Ca răspuns la incertitudinile prezentate de Covid-19, multe companii și universități și-au cerut angajații să lucreze de la distanță. În timp ce este aproape de un sfert din S.U.A. forța de muncă lucrează deja de acasă cel puțin o parte din timp, noile politici îi lasă pe mulți angajați - și pe managerii lor - care lucrează în afara biroului și separați unul de celălalt pentru prima dată.

pentru

Deși este întotdeauna de preferat să se stabilească politici clare de lucru la distanță și instruire în avans, în perioade de criză sau alte circumstanțe care se schimbă rapid, este posibil ca acest nivel de pregătire să nu fie fezabil. Din fericire, există pași specifici, bazați pe cercetare, pe care managerii îi pot face fără eforturi mari pentru a îmbunătăți angajamentul și productivitatea angajaților la distanță, chiar și atunci când există puțin timp pentru pregătire.

Provocări comune ale muncii la distanță

Pentru început, managerii trebuie să înțeleagă factorii care pot face munca la distanță deosebit de solicitantă. În caz contrar, angajații performanți pot experimenta scăderi în ceea ce privește performanța și angajarea la locul de muncă atunci când încep să lucreze de la distanță, în special în absența pregătirii și formării. Provocările inerente muncii la distanță includ:

Lipsa supravegherii față în față: Atât managerii, cât și angajații lor își exprimă adesea îngrijorarea cu privire la lipsa interacțiunii față în față. Supraveghetorii își fac griji că angajații nu vor lucra la fel de mult sau la fel de eficient (deși cercetările indică contrariul, cel puțin pentru unele tipuri de locuri de muncă). Mulți angajați, pe de altă parte, se luptă cu un acces redus la sprijinul managerial și la comunicare. În unele cazuri, angajații consideră că managerii la distanță nu sunt în contact cu nevoile lor și, prin urmare, nu sunt nici de sprijin, nici de ajutor în realizarea muncii lor.

Lipsa accesului la informații: Lucrătorii recent îndepărtați sunt adesea surprinși de timpul și efortul suplimentar necesare pentru a găsi informații de la colegi. Chiar și obținerea de răspunsuri la ceea ce pare a fi întrebări simple se poate simți ca un mare obstacol în calea unui lucrător stabilit acasă.

Acest fenomen se extinde dincolo de munca legată de sarcini și la provocările interpersonale care pot apărea în rândul colegilor de la distanță. Cercetările au constatat că lipsa „cunoașterii reciproce” în rândul lucrătorilor îndepărtați se traduce printr-o dorință mai mică de a oferi colegilor beneficiul îndoielii în situații dificile. De exemplu, dacă știți că ofițerul dvs. are o zi grea, veți vedea un e-mail brusc de la ei ca un produs natural al stresului lor. Cu toate acestea, dacă primiți acest e-mail de la un coleg de la distanță, fără să înțelegeți circumstanțele lor actuale, este mai probabil să vă ofensați sau, cel puțin, să vă gândiți prost la profesionalismul colegului dvs.

Izolare socială: Singurătatea este una dintre cele mai frecvente reclamații legate de munca la distanță, angajaților lipsind interacțiunea socială informală a unui birou. Se crede că extraverții pot suferi de izolare mai mult pe termen scurt, mai ales dacă nu au oportunități de a se conecta cu alții în mediul lor de lucru la distanță. Cu toate acestea, pe o perioadă mai lungă de timp, izolarea poate determina orice angajat să se simtă mai puțin „apartenență” la organizația lor și poate duce chiar la o intenție sporită de a părăsi compania.

Distrageri de acasă: Vedem adesea fotografii care reprezintă lucrări la distanță care înfățișează un părinte care ține un copil și tastează pe un laptop, adesea așezat pe o canapea sau pe podeaua camerei de zi. De fapt, aceasta este o reprezentare teribilă a muncii virtuale eficiente. De obicei, încurajăm angajatorii să se asigure că lucrătorii lor la distanță au atât spațiu de lucru dedicat, cât și îngrijire adecvată pentru copii înainte de a le permite să lucreze de la distanță. Totuși, în cazul unei tranziții bruște la munca virtuală, există o șansă mult mai mare ca angajații să se lupte cu spații de lucru suboptime și (în cazul închiderii școlii și a grădiniței) cu responsabilități neașteptate ale părinților. Chiar și în circumstanțe normale, cerințele familiale și acasă pot afecta munca la distanță; managerii ar trebui să se aștepte ca aceste distrageri să fie mai mari în timpul acestei tranziții neplanificate de la locul de muncă la domiciliu.

