De Jonathan A. Segal
Octombrie 2009
Revista HR

unui angajat

Angajatorii uneori nu își pot permite să reducă mai multe locuri de muncă, dar totuși trebuie să reducă mai multe costuri - și rapid. Căutând economii, ei iau în considerare nu doar înghețarea salariilor, ci reducerea acestora.

Această strategie nu este pentru cei slabi de inimă. Fără a lua în considerare câmpurile minate legale, reducerea salariilor poate crește costurile legale și poate pune în pericol mai multe locuri de muncă. Acest risc poate fi exacerbat de urgența reducerii costurilor; în grabă, angajatorii pot trece cu vederea obligațiile de a oferi angajaților o notificare prealabilă a salariilor reduse.

Timpul este exact ceea ce era necesar pentru a revizui cu atenție contractele individuale și colective de negociere (ACB) și pentru a coordona cu atenție reducerile salariale cu cerințele Legii privind standardele de muncă echitabile (FLSA), plata salariilor și alte legi.

Există și alte riscuri de afaceri în această strategie, precum posibilitatea ca angajații nefericiți să plece - dacă nu acum, atunci când afacerea se îmbunătățește.

În conformitate cu majoritatea legilor de plată și colectare a salariilor de stat, angajatorii trebuie să ofere angajaților o notificare a ratelor de plată sau a salariilor și, dacă sunt salariați, a numărului de ore pe care le acoperă salariile. În consecință, dacă un angajator intenționează să schimbe rata de plată sau salariu a unui angajat sau orele pe care le acoperă salariul, angajatorul trebuie, în mod obișnuit, să îi furnizeze angajatului o notificare prealabilă rezonabilă. În general, legile statului privind plata și colectarea salariilor nu includ o anumită sumă de preaviz necesară înainte de o modificare. În absența unor îndrumări clare, un angajator ar trebui să încerce să furnizeze o notificare prealabilă cu cât este posibil.

Cel puțin, angajatorii trebuie să ofere angajaților o notificare înainte ca modificarea să intre în vigoare. Este posibil ca angajatorii să dorească să meargă mai departe și să ofere o notificare prealabilă egală cu cel puțin o perioadă de plată.

Acord individual

Dacă un angajat are un contract de muncă individual sau o scrisoare de ofertă, documentul trebuie revizuit de către angajator pentru a stabili dacă reducerea preconizată a compensației, a zilelor de lucru sau a orelor de lucru poate fi pusă în aplicare fără a încălca un contract.

Dacă este necesar acordul unui angajat cu privire la o modificare și angajatul nu este de acord, acest lucru nu înseamnă neapărat că un angajator este fără recurs. Pot exista momente în care un angajator are dreptul să înceteze complet relația de muncă, dar nu modifică negativ condițiile de angajare.

Unele scrisori de ofertă își rezervă în mod expres dreptul de a întrerupe angajarea după bunul plac, dar nu își rezervă dreptul de a reduce compensațiile după bunul plac. Rezervarea dreptului mai semnificativ de a rezilia la nu se va traduce automat în dreptul mai puțin semnificativ de a face reduceri de despăgubire.

Negocierea colectivă

Dacă angajații sunt reprezentați de sindicate și acoperiți de o ACB, orice reducere a compensației sau a orelor de lucru trebuie negociată în mod obișnuit cu sindicatul, cu excepția cazului în care dreptul de a face aceste reduceri este deja rezervat în ACB. Chiar și cu o clauză puternică privind drepturile de conducere, aceste modificări nu pot fi făcute aproape niciodată fără acordul unui sindicat.

Ca o chestiune practică, angajatorii sindicali au adesea o flexibilitate mai mare în reducerea efectivelor decât în ​​reducerea compensațiilor. Majoritatea ACB nu interzic angajatorilor concedierea angajaților. Mai degrabă, ei stabilesc pur și simplu criteriile pentru cine primește toporul.

Ca parte a negocierilor, angajatorii ar putea dori să clarifice oficialilor sindicali că concesiunile solicitate sunt o alternativă la concedieri. Nu vă mirați, totuși, dacă preferă concedierile. A avea un număr mic de foști angajați nefericiți care suportă toată durerea poate fi considerat de preferat de oficialii sindicali decât un număr mare de membri actuali, dar nefericiți, care împărtășesc durerea.

