structura

Scris de Laura Tennyson

Cât de bună structură de date a foilor de calcul vă ajută să lucrați mai inteligent

Foi de calcul sunt una dintre cele mai utilizate software din lume. Peste 1 miliard de persoane le folosesc pentru a colecta, prelucra și raporta date în fiecare zi. Microsoft a creat Excel la sfârșitul anilor 1980 și încă domină piața, deși Foi de calcul Google este din urmă. Ca instrument de calcul tabelar online, Foi de calcul are o mare parte (deși nu toate) funcționalitatea Excel, combinată cu puterea actualizărilor în timp real și a funcțiilor de colaborare. Indiferent de programul pe care îl utilizați sau cu ce date lucrați, o bună structură de date a foilor de calcul vă poate transforma munca, sporind productivitatea și oferindu-vă date mai bune.

Foi de calcul: lipiciul dintre aplicații

Cu tot noul software existent, cu siguranță foile de calcul devin un lucru din trecut? S-ar putea să credeți, dar cercetările din Gartner arată că numărul de foi de calcul se dublează de fapt în fiecare an.

O serie de noi aplicații online menite să ajute oamenii să își organizeze și să gestioneze datele, cum ar fi Airtable, chiar imită foaia de calcul - dar cu o interfață mai modernă și mai ușor de utilizat.

De ce? Deoarece coloanele și rândurile sunt în continuare cel mai bun format pentru colectarea, transformarea, analiza și raportarea a aproape orice formă de date.

Proliferarea altor programe software duce la mai multe foi de calcul. Pe măsură ce companiile generează din ce în ce mai multe date, din surse din ce în ce mai multe, foile de calcul sunt în continuare cel mai simplu, ușor de utilizat și accesibil loc pentru a centraliza și prelucra aceste date. Indiferent de software-ul pe care îl utilizați (Google Analytics, Asana, Shopify, CRM-uri precum Hubspot sau ERP-uri precum SAP și Hyperion (), este foarte probabil să stocați, să partajați și să procesați multe dintre aceste date în foi de calcul.

În acest sens, foile de calcul funcționează ca un instrument important de conectare, precum lipiciul, între software.

Și joacă un rol crucial în luarea deciziilor. De fapt, 70% dintre companii iau decizii cheie pe baza datelor din foile de calcul. Citiți mai departe pentru a afla cum să urmați cele mai bune practici pentru structura datelor foilor de calcul și asigurați-vă că deciziile pe care le luați sunt cele potrivite pentru afacerea dvs.

Cel mai periculos instrument din lume?

Volumul mare de date stocate în foi de calcul - și deciziile incredibil de importante bazate pe acele date - au condus la avertismente cu privire la pericolele foilor de calcul, în special din lumea finanțelor. Scriind în Forbes, economistul Tim Worstall a spus că Excel ar putea fi „cea mai periculoasă piesă de software de pe planetă”. El a spus că este responsabil pentru unele decizii dureroase și costisitoare, pentru întreaga financiarizare a economiei din ultimii 30 de ani și, prin urmare, indirect, pentru prăbușirea financiară din 2007.

Motivul principal pentru care foile de calcul sunt văzute ca fiind atât de periculoase? Riscul de eroare manuală combinat cu o proiectare slabă a foilor de calcul, foi de calcul prea complexe și o lipsă de instruire.

Un sondaj efectuat în Marea Britanie a constatat că 33% dintre întreprinderile mari raportează luarea deciziilor deficitare din cauza problemelor de calcul tabelar, iar 17% au suferit pierderi financiare din cauza foilor de calcul slabe.

Un alt studiu, realizat în SUA de Dr. Felienne Hermans, expert în foi de calcul, a analizat un lot de 15.000 de foi de calcul Excel de la o companie. Ea a descoperit că 24% din foile de calcul cu formule conțineau erori și că 6% din toate conversațiile prin e-mail discutau de fapt despre erorile foilor de calcul.

Nu trebuie să fie cazul. Flexibilitatea incredibilă a foilor de calcul și universalitatea lor înseamnă că sunt aici pentru a rămâne, dar trebuie să le folosim mai bine. Din fericire, acest lucru devine mai ușor cu foile de calcul online, cum ar fi Foi de calcul Google, deoarece acestea pot fi utilizate în sisteme mai simplificate și automatizate.

Bunele practici de calcul tabelar vă vor economisi timp și frustrare și, desigur, vă vor oferi date exacte.

