Angajatorii trebuie să stabilească un tratament fiscal adecvat pentru angajați

ARTICOLUL INSIGHT | 21 ianuarie 2019

Majoritatea angajatorilor plătesc sau rambursează cheltuielile angajaților lor atunci când călătoresc pentru afaceri. În general, cheltuielile pentru transport, masă, cazare și cheltuieli suplimentare pot fi plătite sau rambursate de către angajator fără taxe dacă angajatul se află într-o călătorie pe termen scurt. Cu toate acestea, regulile fiscale devin mai complexe atunci când călătoria are o durată mai lungă. Uneori cheltuielile de călătorie plătite sau rambursate de angajator trebuie tratate ca o compensație impozabilă pentru angajat, sub rezerva formularului W-2 și impozite pe salarii.

atunci

Scopul acestui articol este de a aborda unele dintre cele mai frecvente aranjamente de călătorie care pot duce la venituri impozabile pentru angajați în scopuri fiscale federale. Deși călătoriile de afaceri pot ridica, de asemenea, probleme legate de impozitul de stat, aceste probleme depășesc domeniul de aplicare al acestui articol. Acest articol este destinat să fie doar o prezentare generală, deoarece consecințele fiscale pentru un angajat pentru un anumit aranjament de călătorie depind de faptele și circumstanțele acelui aranjament.

În discuția de mai jos, se presupune că toate cheltuielile de călătorie sunt obișnuite și necesare și sunt suportate de un angajat (sau un partener într-un parteneriat) în timp ce călătoresc departe de casă peste noapte pentru afacerea angajatorului. În plus, se presupune că cheltuielile sunt justificate corespunzător, astfel încât angajatorul să știe (1) cine a suportat cheltuielile; (2) unde, când, de ce și pentru cine a fost efectuată cheltuiala și (3) suma în dolari. Angajatorii trebuie să colecteze aceste informații într-o perioadă rezonabilă de timp după ce se efectuează o cheltuială, de obicei în termen de 60 de zile.

Anumite cheltuieli de masă și cazare se pot încadra într-un proces simplificat de fundamentare numit regulile „per diem” (deși chiar și aceste cheltuieli trebuie să îndeplinească unele dintre cerințele de fundamentare). Regulile per diem sunt în afara domeniului de aplicare al acestui articol.

Unul dintre elementele cheie pentru tratarea cheltuielilor de călătorie a angajaților este locația „locuinței fiscale” a angajatului. Conform IRS și a instanțelor judecătorești, locuința fiscală a unui angajat este locul de muncă obișnuit al angajatului, nu reședința personală a angajatului sau casa familiei. De obicei, locuința fiscală include întregul oraș sau zonă în care se află locul de muncă obișnuit. În general, numai cheltuielile plătite sau rambursate de un angajator pentru călătoria unui angajat departe de casa impozitului unui angajat sunt eligibile pentru un tratament fiscal favorabil ca cheltuieli de călătorie de afaceri.

Deplasare la un loc de muncă obișnuit

De obicei, cheltuielile efectuate pentru călătoria dintre reședința angajatului și locul de muncă obișnuit al angajatului (locuința fiscală) sunt cheltuieli personale de navetă, nu călătorii de afaceri. Dacă aceste cheltuieli sunt plătite sau rambursate de angajator, acestea reprezintă o compensație impozabilă pentru angajat. Acesta este cazul chiar și atunci când un angajat călătorește pe o distanță lungă între reședința angajatului și locul de muncă, cum ar fi atunci când un angajat ocupă un loc de muncă nou într-un alt oraș. Potrivit IRS, dacă este alegerea angajatului să locuiască departe de locul său de muncă obișnuit (casa cu taxe), atunci cheltuielile de călătorie între cele două locații care sunt plătite sau rambursate de angajator sunt venituri impozabile angajatului.

Exemplu: reședința personală a lui Bob este în Chicago, dar locul său de muncă obișnuit este în Atlanta. Angajatorul lui Bob îi rambursează pentru un apartament în Atlanta plus cheltuielile sale de transport între cele două orașe. Întrucât Atlanta este locuința fiscală a lui Bob, aceste cheltuieli de călătorie sunt cheltuieli personale de navetă, iar rambursarea cheltuielilor de către angajator este o compensație impozabilă către Bob.