Această realitate trebuie luată în considerare și pentru angajații non-sindicali.

Împărtășirea durerii peste tot, deși bine intenționată, creează uneori o forță de muncă nemulțumită, coaptă pentru organizarea sindicatelor sau o rotație ridicată.

Criterii egale de angajare

Angajatorii care decid să reducă salariile trebuie să stabilească modul în care vor face acest lucru.

Din punct de vedere legal, o reducere generală a salariilor este cea mai sigură. În cazul în care toată lumea este tratată la fel, este greu pentru oricine să susțină cu credibilitate că a fost tratat mai dur din cauza apartenenței la un grup protejat sau pentru că acea persoană angajată în activități protejate.

Cu toate acestea, reducerile generale pot să nu fie practice sau de dorit din motive de afaceri. În aceste condiții, angajatorii ar trebui să ia în considerare utilizarea aceluiași tip de proces pentru reducerea compensațiilor sau a orelor de lucru ca și pentru reducerea forței de muncă. În măsura în care anumite poziții sunt selectate pentru reduceri salariale sau sunt scutite de reduceri, criteriile de selecție sau scutire trebuie să fie cât mai obiective posibil și documentate corespunzător.

Chiar dacă toată lumea într-o anumită poziție este tratată la fel, există totuși potențialul unor reclamații privind impactul negativ. De exemplu, să presupunem că un angajator reduce doar compensațiile angajaților săi administrativi. Chiar dacă sprijinul administrativ este neutru din punct de vedere al genului, în majoritatea locurilor de muncă există încă mai multe femei decât bărbați care îndeplinesc această funcție.

Riscul legal este și mai mare dacă angajatorul nu reduce salariul sau orele tuturor angajaților într-o anumită poziție, ci mai degrabă selectează pentru reducere doar anumiți angajați într-un anumit loc de muncă. În aceste condiții, angajatorii trebuie să se protejeze împotriva impactului advers și a pretențiilor de tratament dispar.

Cererile de tratament diferit sunt posibile, deoarece un angajat poate pretinde că a fost ales pentru o reducere a salariului din cauza unei categorii protejate, cum ar fi sexul sau rasa.

Angajatorii trebuie să definească, să aplice și să documenteze cu atenție criteriile, astfel încât să poată arăta că persoanele au fost selectate pentru reduceri salariale - sau nu - din motive legitime nediscriminatorii.

Considerații privind salariul și ora

Iată câteva exemple despre modul în care FLSA, și de multe ori omologii mai restrictivi ai legislației de stat, pot intra în joc cu reduceri ale compensației sau ale orelor.

Dacă un angajator dorește să reducă rata de salarizare pe oră a anumitor angajați, angajatorul nu poate reduce rata sub salariul minim conform legislației federale sau de stat, oricare dintre acestea este mai mare. Unele localități au ordonanțe privind salariul minim, iar angajatorii trebuie să le respecte și acestea. Nu uitați legile salariale federale și de stat în vigoare dacă angajații dvs. lucrează la contracte acoperite de acestea.

Atunci când un angajat neexceptat este plătit mai degrabă pe bază salarială decât orară, rata sa efectivă orară nu poate fi redusă sub salariul minim federal, de stat sau local, oricare dintre acestea este cel mai mare. În general vorbind, rata orară efectivă a angajatului este calculată prin împărțirea salariului săptămânal al angajatului la 40 de ore.

Dacă un angajat neexonerat este plătit pe baza fluctuației săptămânii de lucru a FLSA - o măsură nepermisă în unele state, cum ar fi California - rata orară efectivă a angajatului este determinată prin împărțirea salariului de bază al angajatului la numărul de ore pe care angajatul le lucrează într-o anumită săptămână de lucru. Cu cât un angajat lucrează mai multe ore într-o anumită săptămână de lucru, cu atât este mai mic rata orară efectivă și aceasta devine rata obișnuită și în scopuri suplimentare.

De exemplu, să presupunem că unui angajat i se plătește 500 USD pe săptămână. Dacă lucrează 50 de ore într-o săptămână de lucru, tariful său efectiv pe oră este de 10 USD. Dacă lucrează 60 de ore, tariful său efectiv pe oră este de 8,33 USD.

