Ultima actualizare 16/07
Se aplică personalului neexceptat
Politici conexe:

acțiune

Proceduri

Pași de acțiune corectivă

Politica universitară de acțiune corectivă constă din patru pași care sunt în general administrați în ordine progresivă. Cu toate acestea, în unele cazuri, gravitatea infracțiunii sau problema performanței poate justifica omiterea unuia sau mai multor pași în proces. Pentru a asista supraveghetorii în stabilirea nivelului adecvat de acțiune corectivă într-o anumită situație și pentru a promova coerența în aplicarea procesului de acțiune corectivă, o diagramă de la sfârșitul acestei secțiuni oferă exemple de infracțiuni și pași de acțiune corespunzători.

Conversație documentată

Supervizorul va oferi un avertisment angajatului printr-o conversație documentată cu angajatul pentru a îmbunătăți performanța și/sau preocupările privind prezența și va pune angajatul la cunoștință că problemele suplimentare de performanță și/sau prezență vor duce la acțiuni corective. Dacă performanța și/sau prezența nu se îmbunătățesc, vor fi luate măsuri corective. Supraveghetorul ar trebui să-și notifice Consultantul în resurse umane pentru a stabili când și în ce măsură ar trebui întreprinse acțiuni corective, până și inclusiv eventuala încetare.

Avertisment la primul nivel

Avertismentul de primul nivel este o metodă formală de informare a unui angajat cu privire la o încălcare relativ minoră a regulilor universității sau departamentului sau cu privire la eșecul îndeplinirii atribuțiilor de serviciu într-un mod acceptabil. În general, un avertisment de primul nivel apare după ce un angajat a primit consiliere de la supraveghetorul său în legătură cu problemele, și este destinat să-l încurajeze pe angajat să schimbe comportamentul.

Avertisment de nivelul doi

Avertismentul de al doilea nivel este utilizat atunci când persistă probleme de performanță și/sau prezență sau când este justificată o acțiune mai severă decât un avertisment de primul nivel.

Suspendare fără plată

O suspendare fără plată de trei sau mai multe zile lucrătoare programate este emisă atunci când persistă probleme de performanță și/sau prezență sau când infracțiunea este atât de gravă încât o avertizare de primul și/sau al doilea nivel nu este adecvată. Supraveghetorul ar trebui să se consulte cu un consultant în resurse umane înainte ca un angajat să fie suspendat. Un consultant de resurse umane poate fi contactat prin e-mail la adresa [email protected] sau apelând 631-5900.

Rezilierea

Dacă toate acțiunile disciplinare anterioare nu rezolvă situația sau dacă natura încălcării este atât de gravă încât o avertizare de primul sau al doilea nivel sau o suspendare nu este adecvată, angajatul este supus rezilierii. Supraveghetorul trebuie să se consulte cu un consultant în resurse umane înainte ca un angajat să poată fi destituit. Un consultant de resurse umane poate fi contactat prin e-mail la adresa [email protected] sau apelând 631-5900.

Piesa de acțiune corectivă

Problemele de performanță și/sau prezență sunt abordate ca o singură cale în procesul de acțiune corectivă. De exemplu, un angajat căruia i s-a emis un avertisment de primul nivel pentru o problemă de performanță ar primi un avertisment de al doilea nivel pentru o problemă de prezență care justifică acțiuni corective.

Durata acțiunii corective rămâne activă

Acțiunea corectivă este activă pe o perioadă de doi ani. Prin urmare, dacă există o cauză pentru alte acțiuni corective în termen de doi ani, următorul nivel al acțiunilor corective va fi luat în mod normal. Dacă sunt mai mult de doi ani, dar mai puțin de cinci ani, de la ultima acțiune corectivă similară, ar trebui aplicat în general același nivel de acțiune corectivă. Dacă au trecut cinci sau mai mulți ani de la ultima acțiune corectivă, nu ar trebui făcută nicio referire la acțiunea corectivă anterioară.

Conținutul memoriei cu acțiuni corective

Orice măsură corectivă întreprinsă trebuie susținută de documentația corespunzătoare. Atunci când este inițiată o acțiune corectivă, aceasta trebuie documentată într-o notă scrisă de la supraveghetor către angajat. Angajatul și supraveghetorul primesc și păstrează o copie a notei de acțiuni corective pentru evidența lor, în timp ce originalul este transmis Biroului de resurse umane, ATTN: HR Consultant, 200 Grace Hall pentru plasare în dosarul personalului angajatului. Nota de acțiuni corective ar trebui să includă următoarele:

  • Acțiunea întreprinsă (de exemplu, avertismentul de primul nivel, avertismentul de al doilea nivel, suspendarea sau încetarea).
  • Încălcarea sau problema specifică pentru care se emite acțiunea. (de exemplu, performanță, probleme de comportament sau participare)
  • Cazuri specifice de comportament problematic sau încălcări, inclusiv date și ore.
  • Revizuirea discuțiilor anterioare de consiliere sau a pașilor de acțiune corectivă, dacă există.
  • Descrierea impactului comportamentului angajatului asupra organizației sau grupului de lucru.
  • Declarația așteptărilor și termenul stabilit care trebuie atins.
  • Descrierea consecințelor (de exemplu, dacă acest pas eșuează, este posibil să fiți supus unor acțiuni corective suplimentare până la încetarea angajării inclusiv).
  • Trimitere la procedura de reclamație pentru personal (neexentată) și la Programul de asistență pentru angajați (EAP), dacă este cazul, și modul de accesare a fiecăruia.
  • Semnătura supraveghetorului.
  • Semnătura angajatului (inclusiv următoarea declarație: „Semnătura angajatului nu indică neapărat acordul lor, ci doar faptul că au primit această notă.”) În cazul în care angajatul refuză să o semneze, acest lucru trebuie menționat în notă.