Deplasare la două locuri de muncă obișnuite

Uneori, un angajator cere unui angajat să lucreze în mod constant în două locații comerciale din cauza nevoilor afacerii angajatorului. Factori precum locul în care angajatul petrece cel mai mult timp, are cea mai mare activitate de afaceri și câștigă cel mai mare venit determină care este locația primară, cealaltă fiind locația secundară. Reședința angajatului poate fi fie în locația primară, fie în cea secundară. În general, IRS consideră că costurile de transport între cele două locații pot fi plătite sau rambursate de către angajator fără taxe. În plus, cazarea și masa în locația care este departe de reședința angajatului pot fi în general plătite sau rambursate fără taxe.

Exemplu: Caroline locuiește în locația A și lucrează la sediul companiei sale acolo. Angajatorul ei deschide un nou magazin în Locația B și îi cere să se ocupe de operațiunile de zi cu zi timp de doi ani, în timp ce magazinul se pune la curent. Dar Caroline este necesară și la sediu, așa că angajatorul ei îi cere să petreacă două zile pe săptămână la sediul din Locația A și trei zile pe săptămână la magazinul din Locația B. Deoarece munca la fiecare locație este condusă de o nevoie de afaceri de Angajatorul Carolinei, este tratată ca având locuri de muncă primare și secundare și nu este tratată ca navetă între cele două locații. Călătoria Carolinei între cele două locații și mesele și cazarea ei în locația B pot fi rambursate fără taxe de către angajatorul ei.

Ca o chestiune practică, angajatorul trebuie să ia în considerare cu atenție și să poată susține nevoia de afaceri pentru ca angajatul să meargă în mod regulat înainte și înapoi între două locații comerciale. În cazurile care implică două locații comerciale, instanțele au analizat timpul petrecut, activitatea desfășurată și veniturile generate în fiecare locație. Simplul fapt că un angajat „se conectează” sau „contactează” la o locație de afaceri în apropierea reședinței sale este puțin probabil să îndeplinească cerințele pentru a avea două locuri de muncă obișnuite. În schimb, IRS ar considera probabil angajatul că are un singur loc de muncă obișnuit, cu deplasarea plătită de angajator între reședința angajatului și locul de muncă obișnuit, fiind cheltuieli de navetă impozabile.

Călătoriți când o reședință este un loc de muncă obișnuit

În unele cazuri, un angajator angajează un angajat să lucreze în general, sau numai, de la domiciliul angajatului, întrucât nu este necesar din punct de vedere fizic la locul de muncă al angajatorului. În cazul în care angajatorul solicită angajatului să lucreze regulat de la reședința sa, nu solicită sau se așteaptă ca angajatul să călătorească în mod regulat la un alt birou și nu oferă spațiu de birou pentru angajat în altă parte, atunci reședința poate fi casa de taxe, deoarece este locul de muncă obișnuit pentru angajat. Când angajatul trebuie să călătorească departe de reședința sa (casa cu taxe), cheltuielile temporare de călătorie pot fi plătite sau rambursate de către angajator fără taxe.

Exemplu: Jason este programator și lucrează în casa sa din Indianapolis pentru un angajator din Seattle. El călătorește periodic la Seattle pentru întâlniri cu echipa sa. Întrucât Jason nu are spații de birouri alocate în Seattle și se așteaptă de către angajatorul său să lucreze de acasă, cheltuielile de călătorie ale lui Jason către Seattle pot fi rambursate de către angajatorul său fără taxe.

Notă: Pot exista probleme de stat atunci când un angajator permite unui angajat să lucreze de la reședința sa într-un stat în care angajatorul nu are altfel un birou. De exemplu, într-un caz recent, Comisia de stat din Idaho a stabilit că o companie ar trebui tratată ca tranzacționând afaceri în Idaho, deoarece compania (1) avea un angajat în Idaho în scopul (sau rezultatul) câștigului sau profitului economic și (2) a furnizat angajatului un computer în scopuri de muncă. Comisia a ajuns la această concluzie, chiar dacă angajatul nu a lucrat cu clienții companiei și a scris doar codul software pentru sistemele interne ale companiei de la reședința angajatului.