Orice reducere a salariului nu poate aduce rata orară efectivă a angajatului sub salariul minim într-o săptămână de lucru dată, deoarece orele angajatului fluctuează.

Dacă un angajat este scutit, salariul angajatului nu poate fi redus sub 455 USD pe săptămână sau angajatul nu mai este scutit în baza FLSA.

Dar dacă angajatul lucrează doar trei sau patru zile pe săptămână? SUA. Departamentul Muncii a arătat clar că nu există o prorație a cerinței de 455 USD pe săptămână, deoarece un angajat lucrează mai puțin decât cu normă întreagă.

Desigur, dacă angajatul lucrează mai puțin de 40 de ore pe săptămână, nu vor exista ore suplimentare de plătit în conformitate cu legea federală. Asta nu înseamnă că există doar o încălcare tehnică a FLSA fără consecințe potențiale. Amintiți-vă, dacă se iau deduceri necorespunzătoare din salariul unui angajat scutit, scutirea se poate pierde pentru acel angajat și pentru alți angajați din aceeași clasificare a posturilor care se raportează aceluiași manager.

La fel cum unele state au salarii minime mai mari pentru angajații neexentați, unele state au salarii minime mai mari pentru angajații scutiți. De exemplu, New York necesită 536,10 USD pe săptămână pentru statutul de scutit. Un angajator nu poate reduce salariul unui angajat scutit sub salariul minim al statului sau se va pierde scutirea.

Atunci când salariul unui angajat scutit este redus, angajatorul reduce adesea și orele așteptate de la el sau ea. Un angajator poate reduce orele „regulate” pe care se așteaptă să le lucreze un angajat scutit, împreună cu reducerea salariului. De exemplu, dacă salariul unui angajat scutit este redus cu 20%, orele obișnuite pot fi reduse cu 20%.

Cu toate acestea, angajatorii trebuie să fie atenți la încadrarea acestei reduceri în ore. În caz contrar, se poate părea că angajatul este plătit mai mult pe oră decât pe bază de salarizare.

La reducerea orelor, angajatorii ar trebui să includă limbajul „bazat pe salariu”, clarificând faptul că angajații vor primi salarii mai mici, dar fixe în fiecare săptămână de lucru, indiferent de orele pe care le lucrează, sub rezerva deducerilor permise de lege.

Schimbarea compensației și a orelor nu poate fluctua pe măsură ce afluența și fluxul de afaceri. Modificarea ar trebui considerată ca fiind pe termen lung sau nedefinită, spre deosebire de pe termen scurt sau pentru o perioadă definită. În caz contrar, reducerile pot părea a fi un subterfugiu în jurul cerinței bazate pe salariu.

Compensația pentru șomaj

O reducere a compensației, cu sau fără o reducere proporțională a orelor, poate, de asemenea, acorda dreptul angajaților la o compensație parțială a șomajului în conformitate cu legile statului aplicabile. Conceptul este ușor; cu toate acestea, ca o chestiune practică, determinarea și calculul pot fi dureros de complicate.

În consecință, un angajator ar trebui să le spună angajaților că pot fi eligibili, dar că dacă angajații sunt eligibili poate activa factori precum:

  • Compensația „regulată” a angajaților.
  • Valoarea și durata reducerii.
  • Istoricul angajării angajaților.

Feriți-vă de remedierea rapidă

Angajatorii pot și ar trebui să facă tot ce pot în mod rezonabil pentru a minimiza efectele pe care aceasta și orice viitoare boală economică globală le are asupra angajaților, păstrând în același timp viabilitatea lor economică.

Dar soluții rapide în ceea ce privește reducerea compensațiilor care nu sunt gândite cu atenție pot servi doar la expunerea angajatorilor la datorii pe care își pot permite să le plătească doar prin tăierea locurilor de muncă pe care încercau să le protejeze.

Jonathan A. Segal este partener al grupului Duane Morris pentru ocuparea forței de muncă, muncă, beneficii și imigrare din Philadelphia. Practica sa se concentrează pe consiliere, instruire și planificare strategică pentru a maximiza conformitatea și a minimiza litigiile și sindicalizarea.