E-mailurile au tendința de a ne prelua zilele de lucru. Dar există un truc care vă poate ajuta să treceți prin ele rapid și eficient: răspunsurile predefinite. Utilizarea șabloanelor pentru solicitări obișnuite nu numai că vă economisește timp, dar vă ajută să luați decizii mai rapide și mai rapide, eliminând fricțiunea scrierii fiecărui răspuns de la zero.

prin

Cu un pic de investiție inițială în timp, puteți pune împreună o bibliotecă de răspunsuri predefinite pentru majoritatea situațiilor. Pentru a începe, iată câteva dintre cele mai utile pe care le folosim pentru a economisi ore de timp în fiecare săptămână.

Cum se utilizează răspunsuri predefinite în Gmail

Puteți configura răspunsuri predefinite în aproape fiecare client de e-mail modern. Dar dacă sunteți utilizator Gmail, este foarte ușor.

Mai întâi, activați răspunsurile predefinite sub Setări> Avansat> Răspunsuri predefinite.

După ce setarea Gmail a fost activată, puteți salva e-mailurile pe care le-ați scris ca răspunsuri predefinite. Tastați un răspuns sau începeți un nou e-mail și apoi utilizați Marea și selectați Răspunsuri predefinite și Răspuns nou conservat... Pentru a-ți numi răspunsul.

Data viitoare când răspundeți la un mesaj, răspunsurile dvs. predefinite vor apărea în meniu și pot fi adăugate la mesaj cu un singur clic.

1. O solicitare rapidă pentru o întâlnire de 30 de minute cu un link calendaristic

Când utilizați: Puține lucruri ocupă mai mult timp decât programarea unei întâlniri. În loc să cheltuiți 4-5 e-mailuri încercând să găsiți un timp care să funcționeze pentru dvs., trimiteți un răspuns simplu, legat de calendarul dvs.

Calendly este o opțiune excelentă, dar există și alte servicii care fac lucruri similare, cum ar fi Doodle sau funcția Slots pentru programare Google Calendar.

Salutare,

Iată un link către calendarul meu. Simțiți-vă liber să alegeți un moment care funcționează pentru dvs. Când selectați o oră, asigurați-vă că introduceți detaliile de contact unde doriți să vă contactez.

[Link calendaristic]

Mulțumiri!

[Numele dumneavoastră]

2. Refuzați un e-mail de vânzare sau de parteneriat necorespunzător

Când utilizați: Nu toată lumea are un timp ușor de scădere a oportunităților care le-au venit în cale. Este doar natura umană. Nu vrem să fim negativi sau agresivi. Cu toate acestea, este prea ușor să petreci ore întregi încercând să îți perfecționezi răspunsul „Nu ești tu, sunt eu”.

Având un răspuns simplu conservat, scăpați de frecare și vă permite să faceți față acestor situații rapid și să continuați cu ziua.

În calitate de CEO al RescueTime, Robby Macdonell explică:

„Acesta pare aproape prost pentru că este atât de scurt. Nu salvează niciodată tastarea. Dar a spune oamenilor „nu” este foarte greu pentru mine și, dacă nu sunt atent, pot cheltui mult mai mult decât ar trebui încercând să dau seama de cel mai frumos mod de a scrie o notă „mulțumesc, dar nu mulțumesc”. "

Nu este ceva ce ne interesează să discutăm. Îmi pare rău!

Să aveți o zi bună.

[Numele dumneavoastră]

3. Deviați o solicitare de întâlnire pentru a trimite prin e-mail

Când utilizați: Timpul tău este cea mai prețioasă resursă a ta. Și trebuie să îl puteți proteja de oportunități proaste. Deși este ușor să respingi oportunitățile de afaceri care nu se potrivesc, este puțin mai dificil să respingi pe cineva care îți cere cu adevărat ajutorul.

În aceste situații, puteți utiliza acest răspuns predefinit pentru a elimina ușor solicitarea, menținând-o deschisă dacă doresc să continue să vorbească prin e-mail.

Salutare,

Mi-ar plăcea să aud mai multe, dar programul meu este într-adevăr plin în acest moment. Ce zici să continuăm conversația prin e-mail pentru moment? Apoi, dacă are sens să facem acest lucru, putem programa un apel la o dată ulterioară.