Deplasare la un loc de muncă temporar

Uneori, un angajator atribuie temporar un angajat să lucreze într-o locație care este departe de locul de muncă obișnuit al angajatului, cu așteptarea ca angajatul să se întoarcă la locul de muncă obișnuit la sfârșitul misiunii. În acest caz, întrebarea cheie este dacă locuința fiscală a angajatului se mută la locul de muncă temporar. În cazul în care locuința fiscală se mută la locul de muncă temporar, cheltuielile de călătorie între reședința angajatului și locul de muncă temporar care sunt plătite sau rambursate de angajator sunt compensații impozabile angajatului deoarece sunt cheltuieli personale de navetă, mai degrabă decât cheltuieli de călătorie de afaceri. Dacă locuința fiscală a angajatului se mută sau nu la locul de muncă temporar depinde de durata misiunii și de așteptările părților.

  • Un an sau mai puțin. Dacă este de așteptat ca misiunea să dureze (și chiar să dureze) un an sau mai puțin, locuința fiscală a angajatului nu se mută, în general, la locul de muncă temporar. Prin urmare, cheltuielile de călătorie între reședința angajatului și locul de muncă temporar care sunt plătite sau rambursate de angajator sunt, de obicei, fără taxe pentru angajat ca călătorie de afaceri.

Exemplu: Janet locuiește și lucrează în Denver, dar este angajată de angajator să lucreze în San Francisco timp de 10 luni. Se întoarce la Denver după misiunea de 10 luni. Cheltuielile de călătorie ale Janet asociate cu misiunea ei în San Francisco, care sunt rambursate de angajatorul ei nu sunt venituri impozabile, deoarece acestea sunt considerate călătorii de afaceri temporare și nu cheltuieli personale de navetă.

  • Mai mult de un an sau nedefinit. Dacă se așteaptă ca misiunea să dureze mai mult de un an sau pentru o perioadă nedeterminată de timp, locuința fiscală a angajatului se mută, în general, la locul de muncă temporar. Acesta este cazul chiar dacă sarcina se termină devreme și durează de fapt un an sau mai puțin. În consecință, cheltuielile de călătorie între reședința angajatului și locul de muncă temporar plătite sau rambursate de angajator sunt despăgubiri impozabile angajatului ca cheltuieli personale de navetă.

Exemplu: Chris locuiește și lucrează în Dallas, dar este angajat de angajatorul său să lucreze în Oklahoma City timp de 15 luni înainte de a se întoarce la Dallas. Cheltuielile de călătorie ale lui Chris asociate cu misiunea sa în Oklahoma City care sunt rambursate de angajatorul său sunt venituri impozabile pentru el ca cheltuieli personale de navetă.

  • Un an sau mai puțin s-a extins apoi la mai mult de un an. Uneori, o sarcină se intenționează a fi pentru un an sau mai puțin, dar apoi este extinsă la mai mult de un an. Potrivit IRS, locuința fiscală se mută de la locul de muncă obișnuit la locul de muncă temporar în momentul prelungirii. Prin urmare, cheltuielile de călătorie efectuate între reședința angajatului și locul de muncă temporar care sunt plătite sau rambursate de angajator sunt cheltuieli neimpozabile de călătorie de afaceri până la momentul prelungirii, dar sunt compensații impozabile ca cheltuieli personale de navetă după prelungire.

Exemplu: angajatorul Beth o alocă la un loc de muncă temporar în ianuarie, cu o așteptare realistă că se va întoarce la locul de muncă obișnuit în septembrie. Cu toate acestea, în august, este clar că proiectul va dura mai mult timp, astfel încât misiunea lui Beth este prelungită în luna martie următoare. Odată ce angajatorul lui Beth știe sau are o așteptare realistă, că munca lui Beth la locația temporară va dura mai mult de un an, sunt necesare modificări ale tratamentului fiscal al cheltuielilor de călătorie ale lui Beth. Numai cheltuielile de călătorie suportate înainte de prelungirea din august pot fi rambursate fără taxe; cheltuielile de călătorie suportate și rambursate după prelungire sunt compensații impozabile.

Atunci când reședința unui angajat și locul de muncă obișnuit se află în aceeași locație geografică și angajatul este plecat într-o misiune temporară, angajatul se va întoarce adesea la reședință pentru weekenduri, sărbători etc. Cheltuielile asociate călătoriei în timpul deplasării spre și de la reședință pot fi plătite sau rambursate de un angajator fără taxe, dar numai până la suma pe care ar fi suportat-o ​​angajatul dacă angajatul ar fi rămas la locul de muncă temporar în loc să călătorească acasă.

