Prezentare generală

EDAS gestionează procesul de depunere, revizuire și înregistrare a lucrărilor pentru conferințe, ateliere și reviste. Este un serviciu găzduit și acceptat, adică nu există software pentru instalare și personalul de asistență poate ajuta autorii, recenzorii și scaunele cu probleme. Utilizatorii interacționează cu EDAS utilizând browsere web standard.

funcții

Toate caracteristicile de mai jos sunt incluse în taxa de bază pentru procesarea hârtiei, cu excepția cazului în care se menționează un anumit articol.

Dincolo de funcțiile normale necesare pentru gestionarea trimiterilor și recenziilor de hârtie, EDAS acceptă multe caracteristici speciale pe tot parcursul ciclului de viață al conferinței:

Pagini web și publicitate

  • EDAS poate găzdui paginile web ale conferinței, cu un șablon configurabil și un sistem de meniu. Gazduirea nu implică costuri suplimentare, iar paginile web sunt menținute pe termen nelimitat. EDAS poate configura, de asemenea, un nume de domeniu specific conferinței (de exemplu, XYZ2010.org) pentru 25 USD pentru un an și 16 USD pentru fiecare an suplimentar.
  • Președinții își pot anunța conferința de până la trei ori la un subset de aproximativ 600.000 de utilizatori EDAS cu interese tehnice similare.

Trimiterea hârtiei

  • Conectări personale bazate pe adresa de e-mail. Parolele pot fi trimise prin e-mail către recenzori și autori uitați.
  • Metadatele pe hârtie, cum ar fi rezumatele și titlurile hârtiei, sunt verificate ortografic.
  • Lucrările pot avea orice număr de subiecte, inclusiv subiecte organizate în grupuri.
  • Metadatele pe hârtie pot conține informații specifice conferinței.
  • Lucrarea poate fi trimisă prin încărcarea web sau prin furnizarea unei adrese URL.
  • Sistemul impune termene limită pentru înregistrarea și trimiterea pe hârtie, cu termene limită separate pentru fiecare cale a conferinței. Termenele de înregistrare și depunere pot diferi.
  • Sistemul verifică dacă există documente duplicat, pe baza titlului lucrării.
  • EDAS folosește docoloc și iThenticate/CrossCheck (pentru conferințe IEEE) pentru a căuta în alte lucrări publicate un posibil plagiat.
  • Pentru conferințele IEEE, autorii sunt verificați cu lista IEEE Prohibited Author List (PAL), actualizată lunar. Președinții sunt anunțați dacă un autor care se potrivește cu un nume din lista respectivă trimite o lucrare.
  • Fișierele PDF pot fi verificate pentru a vă asigura că dimensiunile fonturilor, marginile și numărul de pagini respectă regulile conferinței.
  • Sistemul poate verifica dacă lipsesc fonturile și poate asigura o structură PDF corectă, în conformitate cu regulile PDF IEEE Xplore.
  • EDAS este integrat cu sistemul electronic de trimitere a formularelor de drepturi de autor IEEE, permițând autorilor să depună formularele de drepturi de autor în format electronic (este necesară configurarea).
  • EDAS poate percepe autorii pentru pagini suplimentare de conferință, plătibile cu cardul de credit. (EDAS percepe un procent din taxa de înregistrare pentru a acoperi costurile cardului de credit.)
  • Datele pe hârtie pot fi exportate în fișiere compatibile Excel, cu un set de câmpuri selectabil.
  • Lucrările acceptate pot fi afișate ca înregistrări BibTeX sau DBLP.
  • Pentru o taxă suplimentară (a se vedea mai jos), EDAS poate genera conținut pentru un stick de memorie USB (unitate flash) sau descărcare pentru participanți.

