A modelul de date oferă baza pe care este construit mecanismul dvs. de raportare Excel. Unul dintre cele mai importante concepte dintr-un model de date este separarea datelor, analiza și prezentarea. Ideea fundamentală este că nu doriți ca datele dvs. să fie prea legate de un mod particular de prezentare a acestor date.

prezentarea

Pentru a vă înfășura mintea în jurul acestui concept, gândiți-vă la o factură. Când primiți o factură, nu presupuneți că datele financiare de pe factură sunt adevărata sursă a datelor dvs. Este doar o prezentare a datelor stocate într-o bază de date. Aceste date pot fi analizate și prezentate în multe alte moduri: în diagrame, în tabele sau chiar pe site-uri web. Sună evident, dar utilizatorii Excel fuzionează adesea date, analize și prezentări.

De exemplu, unele registre de lucru Excel conțin 12 file, fiecare reprezentând o lună. Pe fiecare filă, datele pentru luna respectivă sunt listate împreună cu formule, tabele pivot și rezumate. Ce se întâmplă acum când vi se cere să furnizați un rezumat pe trimestre? Adăugați mai multe formule și file pentru a consolida datele de pe fiecare filă a lunii? Problema fundamentală în acest scenariu este că filele reprezintă de fapt valori ale datelor care sunt fuzionate în prezentarea analizei.

Pentru un exemplu mai potrivit cu raportarea, aruncați o privire la următoarea figură. Tabelele hard-codificate ca acesta sunt comune. Acest tabel este o combinație de date, analiză și prezentare. Nu numai că acest tabel vă leagă de o analiză specifică, dar este puțin sau deloc transparență în ceea ce constă exact analiza. De asemenea, ce se întâmplă atunci când trebuie să raportați pe trimestre sau când este necesară o altă dimensiune a analizei? Importați un tabel care constă din mai multe coloane și rânduri? Cum vă afectează modelul?

Alternativa este să creați trei straturi în modelul dvs. de date: un strat de date, un strat de analiză și un strat de prezentare. Vă puteți gândi la aceste straturi ca la trei foi de calcul diferite într-un registru de lucru Excel: o foaie pentru a conține datele brute care alimentează raportul dvs., o foaie pentru a servi ca zonă intermediară în care datele sunt analizate și modelate și o foaie pentru a servi ca stratul de prezentare. Această figură ilustrează cele trei straturi ale unui model de date eficient:

După cum puteți vedea, setul de date brut este situat pe propria foaie. Deși setul de date are un anumit nivel de agregare aplicat pentru a-l menține ușor de gestionat, nu se efectuează nicio analiză suplimentară pe foaia de date.

Stratul de analiză constă în principal din formule care analizează și extrag date din stratul de date în tabele formatate denumite în mod obișnuit mese de punere în scenă. Aceste tabele de etapizare alimentează în cele din urmă componentele de raportare din stratul dvs. de prezentare. Pe scurt, foaia care conține stratul de analiză devine zona de etapă în care datele sunt rezumate și modelate pentru a alimenta componentele de raportare. Observați în fila Analiză, bara de formule ilustrează faptul că tabelul este format din formule care fac referire la fila Date.

Există câteva avantaje în această configurație. În primul rând, întregul model de raportare poate fi reîmprospătat cu ușurință prin simpla înlocuire a datelor brute cu un set de date actualizat. Formulele din fila Analiză continuă să funcționeze cu cele mai recente date. În al doilea rând, orice analiză suplimentară poate fi creată cu ușurință utilizând diferite combinații de formule din fila Analiză. Dacă aveți nevoie de date care nu există în foaia de date, puteți adăuga cu ușurință o coloană la sfârșitul setului de date brute, fără a perturba foile de analiză sau de prezentare.

Nu trebuie neapărat să plasați straturile de date, analize și prezentări pe diferite foi de calcul. În modelele de date mici, este posibil să vă fie mai ușor să plasați datele într-o zonă a unei foi de calcul în timp ce construiți tabele intermediare în altă zonă a aceleiași foi de calcul.

Pe aceeași linie, amintiți-vă că nici nu sunteți limitat la trei foi de calcul. Adică, puteți avea mai multe foi care furnizează datele brute, mai multe foi care analizează și mai multe care servesc drept strat de prezentare.

Oriunde alegeți să plasați diferitele straturi, rețineți că ideea rămâne aceeași. Stratul de analiză ar trebui să conste în principal din formule care extrag date din foile de date în tabelele de etapizare utilizate pentru a vă alimenta prezentarea.