Deplasare la un loc de muncă temporar - Situații speciale

Pentru ca un angajator să-și trateze plata sau rambursarea cheltuielilor de călătorie mai degrabă decât impozite, decât drept compensații impozabile, trebuie menținute legăturile angajatului cu locul de muncă obișnuit. Angajatul trebuie să se aștepte să se întoarcă la locul de muncă obișnuit după repartizare și să lucreze de fapt la locul de muncă obișnuit suficient de mult sau suficient de mult încât să rămână casa impozitului angajatului. Situații speciale apar atunci când misiunea unui angajat include călătorii recurente la un loc de muncă temporar, locuri de muncă temporare continue și pauze în sarcini la locurile de muncă temporare.

  • Călătorii recurente la un loc de muncă temporar. Deși IRS nu a publicat îndrumări oficiale care pot fi invocate, a abordat situațiile în care un angajat are un loc de muncă regulat și un loc de muncă temporar la care angajatul se așteaptă să călătorească peste mai mult de un an, dar numai în mod sporadic și rar . Conform îndrumării IRS, dacă călătoria unui angajat la un loc de muncă temporar este (1) sporadică și rară și (2) nu depășește 35 de zile lucrătoare pentru anul, călătoria este temporară, chiar dacă are loc în mai mult de un an. În consecință, cheltuielile pot fi plătite sau rambursate de un angajator fără impozite ca călătorii temporare de afaceri.

Exemplu: Stephanie lucrează în Locația A, dar va călători în funcție de necesități în Locația B în următorii trei ani. În cazul în care călătoria lui Stephanie în Locația B este rară și sporadică și nu depășește 35 de zile lucrătoare pe an, călătoria ei în Locația B în fiecare an poate fi rambursată de către angajator fără taxe, ca călătorie temporară de afaceri.

  • Locuri de muncă temporare continue. Uneori, un angajat nu are un loc de muncă obișnuit, ci are o serie de locuri de muncă temporare. În cazul în care reședința angajatului nu se poate califica ca fiind locuința sa fiscală în cadrul unui test cu trei factori dezvoltat de IRS, angajatul este considerat că nu are casă fiscală și este „itinerant” în scopul rambursării călătoriei. În acest caz, cheltuielile de călătorie plătite de angajator ar fi în general venituri impozabile pentru angajat.

Exemplu: Patrick lucra inițial în Locația A, dar angajatorul său îl trimite în Locația B timp de unsprezece luni, apoi îl repartizează pe Patrick Locația C pentru încă opt luni. Patrick va fi trimis în Locația D după Locația C, fără nicio așteptare de a reveni în Locația A. Patrick nu menține o reședință în Locația A. Cheltuielile de călătorie plătite lui Patrick de către angajatorul său vor fi probabil venituri impozabile pentru el.

  • Pauze între locurile de muncă temporare. Într-un memorandum intern, IRS abordează rezultatul atunci când un angajat are o pauză în sarcini la locurile de muncă temporare. La aplicarea regulii de un an, IRS notează că o pauză de trei săptămâni sau mai puțin nu este suficientă pentru a preveni agregarea sarcinilor, dar ar fi o pauză de cel puțin șapte luni. Unele companii aleg să nu agregeze sarcini atunci când pauzele sunt mai scurte de șapte luni, dar sunt considerabil mai lungi de trei săptămâni, având în vedere lipsa îndrumărilor de fond din partea IRS cu privire la această problemă.

Exemplu: locul de muncă obișnuit al lui Don se află în Locația A. Angajatorul lui Don îl trimite în Locația B timp de zece luni, înapoi la Locația A timp de opt luni și apoi în Locația B din nou timp de patru luni. Deși timpul lui Don în Locația B totalizează 14 luni, deoarece sarcinile de acolo sunt separate printr-o pauză de cel puțin șapte luni, acestea nu sunt agregate în scopul aplicării regulii de un an. În consecință, cheltuielile de călătorie asociate fiecărei misiuni separate în locația B pot fi rambursate de către angajator fără impozite ca călătorii de afaceri temporare, deoarece fiecare sarcină a durat mai puțin de un an.

Regulile fiscale privind călătoriile de afaceri sunt complexe, iar tratamentul fiscal poate varia în funcție de faptele unei situații. Angajatorii trebuie să analizeze cu atenție aranjamentele de călătorie de afaceri pentru a stabili dacă cheltuielile de călătorie pe care le plătesc sau le rambursează sunt impozabile sau nu sunt impozabile angajaților.