Memo-ul de acțiuni corective ar trebui să includă vocabular care poate fi ușor înțeles de către angajat și să fie menționat într-o manieră faptică și obiectivă.

Planificarea întâlnirii de acțiune corectivă

Înainte de intalnire

  • Efectuați o investigație aprofundată a incidentului sau a problemei, inclusiv intervievarea angajatului sau a oricăror persoane care au asistat la incident sau au cunoștințe directe despre problema performanței.
  • Examinați toate notele pe care le-ați făcut cu privire la problemă, inclusiv documente justificative, cum ar fi copii ale notelor de acțiuni corective anterioare, dacă este cazul, note, înregistrări de prezență sau note informale despre sesiunile de consiliere.
  • Dacă suspendați sau revocați angajatul, revizuiți-vă planurile împreună cu supervizorul dvs. și cu un consultant în resurse umane de la Biroul Resurse Umane.
  • Pregătiți o schiță a acțiunii corective sau nota de reziliere și o schiță a punctelor pe care trebuie să le acoperiți în timpul ședinței.
  • Anticipați întrebările pe care angajatul le va pune probabil și fiți pregătiți cu răspunsuri sau cu un angajament de a reveni la angajat dacă răspunsul nu este cunoscut.
  • Aranjați-vă cu angajatul pentru a vă întâlni în biroul dvs. sau în altă zonă privată. Durează întâlnirea când angajatul este cel mai puțin probabil să se confrunte cu colegii de muncă, mai ales dacă se face o suspendare sau încetare. Cel mai adesea, se preferă sfârșitul unei zile de lucru și sfârșitul unui ciclu de lucru.

În timpul întâlnirii

  • Afirmați problema specifică în ceea ce privește performanța dorită a postului în comparație cu performanța reală a postului.
  • Examinați sesiunile de consiliere anterioare sau măsurile de acțiune corectivă care au fost luate.
  • Oferiți angajatului o șansă de a răspunde și explica.
  • Descrieți pentru angajat schimbarea specifică a performanței la locul de muncă pe care o așteptați.
  • Rugați angajatul să confirme înțelegerea sa asupra așteptărilor dumneavoastră.
  • Spuneți angajatului pasul de acțiune corectivă pe care îl faceți (de exemplu, avertisment la primul nivel, avertisment la al doilea nivel, suspendare fără plată sau reziliere).
  • Indicați-vă încrederea în capacitatea angajatului de a obține performanțe adecvate în viitor, dacă este cazul.
  • Revizuiți procedura de acțiune corectivă și consecințele dacă așteptările declarate nu sunt îndeplinite.
  • Consultați Procedura de reclamație pentru personal (neexentat) și Programul de asistență pentru angajați, dacă este cazul, și modul de acces.
  • Oferiți o copie a notei de acțiune corectivă semnată angajatului.

Dupa intalnire

  • Rezumați pe scurt întâlnirea în scris pentru fișierele dvs. cu comentarii de fapt și exemple de ceea ce s-a întâmplat.
  • Transmiteți nota de acțiune corectivă originală către Biroul Resurse Umane, ATTN: HR Consultant, 200 Grace Hall.
  • Monitorizați performanța angajatului și mențineți o comunicare deschisă pentru a oferi angajatului oportunitatea și asistența pentru corectarea problemei.

Rolul programului de asistență pentru angajați

Programul de asistență pentru angajați este o resursă disponibilă pentru angajații care ar putea întâmpina probleme în afara muncii care afectează performanța sau prezența. Supraveghetorii ar trebui să se simtă liberi să reamintească angajaților acest serviciu în orice moment al relației supraveghetor/angajat. La a doua etapă de avertizare sau suspendare, supraveghetorul poate alege să facă o sesizare EAP obligatorie, dacă este cazul.

Încetări

Încetarea angajării este acțiunea finală atunci când toate celelalte etape adecvate nu au reușit să realizeze îmbunătățirile dorite. În plus față de liniile directoare menționate anterior în acest document, există considerații suplimentare atunci când încetarea unui angajat devine necesară. De exemplu:

  • Poate fi recomandabil ca un martor de conducere să fie prezent și/sau personal de securitate în așteptare în timpul ședinței de încheiere.
  • Obțineți în avans informații de la consultantul resurse umane din cadrul Biroului de resurse umane cu privire la aspecte precum prestații, asigurări și plata finală.
  • Nu uitați să confirmați adresa curentă și numărul de telefon al angajatului.
  • Colectați toate proprietățile Universității aflate în posesia angajatului (chei, carte de identitate, autocolant de parcare și card de acces, deschizător de poartă, pagere, telefoane mobile, instrumente, manuale etc.)
  • Cel mai important, profitați de rețeaua de asistență care există pentru a ajuta la diferitele etape ale acțiunii corective. Aceasta include managementul din departamentul dvs., consultantul în resurse umane și programul de asistență pentru angajați.

Exemple de linii directoare privind infracțiunile

Următoarea listă este concepută ca un ghid general. Situațiile individuale sunt evaluate în consultare cu Biroul Resurse Umane atunci când se iau măsuri corective. Prin urmare, nu este posibilă o listă complet incluzivă a tuturor motivelor care vor justifica acțiunile corective și/sau încetarea. Infracțiunile enumerate sunt doar exemple de tipuri de conduită inacceptabilă care ar putea duce la acțiuni corective sau descărcare.