Link-uri rapide:

  • De ce să folosiți o cerere de ofertă în primul rând?
  • De ce nu un IFB?
  • Care este diferența?
  • O cerere de ofertă trebuie, cel puțin:
  • De ce nu există o deschidere publică a propunerilor primite prin închirierea unei cereri de oferte?
  • RFP: Negociere
  • Acțiuni de făcut și de negociat

Cerere de propunere (RFP) vs. Invitație pentru ofertă (IFB)

Această pagină web a fost elaborată în funcție de necesitatea unei școli de a utiliza o negociere competitivă (alias. Cerere de propunere (RFP)) și modul în care o cerere de ofertă va diferi de o ofertă sigilată competitivă (alias Invitație pentru ofertă (IFB)) să procure un bun sau un serviciu.

propunere

De ce să folosiți o cerere de ofertă în primul rând? - Motivul principal constă în faptul că unele solicitări, specificații generice s-ar putea să nu fie disponibile sau să se dovedească prea dificil de redactat. În plus, utilizarea unei evaluări convenționale bazată exclusiv pe preț pentru atribuirea unui contract nu poate obține produsul sau serviciul necesar. Multe produse și servicii complexe nu pot fi obținute prin licitație convențională bazată exclusiv pe preț. Acesta este motivul pentru care o școală poate alege o cerere de ofertă în raport cu o altă formă de achiziție, cum ar fi o invitație de licitație (IFB).

De ce nu un IFB? - O cerere de ofertă este un instrument excelent pe care îl pot folosi școlile în solicitarea de propuneri de la furnizori pentru produse și servicii care nu pot fi evaluate doar în funcție de cost. Mai mult, dacă școala intenționează să atribuie un contract rambursabil, atunci școala trebuie să utilizeze o cerere de ofertă.

Care este diferența? - Un IFB este utilizat atunci când nu există nicio diferență substanțială între produsele sau serviciile care îndeplinesc specificațiile, astfel încât singura diferență dintre ofertele receptive este prețul. Un IFB diferă de un RFP, care este utilizat atunci când prețul este doar unul dintre criteriile necesare pentru evaluarea ofertanților.

  • IFB poate fi utilizat atunci când știți „ce” și „cum”
  • RFP poate fi utilizat atunci când știți „ce”, dar nu „cum” sau „cum” pot varia de la un furnizor la altul

Un IFB poate avea ca rezultat doar unul dintre următoarele tipuri de contracte la preț fix:

  • un contract cu preț fix,
  • un contract cu preț fix cu ajustare economică a prețului sau
  • un contract cu preț fix cu redeterminare potențială a prețului.

Un RFP pe lângă cele de mai sus poate avea ca rezultat și un contract rambursabil.

Odată ce IFB este dezvoltat și scris, IFB este publicat publicului, ofertele sunt deschise public și atribuirea este anunțată public. Anunțul public și deschiderea sunt faze foarte importante ale procesului de licitație sigilată, deoarece sunt esențiale pentru a se asigura că achizițiile au loc pe un teren echitabil și concurențial echitabil. Negocierea nu este utilizată în mod normal cu licitarea concurențială sigilată. IFB este evaluat în funcție de costuri; IFB-urile sunt cel mai bine utilizate atunci când nu este necesară nicio negociere între ofertanții receptivi, iar contractul va fi atribuit numai pe baza prețului.

Indiferent de ce tip de instrument formal de achiziție este utilizat, RFP sau IFB, documentul de solicitare trebuie să prezinte toate cerințele pentru produsele și serviciile pe care școala ar dori să le achiziționeze. Acest lucru poate fi realizat prin descrierea scopului, sferei, descrierii, cerințelor minime sau așteptărilor, calificărilor sau capacității distribuitorului sau vânzătorului, criteriile de evaluare și alte cerințe.

În ceea ce privește RFP, acesta este evaluat în conformitate cu standarde ponderate predeterminate (adică puncte) care sunt enunțate în RFP în sine. Prețul va trebui să fie cel mai mare criteriu de greutate. După evaluare, discuțiile cu distribuitori calificați pot fi lăsați să explice sau să clarifice propunerile și pentru o „Cea mai bună ofertă și cea finală”. După finalizarea procesului de cerere de ofertă, negocierile pot fi, în anumite circumstanțe, utilizate pentru a asigura condiții mai avantajoase sau costuri reduse.

Spre deosebire de IFB, RFP permite școlilor să negocieze cu respondenții la solicitarea sa și astfel oferă mai multă flexibilitate în atribuirea contractului.

O cerere de ofertă trebuie, cel puțin:

  • menționează nevoile școlii de cumpărături folosind specificații clare și bine gândite care nu sunt prea restrictive,
  • specificați termenii și condițiile anticipate ale contractului,
  • furnizează informații pe care respondentul trebuie să le includă în propunerea sa,
  • identificați fiecare factor pe care cumpărătorul îl va utiliza pentru a evalua propunerile și a atribui contractul,
  • descrie modul în care vor fi luați în considerare factorii tehnici și de cost în stabilirea finală a respondentului care va primi contractul [adică importanța relativă (sau "greutatea") fiecărui factor în atribuirea contractului] și
  • declarați că atribuirea va fi făcută, pe baza prețului și a altor factori, către firma sau persoana responsabilă și responsabilă, al cărei răspuns este cel mai avantajos pentru agenția de cumpărare, după ce prețul și alți factori au fost luați în considerare.

Ca și în cazul unui IFB, RFP trebuie să fie anunțat publicului prin surse de știri care să permită școlii să ajungă la cât mai mulți potențiali respondenți și specifică o dată scadentă. Toate părțile interesate pot depune apoi propuneri. Cu toate acestea, spre deosebire de ceea ce se întâmplă atunci când se utilizează un IFB, există nicio cerință de deschidere publică a propunerilor primite pentru o cerere de ofertă.

De ce nu există o deschidere publică a propunerilor primite prin închirierea unei cereri de oferte? - Deoarece primirea propunerilor este, sub metoda RFP, doar primul pas, nu ultimul pas, care duce la atribuirea unui contract. Alți pași, cum ar fi evaluarea criteriilor pentru factorii tehnici și de cost, trebuie parcurși înainte ca școala să poată atribui contractul.

Acestea fiind spuse atunci când școlile folosesc o cerere de ofertă, ar trebui să aibă o înțelegere fundamentală a:

  • modul de stabilire a criteriilor de evaluare a factorilor care vor fi luați în considerare la determinarea ofertantului care va primi contractul și
  • cum să atribuiți scorurile în consecință.

Școlile ar trebui, de asemenea, să fie atente pentru că în timp ce costul ar trebui să fie factorul principal:

  • o pondere prea mică a costului poate duce la câștigarea contractului de către o propunere tehnică puternică, indiferent cât de mare este costul și
  • o pondere prea mare a costului poate duce la câștigarea contractului printr-o ofertă redusă, oricât de slabă ar fi propunerea tehnică.

RFP: Negociere - Atunci când școlile folosesc o cerere de ofertă, școala ar putea avea nevoie să negocieze cu infractorii cu privire la propunerile lor respective.

Această instruire acoperă doar dezvoltarea unei solicitări oficiale de achiziții publice și nu negocieri. Cu toate acestea, iată câteva „lucruri de făcut” și „nu trebuie” pe care școlile le pot urma?

Acțiuni de făcut și de negociat