Modul în care managerii pot sprijini angajații la distanță

Oricât munca la distanță poate fi plină de provocări, există și lucruri relativ rapide și ieftine pe care managerii le pot face pentru a ușura tranziția. Acțiunile pe care le puteți face astăzi includ:

Stabiliți check-in-uri zilnice structurate: Mulți manageri la distanță de succes stabilesc un apel zilnic cu angajații lor la distanță. Acest lucru ar putea lua forma unei serii de apeluri individuale, dacă angajații dvs. lucrează mai independent unul de celălalt sau un apel de echipă, dacă munca lor este extrem de colaborativă. Caracteristica importantă este că apelurile sunt regulate și previzibile și că sunt un forum în care angajații știu că se pot consulta cu dvs. și că preocupările și întrebările lor vor fi ascultate.

Furnizați mai multe opțiuni diferite de tehnologie de comunicare: Numai e-mailul este insuficient. Lucrătorii la distanță beneficiază de o tehnologie „mai bogată”, cum ar fi videoconferința, care oferă participanților multe indicii vizuale pe care le-ar avea dacă ar fi față în față. Conferința video are multe avantaje, în special pentru grupurile mai mici: indicii vizuale permit o „cunoaștere reciprocă” sporită despre colegi și, de asemenea, contribuie la reducerea sentimentului de izolare între echipe. Videoclipul este, de asemenea, deosebit de util pentru conversații complexe sau sensibile, deoarece se simte mai personal decât comunicarea scrisă sau doar audio.

Există alte circumstanțe în care colaborarea rapidă este mai importantă decât detaliile vizuale. Pentru aceste situații, oferiți funcționalități de mesagerie individuală cu funcție de mobil (cum ar fi Slack, Zoom, Microsoft Teams etc.) care pot fi utilizate pentru conversații mai simple, mai puțin formale, precum și pentru comunicări sensibile la timp.

Dacă compania dvs. nu are deja instrumente tehnologice în vigoare, există modalități ieftine de a obține versiuni simple ale acestor instrumente pentru echipa dvs., ca soluție pe termen scurt. Consultați departamentul IT al organizației dvs. pentru a vă asigura că există un nivel adecvat de securitate a datelor înainte de a utiliza oricare dintre aceste instrumente.

Și apoi stabiliți „reguli de angajament”: Munca la distanță devine mai eficientă și mai satisfăcătoare atunci când managerii stabilesc așteptări pentru frecvența, mijloacele și momentul ideal de comunicare pentru echipele lor. De exemplu, „Utilizăm videoconferința pentru întâlnirile zilnice de check-in, dar folosim chat-ul instantaneu când ceva este urgent”. De asemenea, dacă puteți, informați angajații dvs. cel mai bun mod și timp pentru a vă contacta în timpul zilei de lucru (de exemplu, „tind să fiu mai disponibil târziu în zi pentru conversații telefonice sau video ad hoc, dar dacă există o urgență mai devreme în ziua, trimiteți-mi un text. ”) În cele din urmă, urmăriți comunicarea între membrii echipei (în măsura adecvată), pentru a vă asigura că împărtășesc informații după cum este necesar.

Recomandăm managerilor să stabilească aceste „reguli de angajament” cu angajații cât mai curând posibil, în mod ideal în timpul primei întâlniri de check-in online. În timp ce unele alegeri cu privire la așteptările specifice pot fi mai bune decât altele, cel mai important factor este că toți angajații împărtășesc același set de așteptări pentru comunicare.

