Acest articol a fost actualizat pentru a reflecta tarifele din 2020.

zilnică

Atunci când angajații suportă cheltuieli de afaceri legate de călătorii, s-ar putea să luați în considerare acoperirea costurilor acestora. Puteți rambursa angajații pentru cheltuieli acordându-le o plată diurnă. Ce este plata diurnă?

Ce este per diem?

Per diem este o indemnizație zilnică pe care o acordați angajaților pentru a acoperi cheltuielile de afaceri legate de călătorii. Per diem înseamnă „pentru fiecare zi”. Oferiți angajaților o sumă fixă ​​de bani pentru a acoperi cheltuielile zilnice de trai, inclusiv cazarea, masa și cheltuielile accesorii. Per diem poate fi, de asemenea, limitat la acoperirea doar a meselor și a cheltuielilor accesorii.

Angajații apreciază diurna, deoarece le oferă șansa de a călători pentru afaceri fără a cheltui din propriile buzunare. Cu toate acestea, nu vi se cere să oferiți diurnă angajaților.

Ce acoperă per diem?

Nu puteți acorda angajaților o rambursare diurnă pentru a acoperi cheltuielile de transport sau rambursarea kilometrajului. Per diem acoperă doar trei tipuri de cheltuieli:

  • Cazare (de exemplu, hotel)
  • Mese
  • Cheltuieli accidentale (de exemplu, curățătorie chimică)

Angajații primesc o dietă completă dacă au nevoie de rambursare pentru cazare, precum și pentru mese și cheltuieli suplimentare (M&IE). Să presupunem că un angajat care lucrează în Ohio trebuie să călătorească la New York pentru weekend. Ați oferi o dietă completă pentru a acoperi costurile cazării, meselor și incidentelor.

Puteți plăti angajaților o rată diurnă mai mică, care acoperă M&IE numai dacă nu trebuie să plătească pentru cazare. De exemplu, dacă un angajat rămâne cu familia, le-ați acorda diurnă numai pentru mese și incidente.

Cum funcționează diurna?

Per diem este un substitut pentru utilizarea unei metode reale de rambursare a cheltuielilor. În loc să plătiți angajaților suma exactă pe care au cheltuit-o într-o călătorie (cheltuială reală), furnizați tariful pe zi.

Puteți oferi diurnă în avans înainte ca angajatul să călătorească pentru afaceri. Sau, puteți da diurnă după.

Chiar dacă acordați angajaților o rată diurnă fixă ​​în loc de rambursare efectivă, trebuie totuși să colectați rapoarte de cheltuieli. Rapoartele de cheltuieli nu trebuie să fie la fel de detaliate ca atunci când rambursați angajații cu metoda cheltuielilor efective.

Angajații trebuie să depună un raport de cheltuieli și să vi-l dea în termen de 60 de zile de la utilizarea diurnei. Raportul de cheltuieli ar trebui să includă următoarele informații:

  • Data, ora și locul
  • Suma cheltuielilor
  • Scopul afacerii

Deci, cum se plătește diurnă? Oferiți angajaților rata zilnică fixă. Nu trebuie să aprobați sau să refuzați cheltuielile unui angajat. În majoritatea cazurilor, angajații pot păstra banii zilnici neutilizați.

Ratele per diem federale

Există două moduri diferite de a determina ratele zilnice. Veți utiliza metoda ridicată-scăzută sau metoda ratei diurne standard pentru a calcula tarifele.

Folosiți S.U.A. Site-ul web al Administrației pentru servicii generale pentru a afla tarifele pentru anumite localități.

rata zilnică ridicată-scăzută înseamnă că rata zilnică este mai mare în anumite orașe decât în ​​altele. Rata zilnică ridicată-scăzută va determina cât de multă zi este permisă. Orașele mari cu un cost al vieții mai ridicat au rate ridicate (de exemplu, New York City).

Deoarece tarifele zilnice mari-mici se bazează pe costul vieții, tarifele de cazare se pot modifica de la lună la lună. În lunile în care hotelurile percep mai mult, rata diurnă este mai mare.

Folosește rata zilnică standard dacă nu există o rată specificată pentru un oraș. Tariful zilnic standard din 2020 este de 151 USD (96 USD pentru cazare și 55 USD pentru mese și cheltuieli suplimentare). În prima și ultima zi de călătorie a unui angajat, trebuie să plătiți doar 75% din tariful standard.

Pentru mai multe informații, consultați publicația IRS 1542 la tarife diem.

Este per diem impozabil?

Ca angajator, s-ar putea să vă întrebați: Cum funcționează diurnă pentru impozite? Per diem nu este impozabil. În mod obișnuit, nu veți reține impozitele pe salariu pentru plățile per diem.

Per diem este impozabil dacă un angajat nu furnizează sau lasă informații dintr-un raport de cheltuieli. De asemenea, este impozabil dacă acordați angajatului o sumă forfetară. Dacă acordați unui angajat peste indemnizația maximă diurnă, excedentul este impozabil.

Nu includeți diurna în salariile unui angajat pe formularul W-2. Veți include diurna în salariile unui angajat numai dacă rata depășește ratele maxime aprobate de IRS sau angajatul nu furnizează un raport de cheltuieli.

Asigurați-vă că păstrați înregistrări diurne, cum ar fi rapoartele de cheltuieli.

Scăpați de stresul care vine cu gestionarea salarizării. Programul de salarizare online Patriot vă permite să rulați cu ușurință salariile și să plătiți angajații prin depunere directă gratuită sau cecuri. Încercați-l gratuit astăzi!

Aceasta nu este menită ca o consiliere juridică; pentru mai multe informații, vă rugăm să faceți clic aici.