Procesul de revizuire

  • Conferințele pot utiliza un model de revizuire cu un singur nivel sau cu două niveluri (comitetul pentru programul tehnic, plus revizorii externi).
  • Conferințele pot fi, dar nu trebuie să fie, dublu-orb, unde recenzenții nu văd numele autorilor.
  • Autorii pot desemna recenzori nepreferiți pentru fiecare lucrare. Acești recenzori nu sunt desemnați să examineze lucrarea.
  • Întrebările de recenzie pot fi complet personalizate, atât pentru întrebări de revizuire numerice, cât și textuale. Sunt acceptate întrebările de revizuire numai pentru TPC și numai pentru scaune.
  • Recenziile pot fi atribuite automat, pe baza cererilor făcute de membrii TPC („revendicări”), sau manual de către președinți. Într-un sistem cu două niveluri, recenziile pot fi atribuite și de către membrii TPC. Sistemul verifică automat dacă există conflicte de interese, pe baza declarațiilor membrilor TPC, reducând la minimum numărul conflictelor accidentale în cadrul conferințelor dublu-orb.
  • Conferințele pot alege să utilizeze respingeri, cu o perioadă de respingere desemnată și o lungime maximă de respingere.
  • Firele de discuții pe hârtie sunt acceptate, de exemplu, pentru întâlnirile TPC on-line. Mesajele sunt vizibile pe pagina web a hârtiei și sunt distribuite și scaunelor, membrilor TPC, membrilor TPC alocați hârtiei sau recenzorilor pentru hârtie, în funcție de configurația conferinței. Scaunul poate șterge mesajele neadecvate. Aceste mesaje nu sunt incluse în recenzia trimisă înapoi autorilor.
  • Recenzorii întârziați pot fi reamintiți, cu mementouri distanțate pentru a minimiza reclamațiile recenzorilor.
  • Membrii TPC pot indica dacă doresc să participe la ședința TPC.
  • EDAS permite atribuirea de lucrări și membri TPC grupurilor TPC.
  • Conferințele pot cere autorilor și altor recenzori să evalueze recenziile.
  • Datele de examinare pot fi exportate în fișiere compatibile Excel.

Înregistrare, subvenții de călătorie și vize

  • Înregistrarea conferinței, inclusiv plata cu cardul de credit, cec sau transfer bancar.
  • O conferință poate avea orice număr de evenimente, cu diferite opțiuni de înregistrare, cum ar fi înregistrarea timpurie/tardivă, tarifele pentru membri ai societății și tarifele pentru studenți/non-studenți. Fiecare tip de înregistrare poate desemna dacă se consideră o înregistrare de autor și pentru câte lucrări, astfel încât, de exemplu, o conferință să impună faptul că fiecare lucrare are cel puțin o înregistrare non-student.
  • EDAS poate genera ecusoane pentru participanți ca fișiere PDF, inclusiv markere pentru evenimente specifice, ca puncte colorate.
  • EDAS poate gestiona concursurile și selecția de burse de călătorie.
  • EDAS poate genera scrisori de solicitare a vizelor pentru participanți, pe baza unui șablon.

Sesiuni

  • EDAS poate colecta schițe biografice („biografii”) și fotografii pentru prezentatorii de hârtie și poate reaminti prezentatorilor dacă lucrarea lor nu are un prezentator desemnat sau dacă biografia sa lipsește.
  • Fiecare sesiune poate avea unul sau două scaune de sesiune care pot vizualiza lucrări și, dacă sunt configurate, recenzii și respingeri.
  • Prezentatorii pot încărca prezentări.

Program

  • Lucrările pot fi alocate sesiunilor de conferință. Un program este generat automat, potrivit pentru postarea pe o pagină web.
  • Programele conferinței permit participanților să aleagă favoritele.

