diem

Ce este diurnă? Ei bine, cel mai de bază, este o expresie latină care înseamnă „pentru fiecare zi”. Dar la nivel practic, ce înseamnă diurnă atunci când plătești angajații?

Indragosteste-te de salarizarea moderna

Există două abordări principale pentru aplicarea ratelor per diem:

  1. Ca indemnizații zilnice pentru angajații care călătoresc pentru afaceri.
  2. Ca plată pentru lucrătorii pe termen scurt cărora li se plătește o rată zilnică pentru munca lor, mai degrabă decât o rată orară sau un salariu.

Să aruncăm o privire asupra semnificației diurnei în ambele contexte.

Cum plătesc o dietă pentru angajații călători?

Atunci când un angajat călătorește pentru afaceri, este posibil să ajungă la costuri suplimentare pentru cazare, masă și alte articole. Și se așteaptă să fie rambursate.

O modalitate prin care vă puteți rambursa angajații pentru cheltuielile de călătorie de afaceri este prin diurnă. Exemple de elemente pe care IRS le consideră eligibile pentru o dietă includ:

  • Cazare
  • Mese
  • Spălătorie, curățătorie chimică și presare a hainelor
  • Room service
  • Taxe și sfaturi pentru furnizorii de servicii, inclusiv manipulatori de bagaje și servere de alimente

Rețineți că diurnele nu includ transportul către și de la fiecare locație. În calitate de proprietar de afacere, puteți face aranjamente de călătorie pentru angajații dvs. sau le puteți permite angajaților să își rezerve propria călătorie și apoi să le ramburseze.

De asemenea, puteți alege să faceți aranjamente de călătorie pentru angajații dvs., care includ transportul la locație, precum și cazare. În acest caz, puteți oferi o Cheltuieli per diem pentru mese și cheltuieli neprevăzute, care include totul în lista de mai sus, cu excepția cazării.

Puteți oferi angajaților diurna în avans, poate acordând angajaților numerar sau atribuindu-le un card de credit al companiei. Unele companii permit, de asemenea, angajatului să păstreze orice sumă pe care nu o cheltuie. Sau, vă puteți rambursa angajații când se întorc.

Î: Cum funcționează rambursările?

Care sunt ratele per diem?

Puteți stabili propriile tarife per diem, dar guvernul are și recomandările sale în funcție de locul în care călătorește angajatul dumneavoastră. Puteți utiliza o rată care include toate costurile eligibile pentru IRS sau să compensați numai mesele și incidentele.

Există două metode de calcul al ratelor diurne.

Dacă doriți să vă planificați în funcție de un anumit oraș sau stat, puteți utiliza instrumentul GSA de zi cu zi. Ar trebui să utilizați tarifele pentru locul în care angajatul dvs. va sta peste noapte.

Dacă doriți să faceți lucrurile mai ușoare și să scăpați de necesitatea de a ține evidența tarifelor individuale ale orașului, puteți folosi în schimb metoda de fundamentare înalt-scăzut. IRS lansează noi tarife în fiecare an pentru Statele Unite continentale: una pentru zonele cu costuri ridicate și una pentru toate celelalte zone.

De exemplu, ratele 2020-2021 sunt:

Zonele cu costuri ridicate Toate celelalte zone
Total per diem292 dolari198 dolari
Mesele și incidentele numai pe zi71 USD60 USD

Puteți afla care locuri sunt considerate costuri ridicate în fiecare an prin buletinul IRS din acel an (a se vedea secțiunea 5).

Dacă angajatul dvs. călătorește în Alaska, Hawaii sau într-un SUA teritoriului, uitați-vă la tarifele per diem stabilite de S.U.A. Administrarea serviciilor generale. Pentru călătoriile în afara SUA, Departamentul de Stat stabilește tarifele diurne.

În cele din urmă, dacă vă aflați în industria transporturilor, există un set separat de tarife pentru cheltuieli cu mesele și cheltuielile accidentale (a se vedea secțiunea 3).

Indemnizațiile zilnice în prima și ultima zi de călătorie reprezintă 75% din diurna totală.

Ce se întâmplă dacă plătesc mai puțin decât rata zilnică federală?

De asemenea, nu trebuie să vă compensați angajații la rata federală.

Dacă alegeți să plătiți mai puțin, IRS oferă două opțiuni pentru stabilirea diurnelor:

  • Luați-vă suma zilnică totală, scădeți tariful standard pentru mese și alte cheltuieli neprevăzute și tratați restul ca cazare pe zi; sau
  • Luați suma zilnică totală și desemnați 60% pentru cazare și 40% pentru mese și incidente.

