Cu toții încercăm să lucrăm în fiecare zi de la premisa că facem tot posibilul. Cu toate acestea, uneori, din motive care ne scapă de sub control, nu obținem cel mai bun rezultat. Cu toate acestea, puteți documenta, urmări și remedia orice probleme, deficiențe sau neconformități într-un proces numit acțiune corectivă.

În acest articol, discutăm originile acțiunilor corective, inclusiv metodologiile de calitate aferente, și formele pe care le ia în diferite industrii. Deși acțiunile corective sunt documentate și urmărite în documentele de acțiuni corective, aflăm că acțiunile corective solide și durabile implică mai mult decât completarea unui șablon și beneficiază de cunoștințele și puterea de gândire a întregii echipe.

Ce este acțiunea corectivă?

Acțiunea corectivă este un aspect al managementului calității care are ca scop rectificarea unei sarcini, a unui proces, a unui produs sau chiar a comportamentului unei persoane atunci când oricare dintre acești factori produce erori sau s-au abătut de la un plan intenționat. Acțiunile corective pot fi considerate ca îmbunătățiri ale unei organizații pentru a elimina efectele nedorite. Acțiunile corective pot fi aplicate unui întreg proiect atunci când livrabilele, indiferent dacă sunt tangibile sau de servicii, se abat de la rezultatul necesar. În HR în special pentru instituțiile de învățământ superior, acțiunile corective se aplică și angajaților individuali și funcțiilor pentru a comunica individului ce aspecte ale participării, comportamentului inacceptabil sau performanței necesită îmbunătățire.

Acțiunea corectivă, împreună cu acțiunea preventivă, sau CAPA, sunt concepte din cadrul Bunei practici de fabricație (GMP) și Analiza pericolelor și puncte critice de control/Analiza pericolelor și controalele preventive bazate pe risc (HACCP/HARPC), abordări asociate frecvent cu produse farmaceutice, dispozitive medicale, și siguranța alimentelor. CAPA este, de asemenea, utilizat pentru a asigura conformitatea cu FDA 21 CFR 820.100 și alte reglementări. Documentarea problemelor și luarea acțiunilor corective continuă să fie o cerință a ISO 9000 și a standardelor conexe, cum ar fi AS9100 (standardul aerospațial).

inteligentă

Andy Nichols este manager de program de calitate la Michigan Manufacturing Technology Center. „Ceea ce dorește fiecare client este să ajungeți la cauza principală a problemei și să luați măsuri în acest sens”, spune el.

Procesul de acțiune corectivă include identificarea clară a unei probleme și documentarea amănunțită a resurselor și pașilor necesari pentru atenuarea simptomelor imediate. Scopul său principal, totuși, este să găsească și să rezolve cauza principală a problemei. În mod ideal, acțiunile corective abordează doar problemele critice și problemele recurente, preocupările semnificative privind aprovizionarea, problemele care pun în pericol sănătatea sau siguranța sau circumstanțele în care un client solicită o schimbare pentru formă, potrivire și funcție.

  • Beneficii: Deși procesul poate părea birocratic și desenat, o acțiune corectivă formală oferă avantaje:
    • Vă parcurge procesul, deci nu este nevoie să reinventați roata de rezolvare a problemelor.
    • Documentul de acțiuni corective ajută la detalierea etapelor pentru rezolvarea unei anumite probleme.
    • Procesul de beneficii corective adaugă transparență activității și împuternicește echipele.
    • Captează experiență și schimbări pentru evenimente și dezvoltare viitoare.
  • Dezavantaje: Dacă sunt implementate prost, acțiunile corective devin un exercițiu birocratic în care uneori sunt completate cereri de acțiuni corective pentru incidente minore. Acțiunile corective riscă, de asemenea, să se concentreze pe simptome, mai degrabă decât pe cauzele principale. În plus, o echipă o poate percepe ca pe o activitate non-vitală pe care trebuie să o desfășoare unul sau doi membri ai echipei în timpul „timpului liber” lor mereu evaziv.

Cum contrastează acțiunea corectivă cu acțiunea preventivă?

CAPA include atât conceptele de acțiune corectivă, cât și acțiune preventivă. Cu o acțiune corectivă, remediați o problemă existentă sau o neconformitate; cu acțiuni preventive, luați măsuri proactive pentru a preveni potențialele probleme, adesea luând în considerare alte situații în care poate apărea și o problemă cunoscută. De exemplu, dacă aveți o neconformitate atunci când aplicați glazură pe o linie de cupe ceramice, este posibil să aveți aceeași neconformitate cu linia dvs. de plăci ceramice.

Acțiuni de dezvoltare: Putem privi acțiunile de dezvoltare ca fiind de natură de prevenire, deși scopul lor principal este îmbunătățirea procesului sau a produsului. În ceea ce privește acțiunile corective, scopul efortului ar trebui să fie bine definit, iar progresul și rezultatele ar trebui documentate. O documentație bună pentru proiecte noi poate ajuta la comunicarea scopului către echipă și la captarea lecțiilor învățate pentru eforturile viitoare.

