pași

Scopul unui sistem de management al calității este de a ajuta companiile să-și îmbunătățească abilitățile de a îndeplini în mod constant cerințele clienților sau ale reglementărilor. O componentă majoră a unui sistem de succes este un program de acțiune corectivă care abordează în mod adecvat neconformitățile.

Pionierul calității W. Edwards Deming a introdus ciclul Plan-Do-Study-Act (PDSA) ca instrument de planificare, implementare și îmbunătățire continuă. În cercurile de calitate, a evoluat în ciclul Plan-Do-Check-Act (PDCA). Acest instrument poate fi aplicat unui sistem de management al calității ca întreg sau componentelor individuale .

Prin utilizarea ciclului, sistemele de acțiune corectivă capabile pot recâștiga un nivel constant în șapte pași esențiali.

Pasul 1: Înțelegeți cerințele de sistem (plan)

Căutarea înțelegerii înainte de acțiune este primul pas în crearea unui sistem eficient de acțiune corectivă. În timp ce standardele de calitate explică diferitele cerințe, ar putea fi necesară o anumită diligență pentru a înțelege exact ce trebuie făcut.

Nevoile de documentare și cerințele procedurale de acțiune corectivă trebuie evaluate cu exactitate pentru a minimiza pașii greșiti de implementare.

Pasul 2: Planificați procesul

Planificarea este faza de proiectare în care se iau decizii cu privire la cadrul și mecanica unui sistem de acțiuni corective, inclusiv modul de integrare a sistemului în operațiunile curente.

Planificarea ar trebui să abordeze, de asemenea, sarcinile personalului pentru procesul de acțiune corectivă. Mai precis, procedurile și conductele trebuie planificate pentru finalizarea următoarelor sarcini cheie:

  • Evaluarea și evaluarea declanșatorilor de neconformitate (reclamațiile clienților, constatările auditului, parametrii procesului etc.)
  • Identificarea neconformităților legitime și a problemelor conexe
  • Captarea și introducerea problemelor în procesul de acțiune corectivă
  • Investigați și ajungeți la cauza principală a unei probleme
  • Determinarea și implementarea soluțiilor
  • Revizuirea, verificarea și verificarea eficacității unei rezolvări de probleme
  • Utilizarea protocoalelor de gestionare a riscurilor pentru a se asigura că neconformitățile majore sunt prioritate
  • Stabilirea responsabilităților de personal în diferite etape ale procesului de acțiune corectivă

Pasul 3: Elaborați și documentați (faceți)

În această etapă de dezvoltare, se creează un sistem de acțiune corectivă coeziv conform unui plan bine dezvoltat. Echipele sunt formate și au autoritatea și responsabilitatea de a dezvolta pe deplin programul.

Sarcinile echipei includ asigurarea faptului că sistemul de acțiuni corective este structurat corect și este funcțional și compatibil cu elementele existente de management al calității care furnizează alerte de neconformitate.

Activitățile din această etapă includ, de asemenea, documentarea formală a politicilor, procedurilor și responsabilităților pentru îngrijitorii de sistem și utilizatori.

Pasul 4: Conduți instruirea (Efectuați)

Implementarea oricărui sistem nou poate afecta semnificativ norma, creând anxietate pentru cei afectați de schimbare. Pentru ceva la fel de mare ca un sistem de acțiuni corective care ajunge la toate operațiunile comerciale, schimbările în management necesită o pregătire adecvată .

Instruirea ar trebui să implice evenimente interactive de învățare care se leagă direct de sarcinile de serviciu și ar trebui să includă practică practică, cu sesiuni de învățare la locul de muncă, simulări de masă, studii de caz sau un amestec din toate cele trei.

Dacă planul este de a utiliza un sistem electronic pentru a capta neconformități, de exemplu, atunci instruirea trebuie să acopere modul în care funcționează sistemul, să explice detaliile de acces și să descrie câmpurile de date pertinente. În plus, personalul trebuie să poată practica introducerea datelor folosind mai multe scenarii diferite de acțiune corectivă.

Instruirea eficientă stabilește procesul de la început până la sfârșit, astfel încât personalul să dobândească înțelegerea, abilitățile și cunoștințele necesare pentru a îndeplini sarcinile de acțiune corectivă cu precizie și încredere.

Pasul 5: Implementați (faceți)

După instruire, implementarea sistemului de acțiuni corective ar trebui să aibă loc cât mai curând posibil pentru a reduce decalajul dintre instruire și utilizarea efectivă a noilor abilități și cunoștințe.

În acest pas, procedurile de acțiune corectivă sunt active, iar mecanismele sistemului sunt pe deplin operaționale. Instrucțiuni și metode sunt în vigoare pentru ca personalul desemnat să gestioneze cu atenție acțiunile corective.

Pasul 6: Testați sistemul (verificați)

După mai multe acțiuni corective, parcurgeți cercul complet, următorul lucru este să verificați dacă sistemul a funcționat conform intenției. Scopul este de a verifica funcționalitatea și utilizarea. Verificarea poate avea loc prin auditul unui eșantion de acțiuni corective de la intrarea sistemului până la investigație, rezoluție și închidere.

Constatările auditului pot contribui la viitoarele acțiuni corective și modificări. În cazul în care se fac modificări, este important să se notifice și să se instruiască personalul afectat.

Pasul 7: Reglați și îmbunătățiți (Act)

Într-o lume perfectă, totul merge conform planului. În lumea reală, este posibil să se producă erori. Pentru acest pas, se fac ajustări pentru a îmbunătăți procesul de acțiune corectivă.

Se iau măsuri pentru a regla fin sistemul până la punctul în care neconformitățile sunt detectate, evaluate și rezolvate în mod fiabil. Scopul este de a face managementul acțiunilor corective un proces consecvent și eficient prin îmbunătățirea continuă .

Un sistem adecvat de acțiuni corective detectează și rezolvă neconformitățile. Prin includerea ciclului Plan-Do-Check-Act în eforturile de implementare, lansarea unui sistem de acțiuni corective de succes este la îndemână.