Conferințe virtuale

  • Încărcări de videoclipuri, cu posibilitatea de a impune limite de lungime (de exemplu, maximum 15 minute).
  • Participanții pot vizualiza videoclipuri încărcate pe pagina EDAS sau pot descărca.
  • Fiecare hârtie poate avea un YouTube, Vimeo sau o adresă URL similară.
  • Programele programului sunt afișate în fusul orar al participantului.
  • Fiecărei lucrări și sesiuni i se poate atribui un grup dedicat de discuții („chat”), cu copii automate prin e-mail ale mesajelor către autori și ședințe de sesiune și actualizări pe toate paginile web.
  • Apariții multiple pentru fiecare sesiune: o sesiune poate avea apariții multiple pentru a găzdui diferite fusuri orare.
  • Fiecare sesiune poate avea un Zoom, WebEx sau o adresă URL similară.
  • Integrare zoom: creați întâlniri pe sesiuni sau pentru fiecare pistă; creați adrese URL de conectare personalizate pentru fiecare persoană care se înregistrează. (Conferințele pot folosi propriul cont Zoom sau contul EDAS.)

Unitate flash, proceduri online și aplicații pentru smartphone

Există trei moduri în care EDAS poate ajuta la realizarea lucrărilor conferinței:

  1. Organizatorii conferinței pot utiliza funcționalitatea EDAS pentru numerotarea paginilor și pentru a colecta materialul găsit în mod obișnuit în proceduri, cum ar fi listări TPC și indici de autor, precum și colecția IEEE eXpress, dacă este cazul.
  2. Serviciile de conferințe EDAS pot pregăti conținutul procedurilor, incluzând de obicei lucrările ștampilate în pagină, paginile de pe site-ul web al conferinței și conținutul generat de EDAS, precum listări TPC sau indici de autor, precum și colecția IEEE eXpress, dacă este cazul.
  3. Putem crea o aplicație de conferință pentru Android și IOS cu programul și linkuri către lucrări.

(Nu există nicio taxă suplimentară pentru prima opțiune, dar noi taxăm pentru a doua, deoarece acesta este un proces care necesită multă muncă.)

Producerea de fișiere PDF și fișiere HTML pentru o conferință sau unitate flash include:

De asemenea, putem furniza unitatea flash USB reală; prețurile depind de volum, incintă, termen până la livrare și livrare (vezi mai jos). Este necesar un termen minim de o lună. Vom pregăti o versiune de probă a conținutului în termen de zece zile lucrătoare, iar unitățile flash reale în termen de alte zece zile lucrătoare de la primirea confirmării finale a faptului că conținutul este acceptabil. Este responsabilitatea conferinței să verifice dacă unitățile flash au eticheta și conținutul corect, deoarece unitățile flash pot fi schimbate numai înainte de conferință, nerambursate.

Putem crea o aplicație Android sau IOS pentru dvs. sau putem lucra cu Conference4Me. Aplicațiile listează detaliile sesiunii, hărțile și știrile conferinței. Vă rugăm să ne contactați sau echipa Conference4Me pentru detalii.

E-mail

  • Toți autorii de pe o lucrare sunt anunțați prin e-mail atunci când lucrările sunt încărcate, editate sau retrase.
  • Toate notificările prin e-mail sunt generate din șabloane personalizabile. Notificările prin e-mail sunt urmărite.

Toate operațiunile sunt efectuate prin intermediul interfeței web, astfel încât scaunele nu trebuie să aibă o autentificare pe gazda EDAS. Spre deosebire de alte sisteme de gestionare a conferințelor, toate conferințele gestionate de EDAS împărtășesc aceeași bază de date de recenzori și autori, în prezent aproximativ 80.000 de persoane, astfel încât majoritatea recenzenților și autorilor vor avea deja un cont EDAS. Acest lucru mărește, de asemenea, șansele ca adresele de e-mail să fie actualizate. Numai numele, afilierea, țara și adresa de e-mail sunt partajate, cu excepția cazului în care utilizatorul alege să includă informații de contact suplimentare. Revizuirile și istoricul publicării unei persoane sunt vizibile numai pentru utilizator, nu pentru terți. Detaliile sunt conținute în politica de confidențialitate.

Ce tip de conferințe acceptă EDAS?

EDAS a fost utilizat atât pentru conferințe mici, cu câteva zeci de lucrări, cât și conferințe foarte mari, constând din mai multe sub-conferințe și ateliere, fiecare cu scaune și TPC proprii, cu mii de lucrări. EDAS a fost, de asemenea, utilizat pentru ediții speciale pentru reviste. Începând cu aprilie 2010, EDAS a gestionat aproximativ 240.000 de lucrări în 2655 de conferințe, ateliere, reviste și reviste.