Acțiuni recomandate vs. Acțiuni necesare: În unele cazuri, putem specifica acțiuni corective recomandate sau necesare. Acțiunile recomandate pot fi revizuite și apoi acceptate, respinse sau amânate. Acțiunile necesare provin de obicei dintr-un regulament sau dintr-o orientare sau politică internă. Trebuie să implementați acțiunile necesare - dacă nu puteți, trebuie să furnizați o justificare scrisă.

Care este semnificația măsurilor corective?

Măsurile corective sunt un mod documentat de rezolvare a problemelor sau condițiilor repetitive în care apar niveluri critice sau ridicate de neconformitate. Puteți identifica problemele printr-o varietate de mijloace, inclusiv analiza statistică.

Chiar și în rândul profesioniștilor în managementul calității persistă deseori confuzia cu privire la diferențele dintre acțiunile corective și cele preventive, deoarece oamenii consideră uneori că cele două acțiuni sunt aceleași. O parte din confuzie a apărut deoarece ISO 9000 a listat inițial cele două acțiuni adiacente una cu alta, cu acțiunile corective listate mai întâi. Revizuirea ISO 9000: 2015 indică faptul că acțiunile preventive sunt mai mult o cultură și fac parte din bunele practici de zi cu zi. Unele organizații confundă, de asemenea, fiecare caz de neconformitate cu ceva care necesită documentare - o modalitate de a crea documente nesfârșite.

Care este diferența dintre o corecție și o acțiune corectivă?

În esență, o corecție este stingerea incendiilor: este un răspuns reactiv și mai imediat la o problemă sau la limitarea unei probleme. De exemplu, pe măsură ce spălați vasele, dați peste sticla de săpun pentru vase. Ca răspuns, corectați sticla și ștergeți orice săpun vărsat - aceasta este o corecție. Dacă bateți sticla în fiecare zi, trebuie să găsiți un loc mai bun pentru sticlă și, prin urmare, aveți nevoie de o acțiune corectivă. O acțiune corectivă ar trebui să fie un răspuns mai atent la o problemă, în care investigați cauza care stă la baza, luați în considerare un plan de remediere și apoi documentați și implementați planul.

Ce este implicat în acțiunea corectivă?

Acțiunile corective sunt frecvent utilizate în resurse umane în instituțiile de învățământ superior atunci când angajații nu îndeplinesc standardele de performanță și se comportă corespunzător la locul de muncă. Acțiunea corectivă este un mod formal de a contura necesitatea schimbării comportamentale. Uneori, procesul este combinat cu coachingul ca parte a consecințelor crescânde, iar uneori acțiunile corective sunt considerate următorul pas după ce coachingul nu a reușit să modifice comportamentul. Acțiunile corective pot include un avertisment oral, un avertisment scris, suspendarea fără plată, reducerea salariului în cadrul clasificării, retrogradarea către o clasificare inferioară și, în cele din urmă, concedierea.

Ce este acțiunea corectivă la locul de muncă?

Acțiunile corective au multe aplicații la locul de muncă și pot fi aplicate în moduri diferite, în funcție de departament. Următoarele sunt exemple despre modul în care utilizați acțiuni corective în anumite situații.

Ce este o cerere de acțiune corectivă?

O cerere de acțiune corectivă (CAR) apare de obicei în setările de fabricație sau de producție. O CAR poate proveni dintr-o reclamație a clientului, un audit sau inspecție sau un eveniment de linie de producție. Este o cerere formală de eliminare a cauzei unei neconformități. Nonconformitatea poate fi într-un articol, proces sau serviciu. Adesea, cum ar fi atunci când un producător se ocupă de un furnizor, agenția de aprovizionare discută mai întâi problema înainte de a emite CAR. O cerere de acțiune corectivă poate include diferite niveluri de îngrijorare. De exemplu, tăietorul de unghii pentru câini cu o prindere care nu este confortabilă pentru oameni s-ar putea să nu fie la fel de critici ca tăietorii care ciupesc tampoanele de la picioare ale câinelui.

Ce este un plan de acțiune corectivă?

Un plan de acțiune corectivă (CAP) descrie, pas cu pas, modul în care intenționați să rezolvați o problemă sau neconformitate. Un PAC detaliază resursele necesare pentru a corecta cauzele unei probleme în cel mai rentabil și mai eficient cost. Obiectivele și beneficiile planului includ următoarele:

  • Oferă un mod standard de abordare a deficiențelor.
  • Oferă șabloane premade care descriu ce tipuri de informații aveți nevoie în planul dvs.
  • Acesta oferă un proces pentru a începe, cerceta, implementa și încheia un program de acțiune corectivă.
  • Clarifică responsabilitățile membrilor echipei sau ale antreprenorului.
  • Specifică ce tipuri de probleme necesită un plan de acțiune corectivă.