Aici avem 5 cele mai bune practici pentru o bună structură de date a foilor de calcul:

1. Începeți întotdeauna de la sfârșit

Ca și în cazul oricărei activități strategice, puteți planifica un curs de acțiune numai atunci când aveți în vedere un scop final. Este la fel cu foile de calcul și sistemele de date. Începeți prin a vă întreba

  • Ce date doriți să vedeți și în ce format? (de exemplu, un grafic, un grafic, o singură valoare)
  • Cine este publicul și cât de des trebuie să îl vizualizeze? (un singur număr care trebuie verificat săptămânal într-o diagramă sau un raport trimestrial pentru investitori?)

Concentrați-vă pe ce date doriți să vedeți, nu pe ce date aveți deja. Proiectați-l cu publicul în minte și amintiți-vă că datele trebuie prezentate într-un format ușor de înțeles.

2. Colectați date într-un format tabelar

După ce ați planificat ceea ce doriți să vizualizați (obiectivul), trebuie să vă întoarceți la început și să examinați modul în care colectați datele. O greșeală obișnuită aici este că oamenii proiectează foi de calcul pentru a arăta ca un raport.

O foaie de calcul de intrare este locul în care colectați date brute. Ar putea fi orice, de la o listă de bunuri primite până la o listă de detalii de contact. Dacă foaia dvs. de calcul este utilizată pentru colectarea și asamblarea datelor, nu vă lăsați tentați să arate bine.

Trebuie să aibă un format tabelar logic care să poată fi procesat corect de software!

Dacă datele dvs. sunt nestructurate, veți întâmpina probleme în aplicarea formulelor și prelucrarea datelor. În plus, veți primi erori.

Pentru o structură de date bună a foilor de calcul, rețineți:

  • Formatați datele ca o bază de date.
  • Asigurați-vă că toate rândurile de antet sunt la fel.
  • Verificați dacă fiecare rând și coloană conține date.
  • Nu îmbinați celulele.

3. Validarea datelor este cel mai bun prieten al tău

Orice introducere manuală într-o foaie de calcul crește șansa de erori, așa că nu uitați să minimizați acest risc utilizând validarea datelor. Acesta este un mod foarte simplu și eficient de a vă asigura că datele dvs. sunt corecte și că pot fi procesate corect.

Amintiți-vă că tehnologia este inteligentă, dar nu la fel de inteligentă ca noi! Un cuvânt poate fi tastat ușor diferit, iar spațiile și/sau variația tastaturilor și a punctuației pot provoca erori. Dacă aruncați o privire la un cuvânt sau un număr din foaia dvs. de calcul, acesta ar putea arăta la fel (de exemplu, „Marketing”, „Marketing”, „Marketing”, 1000, 1.000, 1.000, numărul „0” și litera „O” ), dar software-ul pentru foi de calcul va citi acest lucru ca date diferite.

Aplicarea validării datelor în foaia de calcul asigură faptul că persoanele care introduc date în foaia de calcul nu trebuie să introducă nimic manual. Faceți acest lucru adăugând un meniu drop-down la celulele de intrare. Imaginați-vă că utilizați o coloană din foaia de calcul pentru a urmări starea comenzilor. Puteți utiliza validarea datelor pentru a crea un meniu derulant, oferind opțiunile „în așteptare”, „comandat” sau „primit”.

În Foi de calcul Google, accesați meniul> Date> Validare date.

În Excel, accesați Date> Validare date și selectați o opțiune sub Permite. Puteți citi instrucțiuni pas cu pas despre validarea datelor în Excel aici.

4. Obțineți date de intrare mai sigure cu Google Forms

S-ar putea să vă gândiți la Google Forms ca la o aplicație de sondaj, dar vă recomandăm să o utilizați ori de câte ori doriți să adunați orice fel de informații de la colegi sau clienți. Pentru angajații interni, îl puteți utiliza pentru lucruri precum cereri de aprovizionare, cereri de locuri de muncă, IT sau cereri de vacanță. Pentru clienți, acesta poate fi utilizat pentru orice, de la comenzi până la înregistrarea evenimentelor. Formularele Google nu numai că vă economisesc timp; asigură acuratețe. Atunci când cineva introduce datele într-un formular, este mai probabil ca detaliile să fie corecte. Gata cu greșelile de ortografie sau numerele de telefon introduse greșit.

De asemenea, este deja în formatul corect pentru transferul pe foaia dvs. Google; citiți cum să conectați formularele la Foi de calcul aici.

