular poate fi găsit aici: https://www.surveymonkey.com/r/X6FZD8Z Termenul limită pentru trimiterea acestui formular este 26 iunie 2019.

3. Conținutul evenimentului secundar

Teme: Evenimentele secundare sunt mai susceptibile de a fi acceptate dacă temele lor se încadrează în mandatul CFS (securitate alimentară și nutriție) și urmează în special fluxurile de lucru discutate în timpul sesiunii plenare a CFS din acel an. Rețineți că temele pe care le alegeți trebuie să rezoneze bine cu perspectivele țărilor în curs de dezvoltare. În timp ce CFS are un domeniu de aplicare global, se concentrează pe foamete și subnutriție și este menit să îmbunătățească mijloacele de trai ale celor mai vulnerabile populații și ale țărilor cu cel mai mare risc. Vă încurajăm să contactați IAFN sau să accesați site-ul web CFS pentru a vedea ce teme sunt discutate: http://www.fao.org/cfs/cfs-home/en/.

Țara gazdă: La CFS se obișnuiește ca reprezentantul permanent al unui stat membru (de obicei un ambasador sau supleant) să găzduiască evenimentele secundare. Încurajăm membrii PSM să urmeze această abordare, deoarece este o modalitate excelentă de a construi relații mai puternice cu statele membre și de a-i informa despre munca pe care o desfășoară sectorul privat în abordarea securității alimentare și a nutriției. Rețineți că statele membre sunt organizate în CFS/FAO în grupuri regionale, cu scaune rotative. Aceste scaune sunt ambasadori. Ele sunt de obicei persoanele cele mai informate din CFS, deci scaune de eveniment active. Ei au, de asemenea, influență în regiunea pe care o prezidă și își pot încuraja colegii regionali să participe la evenimentul paralel. IAFN vă va ajuta să identificați persoanele potrivite pentru a invita dacă nu sunteți familiarizați cu structura CFS.

Difuzoare: Una dintre trăsăturile distinctive ale CFS este natura sa multipartă, aducând vocea nu numai a guvernelor, ci și a multor altor actori: societatea civilă, sectorul privat și filantropiile, cercetarea și organizațiile internaționale. Este important ca vorbitorii pe care îi veți selecta să demonstreze că sunt afiliați la aceste circumscripții electorale. Acesta va fi foarte apreciat de către secretariatul CFS și de statele membre. Următoarele sunt categoriile oficiale ale compoziției biroului și grupului consultativ (faceți clic pe link pentru lista actualizată a statelor membre care sunt membre ale biroului CFS, mai active în proces):

  • Statele membre (inclusiv cei 12 membri ai Biroului)
  • Membrii grupului consultativ
    • Organismele ONU
      • FAO (Organizația pentru Alimentație și Agricultură)
      • PAM (Programul alimentar mondial
      • IFAD (Fondul internațional pentru dezvoltare agricolă)
      • Dreptul la hrană: raportor special pentru dreptul la hrană - Biroul Înaltului Comisar pentru Drepturile Omului
      • Grupul de lucru la nivel înalt al ONU privind criza globală a securității alimentare
      • Comitetul permanent al ONU pentru nutriție (SCN)
    • OSC/ONG-uri: Mecanismul societății civile
      • Organisme internaționale de cercetare agricolă: Consorțiul CGIAR
    • Instituții financiare și comerciale internaționale: Banca Mondială
    • Sectorul privat/Fundații filantropice
      • Fundația Bill & Melinda Gates
      • Rețeaua internațională agroalimentară

Nu trebuie neapărat să selectați vorbitori din membrii specifici ai fiecărei circumscripții care fac parte din grupul consultativ, dar este recomandat să utilizați aceleași denumiri. De exemplu, puteți invita un ONG cu care lucrați într-un proiect, chiar dacă acest ONG nu este membru al Mecanismului Societății Civile (CSM).

