De obicei, se spune că managerii de evenimente sunt ca niște lebede - alunecă în jur, arătând calmi și adunați, în timp ce se plimbau sub suprafață pentru a se asigura că fiecare aspect este cât se poate de perfect. Desfășurarea unui eveniment caritabil, indiferent dacă este o strângere de fonduri, un eveniment comunitar sau o conferință sau o expoziție, nu este diferită de a conduce o afacere mică în microcosmos. Necesită generarea de idei la nivel înalt, planificarea și gestionarea detaliată a unei game variate de aspecte, folosind abilități de la vânzări și marketing până la managementul proiectului și financiar și livrarea logistică și a sănătății și siguranței în ziua respectivă.

succes

Deci, care sunt sfaturile de top pentru a oferi un eveniment de succes?

(1) Stabiliți obiective - probabil un punct de plecare evident, dar, în calitate de organizatori de evenimente, trebuie să ne întrebăm de ce organizăm un anumit eveniment? Motivele valabile pot include generarea de venituri sau pr, lansarea unei noi campanii, produse sau servicii, pentru a promova marca sau pentru a oferi învățare. O analiză critică ar trebui să întrebe ce va oferi un eveniment live pe care alte canale de marketing și informare nu le oferă? Ca și în cazul tuturor obiectivelor, asigurați-vă că sunt SMART.

(2) Formatul și designul conținutului - după ce ați finalizat studiul de fezabilitate și ați stabilit că un eveniment live este cea mai bună utilizare a bugetului pentru a vă atinge obiectivele, un organizator trebuie să ia în considerare formatul cel mai potrivit. De exemplu, este intenția de a crea evenimente intime, de nișă sau evenimente publice la scară largă? Ce vrei să arate aspectul evenimentului tău? Există o temă? Dacă da, cum vă veți asigura că locul, vorbitorii și ideile reflectă tema. Crearea unei echipe de proiect diverse, cu combinația potrivită de competențe, va asigura acoperirea elementelor de la generarea de idei și creativitate la gândirea logistică practică, marketing și management financiar.

(3) Planificarea evenimentului - în linii mari, procesul evenimentelor se împarte în trei categorii - logistică, marketing și conținut. Fiecare eveniment va avea nevoie de un proiect detaliat și un plan financiar, care să împartă toate aceste activități în termene, resurse și responsabilități, necesare pentru desfășurarea evenimentului. Întrebările financiare care trebuie luate în considerare pot include, câți participanți sunt necesari pentru a obține echilibru și impactul acestora asupra fluxului de numerar. Un plan de gestionare a contingențelor și a riscurilor pentru toate evenimentele trebuie implementate și, cu cât profilul este mai mare și scara este mai mare, cu atât este mai mare planificarea de urgență. Locurile mai mari și autoritățile locale sunt de obicei capabile să ofere unele îndrumări, totuși, dacă evenimentul dvs. atrage un număr mare de participanți, un consultant dedicat sănătății și siguranței poate fi bani bine cheltuiți. Momentul este cheia aici. Nu subestimați niciodată cât durează până când anumite elemente ale proiectului sunt finalizate și permiteți deraparea în plan.

(4) Locul de desfășurare - Acesta va fi probabil unul dintre cele mai mari costuri ale bugetului dvs. general și există multe probleme de luat în considerare atunci când selectați un loc. Este necesar un loc construit special sau ar putea fi luat în considerare un spațiu neutru, cum ar fi un depozit sau un cortină în aer liber, care ar putea fi folosit ca pânză goală și îmbrăcat? Sau poate ar fi potrivit un loc neobișnuit în aer liber? Unele dintre aspectele cheie la care trebuie să ne gândim includ costul și furnizarea de servicii; care sunt costurile ascunse, cum ar fi administrarea, comisarii de trafic, acordarea primului ajutor, mobilierul, furnizarea electrică și, cel mai important, alimentația? Există numeroase agenții de aprovizionare a locațiilor care vă pot ajuta să găsiți locul perfect și să negociați cele mai bune tarife.