Celălalt avantaj al formularelor este ușurința utilizării acestora. Să ne imaginăm că sunteți administrator al școlii și doriți să creați un sistem pentru ca profesorii dvs. să raporteze notele. Este posibil să fiți familiarizați cu foile de calcul și să le utilizați în mod regulat pentru a analiza și a culege date - dar aceasta ar putea să nu fie cea mai accesibilă metodă de colectare a datelor pentru profesorii dvs. Formularele Google oferă o interfață mult mai ușor de utilizat decât o foaie de calcul și puteți importa datele direct într-o foaie, strângând automat rapoartele de la profesorii dvs.

5. Păstrați datele de referință și datele de activitate separate

Datele bazei de date sunt date pe care le utilizați ca referință.

Aceste date sunt stabile sau fixe; nu se schimbă rapid în timp. Trebuie să aveți aceste date bine organizate, astfel încât să le puteți încrucișa cu date despre activitate. Imaginați-vă că conduceți un restaurant sau o companie de cosmetice. Veți avea nevoie de o bază de date cu rețete care să conțină toate produsele, ingredientele și cantitățile. Aceste informații sunt esențiale de fiecare dată când generați o comandă de producție. Trebuie să fie conectat la sistemul dvs. de inventar pentru a calcula ce ingrediente sunt consumate și în ce cantități, pentru fiecare comandă.

Este important ca datele bazei de date să fie păstrate izolate într-o foaie de calcul privată sau numai pentru vizualizare - oamenii nu trebuie să poată modifica aceste date (fie intenționat, fie accidental). Acest lucru garantează fiabilitatea datelor și, dacă este necesar, confidențialitatea datelor. Poate fi necesar să utilizați mai multe seturi de date ale bazei de date pentru un proces specific. Le puteți reuni într-o singură foaie de calcul cu mai multe file sau, dacă există un volum mare de date (sau alte persoane trebuie să le întrețină), este mai bine să le păstrați în foi de calcul separate.

Mențineți o singură sursă de adevăr

Este foarte obișnuit să găsiți aceleași date introduse în mai multe foi de calcul dintr-o varietate de silozuri, în aceeași organizație. Sursa unică de adevăr (SSOT) înseamnă structurarea datelor dvs. astfel încât să fie create sau modificate doar într-un singur loc. Când o introducere sau actualizare de date se face într-o singură locație, aceasta ar trebui actualizată peste tot. Pentru a face acest lucru cu foile de calcul, trebuie să partajați fișiere (de exemplu, folosind funcția de partajare Foi de calcul Google) și să faceți foile dvs. de calcul să vorbească între ele. Utilizați un instrument precum Sheetgo pentru a automatiza transferul de date între foi de calcul, pentru a menține o singură sursă de adevăr și pentru a simplifica fluxurile de date. Aceasta înseamnă că nu mai trebuie să copiați și să inserați manual date sau să partajați foi de calcul ca atașamente de e-mail.

Datele despre activitate se modifică frecvent. Sunt datele generate de procesele dvs.

Acestea sunt datele „actuale” care reflectă ceea ce se întâmplă în afacerea dvs. în fiecare zi. Într-o echipă de vânzări din interior, de exemplu, datele despre activitate pot include detaliile de contact și starea noilor clienți potențiali. Echipa va înregistra și actualiza în mod constant aceste informații. Într-un proces de finanțare, datele de activitate includ lucruri precum cheltuieli, finanțare și împrumuturi.

Datele despre activitate trebuie să aibă un Data (timpul) atașat la acesta. Acest lucru este esențial pentru crearea unui tablou de bord sau a unui raport.

Este important ca oamenii să poată introduce date de activitate de intrare într-un mod ușor de utilizat - dar este, de asemenea, important să nu interfereze cu datele altei persoane. În același timp, datele trebuie să fie bine structurate, astfel încât să puteți aplica formule pentru analiză.

Puteți face acest lucru prin:

  • Folosind Google Forms.
  • Integrarea software-ului dvs. cu o foaie de calcul.
  • Importul de informații într-un folder specific.
  • Utilizarea unor foi de calcul separate pentru utilizatori individuali pentru a preveni atingerea de către mâini a acelorași date de către prea multe mâini.

Asistență cheie: pregătiți-vă datele, planificați-vă sistemul.

Foi de calcul joacă un rol cheie în fiecare afacere de pe planetă și, datorită puterii cloud-ului, este acum mai ușor să lucrați cu ele mai sigur și mai productiv decât oricând. Luând timp pentru a organiza și implementa o structură de date foaie de calcul curată și eficientă, putem profita de toate avantajele pe care foile le oferă, minimizând în același timp riscurile.

Căutați mai mult ajutor și sfaturi pentru lucrul cu foi de calcul?