Vă recomandăm cu tărie să țineți un apel informativ cu toți vorbitorii și gazda țării cu câteva săptămâni înainte de eveniment pentru a vă asigura că prezentările nu sunt duplicative și se completează reciproc.

4. Format eveniment lateral

Evenimentele secundare sunt alocate de obicei 1,5 ore ca:

  • Sesiune de mic dejun: 8 - 9.30; (ocazional, acest lucru este redus la slotul de 60 de minute - deci verificați-vă sarcina)
  • Sesiunea de prânz: 12.30 - 14:00; sau
  • Sesiunea de seară: 18-19:30.

Datorită formatului scurt, vă sfătuim următoarele:

  • Maximum 5 difuzoare (inclusiv scaune)
  • Asigurați-vă că difuzoarele sunt prezentate și, dacă nu, că biografia lor este disponibilă
  • Păstrați prezentările scurte și ascuțite (maxim 15mn)
  • Verificați toate diapozitivele înainte de a fi proiectate și fiți strict în ceea ce privește calitatea lor (vizibilitate: culoarea fontului, dimensiune; atractivitate: imagini vs. text; mesaje cheie)
  • Păstrați suficient timp (20mn min) pentru întrebări și răspunsuri cu publicul (de obicei este o mulțime foarte dinamică)
  • Verificați microfoanele înainte de start și conectați-vă cu hostess-urile care le dau în timpul întrebărilor și răspunsurilor.

5. Public și etichetă

Este important să rețineți că evenimentele secundare sunt deschise tuturor celor care se află în clădirea FAO. Acesta va atrage sute de participanți înregistrați la CFS, precum și personalul FAO prezent în birourile lor. Asigurați-vă că evenimentul dvs. este adaptat pentru un public foarte divers, dar și foarte informat. Vei vorbi cu experți și practicanți care probabil vor pune întrebări punctate vorbitorilor tăi. De asemenea, pot exista opinii foarte diverse și controversate în audiență. Este încurajat un spirit de cordialitate și deschidere a minții, dar poate exista tensiune palpabilă.

Când statele membre sunt prezente în sală, asigurați-vă că le abordați cu respect prin protocolul diplomatic „Excelența dumneavoastră” și recunoașteți reprezentanții țării din sala „Delegați distinși”.

6. Alocarea datei și orei

Secretariatul CFS va impune o dată și o oră și va încerca să se asigure că acestea nu se schimbă. Acolo unde este posibil, încearcă să programeze evenimente paralele cu teme similare sau organizate de aceleași circumscripții în momente diferite.

7. Înregistrarea vorbitorului

Dacă membrii comisiei sau invitații invitați nu sunt delegați sau membri ai personalului CFS, vor trebui să se înregistreze pentru a putea intra în clădire. Vă recomandăm să le înregistrați prin PSM, deci asigurați-vă că acest lucru se face înainte (de îndată ce participarea lor este confirmată). Pentru aceasta, veți avea nevoie de numele acestora, afiliațiile și o fotografie recentă în format jpg în format jpg pentru a fi trimise la Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de JavaScript activat pentru ao vizualiza. .

8. Băuturi răcoritoare

Organizatorii evenimentului secundar sunt responsabili de plata pentru catering. Cateringul este de bază și are loc în afara (nu) sălii de ședințe. Pentru a facilita coordonarea cu FAO, secretariatul IAFN coordonează toate comenzile și apoi facturează sumele individuale.

9. Material publicitar pentru evenimente paralele

Informațiile furnizate în fișele de planificare vor fi utilizate pentru calendarul evenimentelor secundare și broșura evenimentelor secundare, care sunt produse numai în limba engleză. Copiile pe suport de hârtie vor fi disponibile în Atrium și la biroul de documente. Versiunile electronice vor fi postate pe site-ul web CFS (exemplu din anii trecuți: www.fao.org/cfs/cfs41).