Mulțumiri!

[Numele dumneavoastră]

4. Gestionează un client supărat

Când utilizați: Nimănui nu-i place să primească vești proaste. Și se poate simți adesea paralizant încercând să redactezi un răspuns la un e-mail negativ. Aici este util să primim un simplu mesaj „primit și suntem pe el”. Acest lucru este deosebit de puternic atunci când vine de la cineva într-o funcție mai înaltă, cum ar fi un manager, vicepreședinte sau chiar CEO.

Salutare,

Nu sunt sigur ce a mers prost aici, dar îl transmit echipei noastre de asistență pentru a investiga.

Vom ajunge în partea de jos și vom urmări cât mai curând posibil.

5. Scapă de munca cu prioritate redusă

Când utilizați: Uneori pur și simplu ai prea mult de lucru pe farfurie. Dar, la fel ca refuzul unei oportunități de afaceri sau a unei întâlniri, este ușor să petreceți prea mult timp cu un răspuns negativ.

În aceste cazuri, este bine să aveți un răspuns simplu, pentru a informa oamenii că nu îi veți putea ajuta.

Salutare,

Mulțumesc că m-ai gândit la mine pentru acest proiect. Din păcate, programul meu este complet plin pentru următoarele săptămâni.

Cu toate acestea, am un [coleg de serviciu/coleg] care m-a ajutat cu acest tip de muncă în trecut. Aș fi fericit să ajung la ei și să văd dacă au timp.

Cum sună asta?

6. Împărtășirea instrucțiunilor sau cunoștințelor

Când utilizați: Există o mulțime de oportunități în care oamenii solicită ajutor prin e-mail. Și, deși unele dintre acestea vor avea nevoie cu siguranță de un răspuns personalizat, există, de asemenea, o mulțime de scenarii în care va economisi timp tuturor, indicându-le resursele pe care le-ați creat deja. Aceste răspunsuri predefinite sunt deosebit de bune pentru a face față temutelor e-mailuri „Pot să-ți aleg creierul”.

Salutare,

Vă mulțumim că ne-ați contactat!

Am reunit câteva postări care ar trebui să vă ajute să vă răspund la întrebări. Aruncați o privire și anunțați-mă dacă aveți întrebări specifice cu care vă pot ajuta.

Toate cele bune,

Alternative:

Dacă lucrați într-o companie, nu veți răspunde neapărat în modul de mai sus. În schimb, s-ar putea să doriți să indicați pe cineva către o placă Trello, Google Doc sau altă resursă unde poate găsi informațiile de care au nevoie. În acest caz, puteți crea un răspuns predefinit care spune:

Consultați acest [forum Trello, document Google etc.]. Este destul de extins și ar trebui să poată răspunde la majoritatea întrebărilor dvs. despre [Problemă].

Dacă mai aveți nevoie de ajutor, anunțați-mă.

Toate cele bune,

7. Trimiterea agendelor întâlnirilor

Când utilizați: Întâlnirile lungi, șerpuite și deschise sunt pustiul lumii afacerilor. Mai degrabă decât să respectați timpul tuturor și să profitați la maximum de a fi împreună, întâlnirile de multe ori renunță la curs și nu se încheie decât cu rezervarea unei alte întâlniri. Dar o mică lucrare inițială poate ajuta la rezolvarea acestui lucru.

Prin practicarea trimiterii în prealabil a unei agende și a punctelor de discuție, vă puteți asigura că întâlnirea începe cu piciorul potrivit.

buna tuturor,

Așteptăm cu nerăbdare întâlnirea noastră la [Data și ora întâlnirii]. Vă rugăm să luați câteva minute pentru a trece peste detaliile de mai jos:

Subiect: [Ce se discută]

Poartă: [Obiectivul întâlnirii]

Apelare: [Unde are loc? Ștergeți dacă nu este necesar.]

Întrebări de adresat:

Mulțumiri! Ne vedem pe toți atunci.

8. Amânați să răspundeți cuiva (și întrebați dacă este urgent)

Când utilizați: Unele e-mailuri necesită doar un răspuns rapid. Dar, în multe cazuri, vor lua un timp serios pentru a lua în considerare și pentru a răspunde (aceasta este ceea ce numim datoria de comunicare!)