(6) Logistică - alți furnizori și contracte de care este posibil să aveți nevoie să negociați și să gestionați includ semnalizare, mobilier, audio vizual, pardoseli, bariere pentru mulțimi, flori, administratori, consultanți în sănătate și siguranță, comercianți, imprimante, designeri, transport, asigurări, portaloos, înregistrare și box office și licențe, inclusiv alcool și muzică. Este întotdeauna o bună practică să obțineți câteva cotații pentru fiecare serviciu necesar, dar chiar și cu cele mai stricte bugete ar trebui să aveți grijă să gândiți mai larg decât costul pur atunci când numiți un nou contractor. Relațiile sunt esențiale pentru o bună prestare a serviciilor și este adesea o idee bună să stabiliți exact cine va fi responsabil pentru livrarea la fața locului a contractului, planul de urgență al fiecărui furnizor și la ce oră vor ajunge la fața locului. Întrebarea când furnizorii solicită plata este cheia fluxului de numerar. Niciun organizator de evenimente nu dorește să plătească pentru servicii înainte ca participanții să fi rezervat să participe și merită să întrebați furnizorii dacă plata se poate face în rate pentru a ușura fluxul de numerar.

(7) Marketing, PR și comunicații - nu subestimați termenele de livrare necesare pentru promovarea cu succes a evenimentului și cât timp poate dura până când mesajul dvs. va fi filtrat către cumpărătorii de bilete. Tipul evenimentului, publicul țintă, resursele interne și bugetul vor dicta abordarea dvs. de marketing. Cu toate acestea, pentru evenimente publice la scară largă, găsirea de parteneri media se dovedește adesea fructuoasă, împreună cu marketingul direct și pr. Partenerii vor vedea acest lucru pe o bază comercială, deci gândiți-vă cu atenție la oportunitățile pe care le puteți oferi și la acoperirea publicului, profil și beneficii monetare pentru partener.

(8) Oameni - ar trebui să fie de la sine înțeles că oamenii sunt cel mai important atu al tău în desfășurarea unui eveniment fără probleme - propria ta echipă, voluntari, locație, catering și toți ceilalți furnizori. Dacă este organizat un eveniment de strângere de fonduri, este probabil ca voluntarii să fie utilizați. Recrutarea voluntarilor ar trebui să fie la același nivel cu recrutarea angajaților. Proiectează o scurtă descriere a postului, intervievează și organizează o sesiune de informare detaliată. Având un aspect profesional, o atitudine „poate face” și capacitatea de a gândi și de a acționa rapid sunt esențiale, astfel încât echipa generală a evenimentului ar trebui aleasă pentru a reflecta aceste calități. Fiecare participant care intră în contact cu echipa dvs. trebuie să vadă echipa de vis în acțiune!

(9) Livrarea evenimentului dvs. - deci ai planificat meticulos și acum a sosit ziua cea mare. Esențial este crearea unui plan principal de evenimente, ordinea de desfășurare și informarea echipei pentru toți cei implicați - echipa dvs., voluntari, toți furnizorii, locația, furnizorii de servicii, securitatea și orice alte părți relevante. Amintiți-vă complexitatea multor evenimente înseamnă că pot apărea provocări pe parcursul desfășurării evenimentului și acesta este momentul în care o echipă puternică, calificată și, cel mai important, bine informată intră cu adevărat în propria sa. Asigurați-vă că toți membrii echipei cunosc structura de luare a deciziilor și ce trebuie să facă în caz de urgență.

(10) Urmăriți și Evaluare - acest lucru ar trebui să fie planificat cu mult timp înainte de eveniment și să aibă loc imediat după eveniment pentru a se asigura că toată energia bună și bunăvoința sunt valorificate și transformate în afaceri sporite. În calitate de organizator, veți fi încântați (sperăm) de succesul evenimentului dvs. și cel mai probabil epuizați și funcționați cu adrenalină, așa că încorporați-vă timp în planul de proiect inainte de evenimentul are loc. Decideți cum arată un eveniment de succes - este un succes financiar? Aș argumenta că evenimentele trebuie mereu să fie viabil din punct de vedere financiar atât imediat, cât și ca strategie pe termen mai lung în cazul evenimentelor de strângere de fonduri, prin crearea mai multor donatori și donatori obișnuiți, sau a numărului de participanți sau a numărului de acoperire media? Dacă este un eveniment de strângere de fonduri, atunci asigurarea de noi donatori și creșterea și gestionarea relațiilor dintre cele existente sunt esențiale ca parte a urmăririi.

Deci, gândindu-vă cu adevărat la obiectivele dvs., o planificare minuțioasă, o echipă puternică de oameni și o urmărire timpurie, ar trebui să asigurați un eveniment de mare succes.