Oferiți oportunități de interacțiune socială la distanță: Unul dintre pașii cei mai esențiali pe care îi poate face un manager este să structureze modalități prin care angajații să interacționeze social (adică să poarte conversații informale despre subiecte non-profesionale) în timp ce lucrează la distanță. Acest lucru este valabil pentru toți lucrătorii la distanță, dar mai ales pentru lucrătorii care au fost tranziți brusc din birou.

Cea mai ușoară modalitate de a stabili o interacțiune socială de bază este să lăsați ceva timp la începutul apelurilor de echipă doar pentru obiecte care nu sunt de lucru (de exemplu, „Vom petrece primele câteva minute doar pentru a ne contacta. weekend? "). Alte opțiuni includ petreceri virtuale de pizza (în care pizza este livrată tuturor membrilor echipei în momentul unei videoconferințe) sau petreceri virtuale de birou (în care petrecerea „pachetele de îngrijire” pot fi trimise în avans pentru a fi deschise și savurate simultan). În timp ce aceste tipuri de evenimente pot părea artificiale sau forțate, managerii experimentați ai lucrătorilor la distanță (și lucrătorii înșiși) raportează că evenimentele virtuale ajută la reducerea sentimentelor de izolare, promovând un sentiment de apartenență.

Oferiți încurajare și sprijin emoțional: Mai ales în contextul unei treceri bruste la munca la distanță, este important ca managerii să recunoască stresul, să asculte anxietățile și preocupările angajaților și să empatizeze cu luptele lor. Dacă un angajat nou aflat la distanță se luptă în mod clar, dar nu comunică stres sau anxietate, întreabă-l cum se descurcă. Chiar și o întrebare generală, cum ar fi „Cum funcționează până acum această situație la distanță?” poate provoca informații importante pe care s-ar putea să nu le auziți altfel. Odată ce ați pus întrebarea, asigurați-vă că ascultați cu atenție răspunsul și redactați-l pe scurt angajatului, pentru a vă asigura că înțelegeți corect. Lăsați stresul sau preocupările angajatului (mai degrabă decât ale dvs.) să fie în centrul acestei conversații.

Cercetările privind inteligența emoțională și contagiunea emoțională ne arată că angajații își caută managerii informații despre cum să reacționeze la schimbări bruște sau situații de criză. Dacă un manager comunică stres și neputință, acest lucru va avea ceea ce Daniel Goleman numește un efect de „scurgere” asupra angajaților. Liderii eficienți adoptă o abordare în două direcții, recunoscând atât stresul, cât și anxietatea pe care angajații le pot resimți în circumstanțe dificile, dar asigurând, de asemenea, afirmarea încrederii lor în echipele lor, folosind fraze precum „avem asta” sau „aceasta” este dur, dar știu că ne descurcăm ”sau„ să căutăm modalități de a ne folosi punctele forte în acest timp ”. Cu acest sprijin, angajații sunt mai predispuși să accepte provocarea cu un sentiment de scop și concentrare.

Vom adăuga propria noastră notă de încurajare managerilor care se confruntă cu munca la distanță pentru prima dată: aveți acest lucru. Spuneți-ne în comentarii propriile sfaturi pentru gestionarea angajaților la distanță.

Barbara Z. Larson este profesor executiv de management și director de parteneriate la Școala de Afaceri D’Amore-McKim din Northeastern. Cercetările sale se concentrează pe abilitățile personale și interpersonale de care oamenii au nevoie pentru a lucra eficient în medii virtuale și lucrează cu colaboratori atât din mediul academic, cât și din industrie pentru a dezvolta metode și materiale de formare pentru a permite o muncă virtuală mai productivă. Înainte de cariera sa academică, profesorul Larson a lucrat timp de 15 ani la conducerea finanțelor și operațiunilor internaționale, cel mai recent ca director al finanțelor internaționale la R.R. Donnelley.

Susan R. Vroman este lector de management la Universitatea Bentley. Interesele sale de cercetare includ impactul adoptării legii de conducere asupra culturii organizaționale și implicării angajaților, cu accent special pe sprijinirea aranjamentelor de lucru flexibile. Înainte de cariera sa academică, Dr. Vroman a lucrat timp de peste 20 de ani ca executiv organizațional și director strategic și consilier în managementul resurselor umane strategice. Ea continuă această activitate în calitate de consultant.