Spațiul pentru informații de fundal al evenimentului secundar va fi disponibil pe piața de informații CFS în timpul săptămânii. Asigurați-vă că trimiteți orice material colateral pe care doriți să îl afișați pe piață către biroul IAFN de la FAO până pe 31 septembrie. Puteți aduce cu dvs. orice material de susținere pe care îl veți afișa în sala de ședințe. Spațiul este limitat, așa că vă rugăm să aduceți doar materiale relevante pentru evenimentul dvs. secundar.

Adresa postala:
Mecanismul sectorului privat
Morgane Danielou
Camera E-125
Organizația ONU pentru Alimentație și Agricultură
Viale delle Terme di Caracalla
00153 Roma
Italia
Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de JavaScript activat pentru ao vizualiza.
Celulă: +33698985619

IAFN vă va promova activ evenimentul și va utiliza mai multe documente de marketing:

  • Fluturași (care vor fi distribuiți participanților CFS la fața locului)
  • Pagini web
  • Agende (pentru a fi disponibile în sală pentru publicul dvs.)
  • Liste de distribuție (liste PSM)

Pentru a vă asigura că aceste materiale sunt corecte, vă rugăm să vă asigurați că titlul evenimentului dvs. nu se schimbă, altfel vor exista discrepanțe între programul oficial și invitațiile care vor fi trimise de IAFN. Vă rugăm să încercați să limitați modificările de ultim moment la evenimente imprevizibile. Simțiți-vă liber să împărtășiți acest material propriilor dvs. rețele pentru a vă difuza în continuare evenimentul.

10. Plăcuțe pentru membrii comisiei pentru evenimente secundare

Este furnizat un șablon pentru plăcuța de identificare a grupurilor de panel pentru evenimentele secundare. Vă rugăm să imprimați plăcuțele dvs. de identitate în culori pe hârtie A3 și să le aduceți în sala de evenimente laterale cu 15 minute înainte de start. Vor fi furnizate suporturi pentru plăcuțe din plastic.

11. Prezentări PowerPoint

Vă rugăm să trimiteți toate prezentările vorbitorilor dvs. cu o săptămână înainte de sesiunea CFS. Dacă acest lucru nu este posibil, asigurați-vă că aduceți prezentări PowerPoint pe un stick USB cu cel puțin 15 minute înainte de începerea evenimentului. Un laptop și un proiector vor fi furnizate. Asigurați-vă că testați cu difuzoarele toate prezentările lor înainte de începerea evenimentului.

12. Fotografie și rețele sociale

Serviciul oficial de fotografie FAO va trimite un fotograf pentru a face fotografii cu evenimentele tale. Aceste imagini sunt disponibile pe site-ul FAO în ziua următoare evenimentului. Vă încurajăm să le utilizați pentru comunicarea dvs. post-eveniment. Sunt de înaltă calitate. Sunteți liber să transmiteți un tweet în timpul evenimentului dvs. secundar, atâta timp cât sunteți conștienți de natura publică a evenimentului și sunteți rezonabili în ceea ce privește poziționarea și mesajele. Simțiți-vă liber să utilizați: @CFSupdates și # CFS42.

13. Interpretare

Interpretarea este disponibilă la un cost. Dacă ați solicitat interpretarea FAO, veți fi taxat chiar dacă decideți să anulați evenimentul paralel.

14. Punctualitate

Vă rugăm să vă asigurați că evenimentul dvs. secundar începe și se termină punctual. Se așteaptă ca delegații să participe la sesiunile CFS la timp și nu ar trebui să fie întârziați de evenimentele secundare care își depășesc timpul alocat.

15. Fișe de prezență

Fișe goale de prezență vor fi furnizate în cameră. Vă rugăm să le distribuiți în timpul evenimentului secundar și să le predați unuia dintre membrii echipei de organizare a IAFN sau puteți lăsa foile de prezență completate în sală după evenimentul secundar cu plăcuțele de identificare și le vom colecta.

Sperăm că veți avea un eveniment de succes,
Echipa rețelei internaționale agroalimentare