Ce ar trebui să fie inclus într-un plan de acțiune corectivă?

Un plan de acțiune corectivă ar trebui să fie foarte specific, cum ar fi atunci când detaliați o problemă într-o anumită parte dintr-o linie de producție. Dar poate fi, de asemenea, general: de exemplu, va trebui să vorbiți în termeni mai largi atunci când furnizați îndrumări detaliate pentru abordarea diferitelor gravități ale siturilor de deșeuri periculoase din întreaga țară și generarea documentelor necesare pentru a permite construcția în astfel de condiții. Un plan sau un șablon pentru rezolvarea problemelor poate detalia măsurile provizorii pentru a atenua problemele înainte de a găsi o soluție mai cuprinzătoare. Termenele se aplică, de asemenea, pentru crearea de planuri de acțiuni corective. De exemplu, entitățile de reglementare pot impune termene de livrare mai lungi, în timp ce problemele din fabrici pot necesita timpi de livrare mai scurți. Un plan de acțiuni corective poate include, de asemenea, următoarele informații:

  • Părțile interesate
  • Resurse disponibile pentru rezolvarea problemei
  • Constrângeri
  • Termenele limită
  • Valori pentru finalizare
  • Actualizări de progres

Care este procesul de acțiune corectivă?

Procesul de acțiune corectivă vă ajută să creați, să implementați și să vă verificați planul de acțiune corectivă. De fapt, puteți considera că acțiunea corectivă este o versiune atât a Six Sigma, cât și a PDCA, unde determinați și analizați problemele și verificați și implementați soluții. Andy Nichols spune că conceptul de acțiune corectivă a luat naștere din auditul clienților al furnizorilor. Problemele, cunoscute și sub numele de neconformități sau deficiențe, ar necesita acțiuni corective. În special industria producătoare de automobile a oferit de multă vreme furnizorilor formate pentru rezolvarea problemelor, inclusiv metoda de rezolvare a problemelor în 7 pași și metoda Eight Disciplines (8D), un proces dezvoltat de Ford Motor Company în anii 1980. 8D include acum o etapă preliminară de pregătire.

Procesul poate fi descris într-un mod mai simplu:

  • Pasul 1: Descrieți problema sau deficiența. Explicați cine, ce, unde, când și de ce. Descrieți rezultatul dorit și modul în care problema poate fi rezolvată.
  • Pasul 2: Enumerați persoanele responsabile de luarea acțiunilor corective, modul în care raportează progresul și problemele, cărora le raportează și când raportează.
  • Pasul 3: Creați soluții măsurabile, realizabile, cu termene realiste care se concentrează pe cauza principală.
  • Pasul 4: Implementați-vă acțiunile și gestionați acțiunile respective până la finalizare.
  • Pasul 5: Închideți procesul de acțiune corectivă cu un rezumat pentru a determina ce s-a făcut și pentru a informa echipa despre schimbări.
  • Pasul 6: Captează lecțiile învățate pentru problemele și proiectele viitoare.

Utilizarea unui șablon vă permite să creați cu ușurință planul de acțiune corectivă. Am inclus unul gratuit, descărcabil pentru utilizare.

Descărcați șablonul de plan de acțiune corectivă

Pentru început, trebuie să strângeți o echipă. Andy Nichols sugerează că echipele multifuncționale adaugă o valoare deosebită în a aduce perspective care se află în afara ariei problematice specifice. De exemplu, într-o linie de producție, soluția la o problemă poate sta într-o etapă anterioară sau după problema reală.

În unele cazuri, atunci când se ocupă de anumite reglementări federale, cum ar fi pentru Medicaid și CHIP, unui stat i se poate cere să creeze un panou permanent de verificare pentru a verifica planurile de acțiuni corective. În alte circumstanțe, o companie mare poate alege, de asemenea, să își creeze propriul comitet de revizuire a acțiunilor corective. Luați în considerare toate ideile în timp ce faceți o brainstorming. O analiză cost-beneficiu poate fi necesară pentru a determina fezabilitatea soluțiilor.

Atunci când ia în considerare echipa și soluția, Nichols crede, de asemenea, că înțelegerea stilurilor de rezolvare a problemelor oamenilor este vitală: cine are nevoie de o foaie de hârtie curată pentru a începe și cine intră? Uneori, un proiect sau un proces ar trebui să fie demolat și reproiectat, iar uneori timpul și resursele nu permit o refacere completă.

Atunci când efectuați o analiză a cauzei rădăcină, poate fi de asemenea util să înțelegeți modul în care problema a afectat produsul sau serviciul înainte de neconformitatea pe care ați identificat-o. Pentru a determina o soluție, este posibil să aveți nevoie de un instrument de analiză, cum ar fi 5 De ce, o diagramă Ishikawa (numită și o diagramă a osului de pește) sau o diagramă scatter. Acțiunile corective pentru respectarea reglementărilor pot necesita chiar să efectuați analize statistice pentru a găsi și documenta problemele.