În loc să lăsați greutatea e-mailului să vă scape întreaga zi, este bine să aveți un răspuns pregătit pregătit pentru a spune persoanei că ați primit e-mailul, îl gândiți bine și veți reveni la ei în scurt timp.

Salutare,

Vă mulțumesc mult că ați luat legătura.

Am vrut doar să vă anunț că mă uit la asta și vă voi contacta înainte de [sfârșitul zilei/sfârșitul săptămânii] cu un răspuns.

Dacă acest lucru este urgent, anunțați-mă și voi încerca să vă revin mai repede.

Toate cele bune,

9. Lansarea proiectului

Când utilizați: Un nou proiect este întotdeauna un catalizator pentru o cutie de mesaje debordantă. Mai degrabă decât să aveți o mulțime de întoarcere înainte și înapoi despre ce se întâmplă și cine face ce, un simplu răspuns inițial proiectat captează tot ceea ce dvs., echipa dvs. și clientul dvs. trebuie să știți într-un mesaj simplu. Gândiți-vă la asta ca la un mini document privind domeniul de aplicare al lucrului.

Puteți utiliza acest șablon (sau o versiune personalizată a acestuia) după o întâlnire inițială pentru inițierea proiectului intern, munca independentă a clienților sau lucrul cu o echipă externalizată.

buna tuturor,

A fost minunat să stau de vorbă cu tine zilele trecute și sunt încântat să pun proiectul în mișcare!

Iată o evidență a ceea ce am discutat (dacă ceva nu sună corect sau necesită clarificări, anunțați-mă pentru a putea clarifica înainte de a începe):

Obiectiv: [O linie, o explicație la nivel înalt a lucrării. Adică „Reproiectați pagina principală de marketing a companiei X.”]

Poartă: [Obiectivele de afaceri convenite atașate proiectului. Adică „Creșteți rata de conversie X% și rata de respingere mai mică cu X%”]

Livrabile:

  • [Livrabil 1]
  • [Livrabil 2]
  • [Livrabil 3]

Programa: [Când se desfășoară lucrarea și când trebuie să se întâmple prima etapă.]

Termeni de plată: [Cât va costa proiectul. Când va fi plătit. Si cum.]

Multumesc tuturor! Aștept cu nerăbdare să începem acest lucru și să lucrăm împreună.

Toate cele bune,

10. E-mailuri „înșelătoare” (reamintind clienților despre plăți sau trimiterea de fișiere/copiere)

Când să îl utilizați: E-mailurile creează adesea doar mai multe e-mailuri. Mai ales când vine vorba de ceva de care ai nevoie. Fie că este vorba de un fișier de la un designer, de o copie de la un scriitor sau de la o plată de la un client, există o mulțime de situații în care un șablon „deranjant” consolat este util.

Salutare,

Acesta este un scurt memento că [plata este depășită, aștept în continuare desenele/copiile și nu pot merge mai departe fără ele].

Vă rog să mă întoarceți cât mai curând posibil.

Cheia pentru răspunsuri excelente este personalizarea

Cheia utilizării răspunsurilor predefinite este configurarea șabloanelor de e-mail care vă vor oferi un început. Nu doar să faci treaba pentru tine.

Comunicarea este personală și ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să declanșați doar o grămadă de răspunsuri reci, uscate, cu șabloane.

Fiecare dintre aceste răspunsuri predefinite este conceput pentru a vă permite să le modificați și să le personalizați în funcție de situație. Acestea reduc fricțiunea de a scrie un răspuns la o întrebare obișnuită și vă scutesc de la gândirea „bine poate de data asta ...”

Și nu uitați, acesta este doar un punct de plecare. Dacă vă veți răspunde la aceeași întrebare de două ori, merită pe termen lung să o salvați ca șablon.

Doriți să găsiți mai multe modalități de a vă optimiza timpul în căsuța de e-mail? Consultați ghidul nostru gratuit pentru 21 de setări Gmail, care vă vor spori eficiența, concentrarea și productivitatea.

Jory MacKay este scriitor, marketer de conținut și editor al blogului RescueTime.

2 comentarii

Mulțumesc JORY, Aceasta este o informație atât de grozavă.