Cum pot folosi EDAS pentru conferința mea?

Puteți rula conferința pe serverul nostru la http://edas.info. Acest lucru vă va oferi acces la baza de date existentă a peste 100.000 de recenzori și autori.

Puteți configura conferința printr-un formular web.

După configurare, președintele poate configura conferința după cum este necesar, adăugând membri TPC, crea piese suplimentare, eidit întrebări de revizuire, schimbarea mesajelor de poștă electronică și revizuirea altor informații. Puteți începe să utilizați conferința imediat după configurare.

Prețuri

Taxele EDAS sunt datorate în termen de 30 de zile calendaristice de la începutul conferinței.

Prezentare generală

Puteți estima factura.

Doar lucrările cărora li s-au atribuit recenzii (sau au fost acceptate, respinse sau sunt încă active) sunt numărate, nu lucrările care au fost retrase înainte de revizuire. (Lucrările „în așteptare”, adică lucrările fără manuscrise, sunt retrase automat după încheierea conferinței, înainte de emiterea facturii.) Nu există taxe suplimentare pentru mai multe runde de examinare (de exemplu, rezumatul extins și revizuirea finală a lucrării) dar reviziile de hârtie, cu un nou număr de hârtie, sunt numărate separat. Pentru jurnale, facturăm în mod obișnuit o dată pe an sau așa cum este stabilit cu editorul.

Dacă utilizați EDAS pentru a accepta plata înregistrărilor prin card de credit, cecuri sau transfer bancar, o taxă de 6% din înregistrările plătite acoperă taxele și gestionarea cardului de credit. (Transferurile bancare trebuie, în general, să fie corelate manual cu înregistrările.) Nu există nicio taxă pentru plățile înregistrării depuse direct într-un cont de conferință sau colectate de conferință (de exemplu, printr-un cont de comerciant al Universității). În plus, EDAS percepe taxe pentru fiecare transfer bancar primit pentru a recupera taxa bancară corespunzătoare. Pentru a ne acoperi forța de muncă, taxăm și pentru fiecare plată de conferință internă de plată și pentru plăți internaționale, de exemplu, pentru facturile hoteliere și de catering, indiferent dacă acesta este un cec sau un transfer bancar intern. Întrucât procesatorii de carduri de credit au început, din 2019, să nu-și restituie comisioanele atunci când se anulează o taxă pe cardul de credit, trebuie să percepem 3% din toate rezervările anulate pentru a ne acoperi costurile.

Procesorul nostru de plăți încasează rambursările, așa că vom factura cheltuielile reale de plată suportate la conferință.

Pentru conferințele de colectare a înregistrărilor plătite cu cardul de credit în alte monede decât dolari SUA, EDAS primește taxele în USD și apoi transferăm fondurile către banca primitoare. Aceasta implică două taxe de conversie valutară. Oferim conferințelor posibilitatea de a configura un cont Stripe și de a transfera direct fondurile în moneda lor de origine în acel cont.

Conferința este responsabilă pentru orice rambursare cauzată de anularile participanților, de comisioane contestate sau de fraudarea cardului de credit.

Convertim taxele afișate în dolari SUA în moneda de facturare în vigoare în ultima zi a conferinței. Înainte de încheierea conferinței, costurile afișate sunt doar estimative.

Suma poate fi trimisă prin cec din SUA (la adrese din SUA, în general) sau prin transfer electronic de fonduri (transfer bancar), de obicei la sfârșitul perioadei de înregistrare. Venituri Pentru conferințe foarte mari, veniturile din înregistrare pot fi transferate în mai multe loturi. Transferurile bancare internaționale implică o taxă bancară de 22 USD. Pentru comoditate, scădem de obicei taxa de procesare a hârtiei din plată.

Licența și condițiile de service detaliate sunt disponibile.