pentru

Când rămân fără unul dintre produsele mele preferate de uz casnic, vizitez site-ul Amazon. Acolo, caut articolul de care am nevoie, îl adaug în coș și mă îndrept spre „Check Out”.

Apoi, mi se solicită să încep procesarea comenzii completând detaliile de expediere, facturare și plată. Odată finalizată, comanda continuă procesarea sau se desfășoară prin ciclul comenzii către numerar, în timp ce îmi desfășor activitățile zilnice.

Ciclul Comenzii la numerar

Ciclul ordinului de încasare, adesea prescurtat în O2C sau OTC, este modul în care afacerea dvs. primește, procesează, gestionează și finalizează comenzile clienților. Aceasta înseamnă gestionarea tuturor aspectelor vânzării, inclusiv livrarea articolelor, colectarea plății, crearea facturilor și raportarea procesului de la capăt la cap. OTC vă afectează rezultatele și relațiile cu clienții dvs., astfel încât procesul trebuie să fie bine optimizat.

De ce este important ciclul ordinului de încasare a numerarului?

Ciclul ordinului de încasare este o parte critică a modului în care funcționează afacerea dvs. - vă afectează veniturile, interacțiunile cu clienții, ratele de păstrare a clienților și creșterea generală. Iată câteva exemple specifice care explică importanța ordinului pentru ciclul de numerar.

Optimizând ciclul comenzii în numerar, puteți:

  • Simplificați procesul de cumpărare pentru clienții dvs.
  • Reduceți timpul de executare a comenzii pentru îndeplinirea clienților dvs.
  • Minimizați necesitatea intervenției reprezentanților de asistență pentru clienți
  • Completați cu precizie comenzile la prima plasare
  • Completați comenzile în timp util pentru clienți
  • Asigurați o conversie rapidă a creanțelor și a încasărilor pentru clienți
  • Evitați reintrarea informațiilor privind comanda și formularul
  • Dovediți clienților că afacerea dvs. este profesională și le prețuiți timpul
  • Evitați comenzile înapoi și asigurați-vă că aveți suficient produs
  • Îmbunătățiți raportarea datelor și precizia înregistrărilor în timp

Acum, că aveți o mai bună înțelegere a motivelor pentru care ar trebui să acordați prioritate ciclului dvs. OTC, să analizăm cei șapte pași din acest proces și ceea ce presupune fiecare.

Pașii ciclului de comandă în numerar

Înainte de a ne arunca cu capul în ceea ce sunt cei șapte pași în ordinea ciclului de încasare, aruncați o privire asupra acestui vizual pentru a vă face o idee mai bună despre cum arată procesul:

1. Primiți comanda

În momentul plasării unei comenzi, sistemul dvs. online de gestionare a comenzilor (OMS) - precum Shopify sau WooCommerce - vă va notifica. În funcție de OMS-ul dvs., anumite persoane, echipe și sisteme vor fi notificate despre o comandă de îndată ce este trimisă de un client. Apoi, restul procesului de încasare a comenzii poate începe.

Notă: OMS-ul dvs. se poate conecta cu CRM-ul dvs. (similar cu modul în care Shopify și WooCommerce se integrează cu HubSpot CRM). Acest lucru vă permite să gestionați toate aspectele legate de clienți ale afacerii dvs. dintr-o locație centrală.

2. Gestionați plata clienților

Apoi, gestionați plata clientului dvs. pe baza metodei pe care a ales să o folosească (de exemplu, credit, debit, PayPal). Sistemul dvs. de comerț electronic vă va ajuta să gestionați și această parte a procesului - atunci când clientul plasează comanda, sistemul va trimite automat plata printr-un proces de aprobare. Sistemul va accepta sau refuza plata și apoi va trece la îndeplinire, dacă și când este aprobat.

Notă: De obicei, noii clienți vor trece prin procesul de aprobare a plății sau de refuz în timp ce clienții care se întorc vor trece direct la îndeplinire, deoarece datele lor sunt deja stocate în sistem. Dacă, dintr-un anumit motiv, un client nou sau recurent este refuzat, un membru al echipei dvs. va trebui să contacteze clientul pentru a corecta problema. De asemenea, sistemul dvs. poate trimite automat o solicitare către client, astfel încât acesta să poată introduce din nou informațiile sale (dacă problema este la fel de simplă ca și necesitatea de a reintroduce detalii precum un număr de card de credit).

3. Completați comanda

Apoi, este timpul să îndepliniți comanda - adică să localizați și să pregătiți articolul pentru clientul care l-a achiziționat. Acest lucru ar trebui făcut cu ajutorul sistemului dvs. de gestionare a stocurilor. (Majoritatea software-urilor de gestionare a comenzilor includ gestionarea stocurilor incluse în sistem, similar modului în care Shopify și WooCommerce o fac.) Acest lucru vă permite să urmăriți inventarul în timp real, fără a fi nevoie să numărați sau să sortați manual.