Indiferent de tarifele pe zi pe care le alegeți, este important să fiți consecvenți. Așadar, alegeți o metodă care funcționează pentru afacerea dvs. și rămâneți cu ea pentru toate călătoriile de afaceri ale angajaților.

Există implicații fiscale cu diurnele?

Puteți plăti angajaților dvs. orice credeți că este rezonabil pentru o dietă, dar pot exista implicații fiscale atât pentru dvs., cât și pentru angajații dvs.

Să vorbim mai întâi despre angajații dvs. Nu trebuie să plătească impozite pe diurnele care sunt:

  • Egale sau mai mici decât ratele per diem federale; și
  • Se reflectă în mod corespunzător pe un raport de cheltuieli pe care îl depun la returnare.

Dar orice sumă pe care o dați peste rata federală este considerată impozabilă pentru angajat.

Și dacă alegeți să furnizați o sumă stabilită și nu solicitați un raport de cheltuieli - care să permită angajatului dvs. să păstreze orice exces - întreaga dietă devine venit impozabil pentru angajatul dvs.

Rapoartele de cheltuieli de la angajați trebuie depuse în termen de 60 de zile de la călătorie și ar trebui să includă informații precum:

  • Scopul afacerii
  • Datele)
  • Locație (e)
  • Chitanțe de depunere, dacă este cazul
  • Indiferent dacă plata respectă rata GSA M&IE sau diferă

Dacă un angajat nu raportează în mod corespunzător cheltuielile, ar putea fi obligat să plătească impozit pe rambursare. Vă recomandăm să discutați cu contabilul dvs. (și cu angajații dvs.!) Dacă raportarea cheltuielilor în timp util și precis este o dificultate.

Dietele pot afecta, de asemenea, impozitele dvs. ca angajator.

Este posibil să puteți deduce porțiuni din diete plătite angajaților ca cheltuieli de afaceri. Acest lucru, la rândul său, vă poate reduce veniturile afacerii în scopuri fiscale.

Pentru a profita de aceste deduceri, trebuie să vă asigurați că păstrați înregistrări bune. Cu cât înregistrările sunt mai complete, cu atât este mai bună capacitatea dvs. de a deduce cheltuielile. Discutați cu contabilul dvs. pentru a confirma ceea ce puteți și nu puteți deduce.

Rulați salarizarea și beneficiile cu Gusto

Ce înseamnă muncă per diem?

Acum, că am trecut în revistă primul tip de diurnă, să discutăm ocuparea diurnă.

Acesta este momentul în care aveți lucrători care vin zilnic pentru a completa lacunele lăsate de lucrătorii obișnuiți, să zicem când un angajat obișnuit este în vacanță sau este în concediu medical. În loc să plătiți lucrătorii diurni pe oră, sunteți de acord cu o rată pe zi.

Atunci când calculați bugetul și cheltuielile pentru lucrătorii diurni, asigurați-vă că aveți în vedere următoarele:

  • În timp ce lucrătorii zilnici sunt plătiți cu o rată zilnică, este important să le calculați tariful pe oră pentru a vă asigura că nu încălcați legile salariului minim.
  • Dacă lucrătorii zilnici călătoresc pentru muncă, va trebui să acoperiți cheltuielile de călătorie legate de afaceri. Muncitorii per diem pot primi o dietă pentru călătorii!
  • Angajatorii sunt obligați în plus să plătească ore suplimentare lucrătorilor diurni care se înregistrează mai mult de 40 de ore pe săptămână sau mai mult de 8 ore pe zi. Salariul pentru ore suplimentare tinde să fie de 1,5 ori „rata obișnuită” a salariului, care include toate salariile și compensațiile - inclusiv dietele pentru călătorii - câștigate în timpul unei săptămâni de muncă. Legile privind orele suplimentare variază în funcție de stat, deci asigurați-vă că vă adresați consilierului dvs. juridic.

Lucrătorii zilnici pot fi clasificați fie ca angajați, fie ca contractanți. Așadar, asigurați-vă că respectați în continuare regulile de salarizare relevante, fie că țineți evidențe bune sau că plătiți impozite pe angajatori.

Notă rapidă: Acest lucru nu trebuie luat ca o consiliere fiscală. Deoarece regulile fiscale se schimbă în timp și pot varia în funcție de locație și industrie, consultați un CPA sau un consilier fiscal pentru îndrumări specifice. Găsiți un contabil aici.

Această postare a fost publicată inițial pe 1 noiembrie 2019.

Notă rapidă: Acest lucru nu trebuie luat ca o consiliere fiscală. Deoarece regulile fiscale se schimbă în timp și pot varia în funcție de locație și industrie, consultați un CPA sau un consilier fiscal pentru îndrumări specifice. Găsiți un contabil