Sistemele de gestionare a inventarului vă ajută să îndepliniți comenzile cu precizie pentru clienți, precum și să vă urmăriți înregistrările și datele de inventar. De exemplu, acest tip de sistem vă va ajuta să știți când vă epuizați anumite articole, astfel încât să puteți evita ca produsele să se retragă.

4. Expediați comanda către client

Expediați comanda către clientul dvs. în timp util, astfel încât să o primească până la data pe care ați promis-o. Indiferent dacă faceți acest lucru manual sau automat, asigurați-vă că pachetul dvs. este pregătit pentru expediere folosind detaliile de îndeplinire pentru a garanta că articolul corect va merge la adresa corectă. Procedând astfel, expedierea va fi trimisă atât profesional, cât și eficient. Sistemul dvs. de gestionare a comenzilor și a inventarului va face o înregistrare a transportului pentru referințe și raportări viitoare.

5. Creați factura

Facturarea de către clienți este o parte crucială a acestui ciclu pentru a fi corect. O factură de client este un document care indică articolele achiziționate și prețul la care aceste articole au fost vândute unui client. Crearea unei facturi pentru fiecare achiziție și comandă este modul în care țineți evidența a ceea ce este plătit și livrat pentru a evita discrepanțele monetare.

Software-ul de facturare vă va ajuta cu acest pas - un sistem, cum ar fi QuickBooks, ar putea fi inclus în software-ul dvs. de gestionare a comenzilor, în funcție de cel pe care îl aveți (Shopify, de exemplu, vine cu propriul sistem de facturare).

În acest fel, facturile dvs. vor include toate informațiile necesare, cum ar fi articolele achiziționate, detaliile de plată, data comenzii și adresa de expediere. Facturile sunt, de asemenea, importante pentru echipa de creanțe a conturilor companiei dvs. Acești angajați pot revizui facturile și pot semnaliza tot ceea ce pare problematic. Un exemplu ar fi o întârziere a plății - după identificarea unuia, un reprezentant poate contacta clientul asociat și poate lua măsurile necesare pentru a atenua problema.

6. Încasează plata

Apoi, este timpul să vă asigurați o colectare fără probleme a plății clientului dvs. Presupunând că totul merge corespunzător, acest pas al ciclului ar trebui automatizat de către sistemele dvs. de gestionare a comenzilor și de facturare - ceea ce înseamnă că forma de plată a clientului ar trebui procesată automat așa cum se menționează pe factură. Apoi, afacerea dvs. poate confirma vânzarea (și primirea banilor care au venit din acea vânzare) prin intermediul sistemului dvs. de gestionare a comenzilor.

Dacă există o problemă de orice fel cu colectarea plății - cum ar fi plata întârziată sau lipsa completă a plății din cauza unei erori care a apărut după facturare - echipa dvs. de creanțe trebuie să contacteze clientul. În funcție de situație, aceștia ar putea explica procedurile necesare pentru a corecta problema plății. În funcție de gravitatea situației, aceștia pot revizui, de asemenea, penalitățile la care ar putea fi supus clientul în viitor.

7. Raport asupra datelor

În cele din urmă, veți dori să raportați toate datele legate de OTC-ul dvs. Sistemele dvs. automatizate de comandă și facturare fac acest lucru simplu, deoarece gestionează deja toate datele despre vânzări, comenzi și clienți. Analizând datele de proces OTC, afacerea dvs. poate determina cât de bine este optimizat ciclul dvs., precum și impactul acestuia asupra veniturilor și clienților.

În plus, atunci când examinați frecvent aceste informații, puteți identifica ineficiențele procesului dvs. înainte ca acestea să fie ghiocel. Veți putea identifica și valorifica părțile de succes ale ciclului dvs. În acest fel, vă veți asigura că îndepliniți și expediați în mod constant comenzile la timp pentru clienții dvs. și vă maximizați profiturile.

Optimizați-vă ciclul de comandă în numerar

Fără un ciclu OTC simplificat, vă puneți în pericol capacitatea de a satisface nevoile clienților dvs. Aceasta are potențialul de a avea un impact negativ asupra creșterii și veniturilor afacerii dvs. - și cine dorește acest lucru?

Deci, luați în considerare diferiții pași din acest proces și lucrați pentru a-i optimiza într-un mod care funcționează pentru afacerea dvs. specifică, produs sau serviciu și baza de clienți.

Publicat inițial 13 decembrie 2019 9:00:00 AM, actualizat la 8 octombrie 2020